Estos Términos y Condiciones Adicionales y el Contrato Express, que forman cada uno una parte del presente documento (colectivamente, el presente “Contrato”) se celebran entre el Hotel y el Cliente tal como se definen dichos términos en el Contrato Express.  Todos los términos en mayúsculas tal como se utilizan en el presente documento que no son definidos específicamente tendrán el significado adscrito a los mismos en el Contrato Express. Para todo el período de vigencia de su utilización y ocupación de los locales del Hotel durante su Evento, ustedes deberán cumplir con todos los requisitos estipulados en el presente documento, que puedan ser modificados por Hilton Worldwide, Inc. (“Hilton Worldwide”) eventualmente a la absoluta discreción de Hilton Worldwide y publicados en esta página Web.

  1. GASTOS ADICIONALES: Ustedes acuerdan abonar al Hotel cualesquiera alimentos, bebidas y otros servicios no estipulados de manera expresa en el Contrato Express y en cualquier apéndice, pero puestos a su disposición a su solicitud durante el Evento. En o antes de la fecha de llegada, ustedes nos confirmarán por escrito los nombres de aquellas personas que hayan autorizado para aprobar gastos adicionales en el Evento por encima de los importes contratados. Todos nuestros registros de gastos adicionales (alquiler de la sala de reunión, equipamiento audiovisual, rota folios, actividades con  alimentos y bebidas y otras contingencias) serán presentados a una de sus firmas arriba autorizadas para que sean verificados y firmados diariamente.
  2. CONDICIONES DE PAGO PARA ALOJAMIENTO EN HABITACIÓN (SI PROCEDE): Si su Evento incluye alojamiento en habitación, entonces con el fin de asignar tipos de habitación específicos a sus asistentes, cada habitación en su bloque de habitaciones debe ser confirmada de la manera descrita a continuación, a más tardar catorce (14) días antes de su Fecha de Llegada. Esta fecha será conocida como su “fecha límite de reserva“. Después de la fecha límite de reserva, ustedes aceptan que el Hotel pueda ofrecer habitaciones no utilizadas mantenidas en su bloque de habitaciones a otros clientes para reducir las pérdidas del Hotel y sus obligaciones en virtud de la cláusula de daños por incumplimiento. La confirmación de habitaciones después de la fecha límite solamente será aceptada en base a la disponibilidad y a la tarifa vigente del Hotel. Para confirmar una habitación dentro de su bloque de habitaciones, la habitación debe ser asegurada con una tarjeta de crédito válida por ustedes, el Planificador o el huésped que asista a su Evento. Si ustedes aseguran las habitaciones con su tarjeta de crédito, los asistentes a su Evento pueden proporcionar posteriormente la información de su propia tarjeta de crédito para sus propias habitaciones. Les rogamos tomen nota de que el Hotel no hará un cargo en la tarjeta de crédito cuando se proporcione para confirmar una habitación. Las tarjetas de crédito sólo serán cargadas en las siguientes circunstancias: a) a la salida, salvo que proporcionen otra forma de pago, y 2) si se han producido cargos por cancelación anticipada o cargos por no aparecer. Si todas las habitaciones dentro de su bloque de habitaciones son confirmadas utilizando una tarjeta de crédito en o antes de la fecha límite de la reserva, se les requerirá que presenten una lista de habitaciones que contenga el nombre del huésped que ocupará cada habitación, junto con la dirección del huésped.
  3. ALIMENTOS Y BEBIDAS EXTERNAS: Debido a la legislación aplicable, no podrán traer bebidas alcohólicas al Hotel para su Evento. Deberán obtener nuestra aprobación previa antes de traer a nuestro Hotel alimentos o bebidas no alcohólicas de fuentes externas.  Se aplicarán tarifas de servicio a cualesquiera alimentos o bebidas externas servidas en nuestro espacio funcional, independientemente de si se requiere personal del Hotel.  
  4. ENTREGAS: Deben realizarse preparativos para la entrega de paquetes a través de su director de Eventos designado. Se pueden aplicar cargos por recepción, manipulación y envío.  No aceptaremos ningún paquete que requiera que abonemos los costes de envío.  Las entregas sólo serán aceptadas 48 horas antes de su fecha de llegada, salvo que se haya acordado lo contrario por adelantado.  Todas las entregas deben estar correctamente etiquetadas según nuestras directrices. En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, no seremos responsables de ningún daño o perjuicio a sus paquetes o de la pérdida de los mismos.
