Estos Términos y condiciones adicionales y el Contrato exclusivo de habitaciones (Puerto Rico), los cuales forman parte de este documento (en conjunto, el “Contrato”), se celebran entre el Hotel y el Grupo, tal como se definen dichos términos en el Contrato exclusivo de habitaciones.  Todos los términos escritos con mayúsculas iniciales que se utilicen en este documento y que no se definan específicamente tendrán el significado que se les atribuya en el Contrato exclusivo de habitaciones. Durante todo el período de utilización y ocupación de las instalaciones del Hotel para el Evento, se deberá cumplir con todos los requisitos aquí expuestos.

1. INFORMACIÓN DE LA RESERVA DE LOS HUÉSPEDES: Independientemente de cómo se realicen las reservas, se puede acceder al Guest List Manager (Administrador de listas de huéspedes) en línea para ver y administrar listas de huéspedes y acceder a resúmenes de disponibilidad de habitaciones para su Bloqueo de habitaciones. El Gerente del evento designado le proporcionará instrucciones breves para que pueda acceder.  Si solicita que el Hotel le permita a usted o a sus representantes acceder a la información de la reserva de los huéspedes relacionada con los huéspedes que reservaron habitaciones en el Hotel (cada uno de ellos denominado “Asistente”) como parte del Bloqueo de habitaciones establecido conforme a este Contrato, usted da fe de que ya obtuvo u obtendrá el consentimiento de cada Asistente para que el Hotel o Hilton Worldwide, Inc. le brinde a usted o a sus representantes la información de la reserva del Asistente en cuestión. Asimismo, acepta reembolsar al Hotel y a Hilton Worldwide, Inc. los costos, pagos por daños y perjuicios, tarifas y gastos de cualquier índole que surjan de reclamaciones de los Asistentes con relación a la divulgación de cualquier información de la reserva de estos por parte del Hotel o de Hilton Worldwide, Inc.
2. PROGRAMA DE BONIFICACIÓN PARA COORDINADORES DE EVENTOS (SI CORRESPONDE): Si se designa a una persona como Coordinador del evento en el Contrato, dicha persona podrá recibir una Bonificación para coordinadores de eventos por un evento que cumpla con los requisitos. Solo el Coordinador del evento designado específicamente en el Contrato será elegible para recibir la Bonificación para coordinadores de eventos, a menos que recibamos una confirmación por escrito firmada por usted o el Coordinador (según corresponda) antes del Evento de que otra persona recibirá tal Bonificación.  La Bonificación para coordinadores de eventos solo se realizará una vez que hayamos recibido el pago total por el Evento, y de conformidad con las normas del Programa de bonificación para coordinadores de eventos. Para conocer todos los detalles y las normas que rigen el Programa de bonificación para coordinadores de eventos, consulte www.hilton.com. La membresía de Hilton HHonors, la obtención de puntos y el canje de estos están sujetos a los Términos y condiciones de HHonors. Para poder emitir la Bonificación para coordinadores de eventos, debemos obtener un formulario de aceptación firmado por un representante autorizado del empleador del Coordinador del evento en el que conste la confirmación de que el empleador está al tanto de la cortesía que se extiende al Coordinador del evento y de que la emisión de esta no infringe las políticas del empleador a partir de la fecha de emisión de la Bonificación para coordinadores de eventos. Podemos proporcionar un formulario de aceptación que consideremos aceptable.
3. DIVULGACIÓN DE PAGOS A TERCEROS: En caso de que aceptemos pagar una comisión, un reintegro, un subsidio, una tarifa de alojamiento o una Bonificación para coordinadores de eventos (en conjunto, un “Pago a terceros”) en relación con el Evento, usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, aceptan la responsabilidad plena de determinar si se requiere la divulgación del Pago a terceros y, en el caso de que así sea, de divulgar dicha información. Asimismo, aceptan reembolsarnos todos los costos, tarifas, obligaciones o gastos en los que podamos incurrir si alguna persona afirmara que no se realizó una divulgación adecuada.
4. CUMPLIMIENTO DE LEYES: Usted declara y garantiza que actualmente no figura en la Lista de Ciudadanos Especialmente Designados y Entidades Bloqueadas (incluidos terroristas y narcotraficantes) de la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (OFAC, Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los EE. UU., (la “Lista de la OFAC”), ni en ninguna otra lista similar de exclusión de partes, incluidas aquellas que mantienen otros gobiernos conforme a sanciones financieras o comerciales regionales, nacionales o de las Naciones Unidas. En caso de que se lo incluya en cualquier lista de exclusión de partes antes de su fecha de llegada, deberá notificarnos inmediatamente. Consulte la Lista de la OFAC en http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx. Podemos cancelar el Evento y el Contrato sin responsabilidad por motivos que nos lleven a considerar necesario hacerlo, a fin de cumplir con nuestras obligaciones en virtud de las leyes y reglamentaciones aplicables, incluso si a usted se lo incorpora a cualquier lista de exclusión de partes, tal como se describió en esta sección.