  5. CONTRATISTAS EXTERNOS: Si eligiesen utilizar a contratistas externos en los locales del Hotel durante su Evento, deberán notificárnoslo, como mínimo, 7 días naturales antes de su Evento. Podemos requerir que sus contratistas externos firmen un contrato de seguro, indemnización y exención de responsabilidad en la forma actualmente en uso en el Hotel para contratistas externos similares y que proporcionen prueba del seguro por importes aceptables para nosotros (importes y tipos de seguro a determinar a nuestra absoluta discreción basados en el tipo de servicios que el contratista externo proporcionará) antes de que al contratista externo le sea permitido proporcionar servicios en los locales de nuestro Hotel.  En algunas circunstancias, se podrá requerir al Hotel, de conformidad con las obligaciones impuestas en el Hotel por sindicatos o convenios colectivos, que utilice mano de obra del Hotel para proporcionar determinados servicios, y ustedes aceptan abonar las tarifas y/o cargos asociados a estos servicios.
  6. MANEJO DEL EVENTO: En la máxima medida que permita la ley, ustedes asumen plena responsabilidad por la conducta de todas las personas que asistan a su Evento y la responsabilidad por pérdida y/o cualquier daño o perjuicio realizado a cualquier parte de los locales de nuestro Hotel durante la celebración de su Evento ocasionados por sus empleados o trabajadores temporales, agentes, contratistas, subcontratistas, así como también por asistentes al Evento. Les aconsejamos que obtengan y mantengan en vigor el seguro apropiado. Un certificado o prueba de los mismos podrá ser solicitado por el Hotel.  Ustedes podrán, a su opción, comprar un seguro para cubrir sus decoraciones, objetos especiales y otra propiedad. El Hotel no tendrá ningún seguro para y, en la máxima medida permitido por la legislación aplicable, no será responsable de ninguna pérdida o daño o perjuicio a su propiedad.   Si se requiere, a nuestra exclusiva y razonable opinión, con el fin de mantener las medidas de seguridad adecuadas a la luz del tamaño y/o naturaleza de sus actividades, ustedes proporcionarán, a su cargo, personal de seguridad suministrado por una agencia de seguridad o de guardas con licencia y buena reputación que realice su actividad en la ciudad o país en el que nos encontramos, y dicha agencia estará sujeta a nuestra aprobación previa. Dicho personal de seguridad no podrá llevar armas.
  7. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES: Ustedes aceptan cumplir todas las leyes y reglamentos aplicables, incluidos sin limitación, los códigos de salud y seguridad, las leyes antiterroristas, anticorrupción, antiblanqueo de dinero, y los reglamentos sobre incendios. Ustedes declaran y garantizan que no están actualmente en la Lista OFAC, ni en ningún listado similar de partes restringidas, incluidos aquellos aplicables mantenidos por otros gobiernos en virtud de sanciones financieras o comerciales nacionales o regionales o de las Naciones Unidas. Si ustedes son añadidos a cualquier lista de partes restringidas con anterioridad a su fecha de llegada, deberán notificárnoslo inmediatamente. La Lista OFAC puede encontrarse visitando  http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.
  8. CANCELACIÓN POR CAUSAS: Además de cualquier otro derecho o remedio legal a nuestra disposición en virtud de las leyes aplicables, podremos cancelar su Evento y el Contrato Express sin responsabilidad en virtud de cualquiera de las circunstancias siguientes: (i) si no se abonan los pagos anticipados ni los depósitos puntualmente; (ii) si ustedes, o alguno de sus empleados, agentes, subcontratistas o ejecutivos, cometen algún acto ilegal, o actúan de tal modo que pueden afectar adversamente la reputación del Hotel o de Hilton Worldwide; o (iii) por otros motivos, si es necesario hacerlo con el fin de que cumplamos con nuestras obligaciones en virtud de las leyes o reglamentos aplicables, incluyendo si ustedes son añadidos a algún listado de partes restringidas según lo descrito en la cláusula precedente. En el caso de que cancelemos su Evento por una causa según lo dispuesto en la presente cláusula, entonces tendremos derecho a los daños y perjuicios por cancelación total según lo dispuesto en el Contrato Express.
  9. DERECHO DEL HOTEL A CANCELAR EVENTOS FUTUROS: Podremos elegir cancelar cualquier contrato celebrado por separado entre ustedes y el Hotel para reuniones/eventos adicionales a celebrar en el futuro sin ninguna responsabilidad ante ustedes por dicha cancelación (el Hotel no deberá ninguna comisión, cargo, daños y perjuicios ni penalizaciones como resultado de la cancelación y no se podrá presentar ninguna reclamación contra el Hotel como resultado de la cancelación) si se produce algo de lo siguiente: (i) la cuenta maestra para un Evento completado sigue impagada después de 60 días; (ii) sus empleados, agentes, contratistas o asistentes causan daños y perjuicios irrazonables o interferencias en los locales del Hotel, operaciones, o huéspedes; (iii) en el caso de cualquier actividad delictiva en los locales del hotel que surjan de o estén relacionados con su Evento; o (iv) si ustedes reservan y posteriormente cancelan un número excesivo de eventos confirmados. El Hotel podrá aceptar o rechazar reservas futuras si existe constancia de que han realizado 2 reservas y las cancelaciones posteriores en el período de 1 año.
  10. CONTRAPRESTACIONES PROMOCIONALES: Tendremos derecho a revisar y aprobar cualquier anuncio o material promocional en conexión con su Evento que haga referencia específicamente al nombre del Hotel o a un nombre o logotipo propiedad de una filial de Hilton Worldwide.
  11. PROGRAMA DE BONIFICACIÓN DE PLANIFICADOR DE EVENTOS (SI PROCEDE): Si un individuo es designado en el Contrato Express como el Planificador del Evento, dicha persona podrá ser elegible para lograr una Bonificación de Planificador de Eventos para un evento que reúna los requisitos necesarios.  Sólo el Planificador del Evento que sea nombrado específicamente en el Contrato Express reunirá los requisitos para esta Bonificación de Planificador de Eventos, a menos que recibamos confirmación por escrito firmada por ustedes o por el Planificador (según proceda) antes del Evento de que alguna otra persona tiene que recibir la Bonificación del Planificador de Eventos.  Para el presente Evento, el Planificador de Eventos obtendrá un punto y medio de bonificación HHonors por cada dólar estadounidense elegible hasta un premio máximo de 100.000 puntos. Se puede disponer de los detalles y las normas completas relativas al Programa de Bonificación de Planificador de Eventos visitando  www.hilton.com. Ser miembro de Hilton HHonors, ganar puntos y canjearlos están sujetos a los Términos y condiciones de HHonors. Antes de que se pueda emitir la Bonificación de Planificador de Eventos, se nos debe enviar un formulario de acuse firmado por un representante autorizado del empleador del Planificador de Eventos, de forma que confirme simplemente que el empleador está enterado de la cortesía que se proporciona al Planificador de Eventos, y que la emisión de la cortesía no viola las políticas del empleador en la fecha de emisión de la Bonificación de Planificador de Eventos.  Podemos proporcionar un formulario de acuse aceptable para nosotros. Ustedes acuerdan asumir la plena responsabilidad de determinar si se requiere la divulgación de la Bonificación de Planificador de Eventos y de realizar dicha divulgación, si se requiere.  Asimismo, ustedes aceptan reembolsarnos cualesquiera tarifas, costes, obligaciones o gastos en los que incurramos si alguna persona reclamara que la divulgación fue insuficiente.
  12. COMISIONES (SI PROCEDE Y ENTONCES SÓLO A AGENTES): Si sus tarifas tienen comisión, entonces sólo abonaremos comisión a aquellas agencias que sean miembros certificados de IATA, TIDS o HBAA (u organismos similares). Si su Evento incluye alojamiento en habitación, la comisión será otorgada en un solo pago sobre la tarifa de la habitación (excluido cualquier descuento, tarifa de empresa constructora u otro subsidio) para cada habitación realmente ocupada y abonada por ustedes o por sus asistentes que haya sido reservada como parte de su bloque de habitaciones establecido a las tarifas especiales de grupo según lo especificado en el Contrato Express. La comisión será otorgada solamente al Planificador designado, salvo que antes del comienzo del Evento, recibamos notificación por escrito firmada por ustedes y el Planificador designado de que la comisión tiene que ser abonada a alguna otra persona o entidad.  Salvo que se mencione específicamente lo contrario en el Contrato Express, la comisión será abonada en un solo pago pero solamente después de que recibamos el pago completo del Evento así como también una factura de comisión válida.  No tenemos ninguna obligación de tomar acciones para recaudar fondos para abonar como comisiones.  Ustedes  y el Planificador aceptan ser responsables de determinar si se requiere declarar la comisión, y si es así, proceder consecuentemente con la declaración. Ustedes y el Planificador aceptan también reembolsar al Hotel los gastos y/u otras obligaciones que pudieran haberse ocasionado en el caso de que la declaración no fuese adecuada.