5. CONTROVERSIAS RELACIONADAS CON PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO: Como condición para que el Hotel acepte y apruebe su tarjeta de crédito como medio de pago de todos los cargos de la Cuenta maestra, usted acepta que toda controversia que pueda plantear con respecto a cualquier cargo de la Cuenta maestra se debe abordar directamente entre usted y nosotros, y que obrará de buena fe para resolver cualquier controversia de facturación de forma oportuna. Toda controversia que no se pueda resolver de forma oportuna para la satisfacción de ambas partes se resolverá de acuerdo con las disposiciones de resolución de controversias estipulada en este Contrato.
6. CONSIDERACIONES RESPECTO DE LA PROMOCIÓN: Nos reservamos el derecho a revisar y aprobar cualquier material publicitario o promocional relacionado con el Evento que específicamente haga referencia al Hotel o a un nombre o un logotipo que sea propiedad de una filial de Hilton Worldwide.
7. SUCESORES Y CESIONARIOS: Los compromisos asumidos por cada una de las partes serán vinculantes para sus respectivos sucesores y cesionarios.  En el caso de que el Grupo ceda, venda, transfiera, dé en garantía sus bienes o disponga de ellos o de la mayoría de ellos de otra forma (en conjunto, “cesión”), conforme a derecho o de otro modo, este contrato y las obligaciones establecidas en él también se deben ceder a la organización sucesora, quien deberá asumirlas, sujeto a la aprobación del Hotel.  En el caso de contemplarse dicha cesión, el Grupo acuerda notificar al Hotel, como mínimo, treinta días antes del cierre planificado de la transacción de cesión de las entidades involucradas.  A partir de ese momento, el Hotel tendrá 20 días para notificar al Grupo si se aprobó la cesión.  El Grupo no puede ceder de otro modo el Contrato expreso ni ningún derecho aquí establecido sin autorización previa por escrito del Hotel.  Las habitaciones estipuladas en este Contrato son para su uso exclusivo.  Está prohibida la reventa de las reservas.  En caso de detectar cualquier incumplimiento de la presente sección, rescindiremos de inmediato el Contrato sin contraer ningún tipo de responsabilidad ante usted por las habitaciones o las tarifas contratadas, y usted será responsable del pago de todo daño o perjuicio que derive de dicha rescisión tal como se describe en el presente documento.
8. MODIFICACIONES: Cualquier modificación que se efectúe a las disposiciones descritas en este Contrato se debe realizar por escrito y debe estar firmada por usted y por nosotros. En virtud del presente Contrato y de cualquier modificación que se efectúe a este, o de cualquier notificación o comunicado entre las partes, las firmas enviadas o recibidas por correo electrónico con un documento escaneado que tenga la firma adjunta o por transmisión de fax se considerarán válidas y exigibles como la firma original de la parte que suscriba.  La fecha de entrada en vigor de los comunicados entre las partes se determinará de acuerdo con lo siguiente: los comunicados enviados a través del Servicio Postal de los EE. UU. o de un servicio de correo privado (p. ej., FedEx) o por correo electrónico entrarán en vigor a partir de la fecha de envío; los comunicados enviados por fax entrarán en vigor a partir de la fecha y la hora que figuren en la hoja de confirmación de fax que conserve el remitente. Para no dar lugar a dudas, los correos electrónicos, incluidos aquellos que tengan “bloques de firma” electrónicos que identifiquen al remitente, no constituyen un documento firmado a efectos del presente Contrato.
9. DIVISIBILIDAD, INDEROGABILIDAD: Toda disposición del presente Contrato que se considere ilegal o inaplicable en cualquier jurisdicción quedará sin efecto en virtud de dicha ilegalidad o inaplicabilidad sin invalidar las disposiciones restantes, y cualquier disposición ilegal o inaplicable deberá ser reformulada para reflejar con la mayor fidelidad posible las intenciones originales de las partes de conformidad con la ley aplicable. La omisión de las partes de exigir el cumplimiento de cualquiera de los términos o condiciones de este Contrato no dispensa del derecho de esa parte a exigir el cumplimiento de ese o cualquiera de los demás términos o condiciones en cualquier momento.

Última revisión: 25 de octubre de 2013