  13. RESOLUCIÓN DE LITIGIOS / LEGISLACIÓN APLICABLE: Las partes acuerdan hacer todo lo comercialmente razonable para resolver de manera informal y oportuna cualquier litigio relativo a cualquier asunto relacionado con el Contrato Express presentando el litigio a representantes senior de cada parte para su debate y posible resolución en el orden establecido en el presente documento; no obstante y siempre que un litigio relativo a la infracción de los derechos de propiedad industrial e intelectual no esté sujeto a esta disposición.  Si en el plazo de treinta (30) días naturales después de la presentación de un asunto disputado de conformidad con la presente cláusula, las partes no pueden acordar una resolución de dicho litigio, entonces cualquiera de las partes podrá notificar a la otra parte su intención de proseguir el litigio. El Contrato Express se regirá por la legislación española.
  14. COBRO / COSTAS LEGALES: Las partes acuerdan que en el caso de que surja algún litigio de cualquier forma relativo a, o que surja del Contrato Express, la parte vencedora en cualquier procedimiento de arbitraje o judicial tendrá derecho a recuperar una compensación de sus costas legales y costes, más el interés previo y posterior a la sentencia. Si contratamos los servicios de una agencia de cobros o un representante legal para ayudarnos en el cobro de cualesquiera importes debidos en virtud del Contrato Express, ustedes nos abonarán todos los gastos en los que hayamos incurrido por dichos esfuerzos de cobro.
  15. SUCESORES Y CESIONES: Los compromisos realizados por cada parte serán vinculantes para sus respetivos sucesores y cesionarios. Ustedes no podrán ceder el Contrato Express ni ningún derecho en virtud del mismo sin la aprobación previa por escrito del Hotel. Asimismo, los servicios contratados en el Contrato, incluidas las salas de reunión, son para su uso exclusivo.  No podrán revender reservas.  Si nos enteramos de cualquier violación de esta sección, podremos rescindir el Contrato inmediatamente sin incurrir en ninguna obligación ante ustedes por las habitaciones contratadas o las tarifas y ustedes serán responsables de cualesquiera daños y perjuicios resultantes de la cancelación según lo establecido en el presente documento.
  16. FUERZA MAYOR: Ninguna de las partes será responsable por incumplir el presente Contrato Express en el caso de force majeure (“fuerza mayor”) o de circunstancias imprevisibles (“caso fortuito”).
  17. SIN PRECEDENTE VINCULANTE: Dado que el Hotel evalúa cada oportunidad de reserva de grupos en base a numerosos factores (incluidos, a título meramente enunciativo y no limitativo, la tarifa y la disponibilidad de habitaciones, los ingresos totales mínimos previstos, la demanda estacional, etc.), para evitar cualquier duda, los términos y condiciones acordados en el presente Contrato por el Hotel, incluidos, a título meramente enunciativo y no limitativo, las tarifas y concesiones especiales descritas en el presente documento, son en beneficio del Evento estipulado en el presente Contrato solamente y no podrán ser utilizados para crear un precedente vinculante por parte del cliente para eventos futuros en nuestro Hotel o en cualquier otro hotel que opere dentro de la cartera de hoteles de Hilton Worldwide.
  18. VARIOS: Cualesquiera enmiendas o cambios a los acuerdos descritos en el Contrato Express deberán realizarse por escrito, y deberán ser firmados tanto por ustedes como por nosotros, no obstante, y siempre que su garantía final de asistencia pueda ser realizada por teléfono. Las disposiciones del presente Contrato Express han sido acordadas por el Hotel y el Cliente sin perjuicio del efecto pleno de los reglamentos aplicables.  Por consiguiente, si alguna de las disposiciones del presente Contrato Express contradice las condiciones de cualquier ley o reglamento, dichos términos legales se aplicarán directamente en condiciones que logren, al máximo posible, el objetivo de las disposiciones del presente Contrato Express. El  hecho de que alguna disposición del presente documento pueda ser declarada nula o no válida por cualquier sentencia o laudo arbitral o por cualquier resolución administrativa no afectará la validez y ejecutabilidad de las restantes disposiciones.  En estos casos, la disposición afectada será sustituida por las disposiciones resultantes de los reglamentos aplicables de forma que, siendo válida y ejecutable, la nueva disposición logre, al máximo posible, el objetivo de la disposición declarada nula o no válida.