Estos Términos y condiciones adicionales y el Contrato de confirmación rápida (Puerto Rico), los cuales forman parte de este documento (en conjunto, el “Contrato”) se celebran entre el Hotel y el Grupo, tal como se definen dichos términos en el Contrato de confirmación rápida (Puerto Rico).  Todos los términos escritos con mayúsculas iniciales que se utilicen en este documento y que no se definan específicamente tendrán el significado que se les atribuya en el Contrato de confirmación rápida (Puerto Rico). Durante todo el período de utilización y ocupación de las instalaciones del Hotel para el Evento, se deberá cumplir con todos los requisitos aquí expuestos.

  1. ÁREAS DESTINADAS A BANQUETES: Para las funciones que provean servicios de alimentos y bebidas, se aplicará lo siguiente:
    • Tiempo adicional: Usted se compromete a comenzar el Evento sin demora a la hora de inicio programada y a hacer que sus huéspedes, invitados y demás personas desocupen el área designada a la hora de finalización acordada.  Ante cualquier incumplimiento de estos requisitos, deberá reembolsar cualquier pago salarial por horas extra u otros gastos en los que debamos incurrir.
    • Aumento de precios: Puede haber un aumento de precios debido a cambios imprevistos en las condiciones del mercado en el momento del Evento.  Le comunicaremos dichos aumentos con antelación.   Deberá confirmar por escrito que acepta pagar estos aumentos; de lo contrario, podremos optar por realizar modificaciones razonables en los menús, y usted se compromete a aceptarlas.
    • Cargos por preparación: En caso de requerir una preparación de gran envergadura o arreglos elaborados para la sala de reuniones, se cobrará un cargo por la preparación para cubrir los costos del Hotel y la mano de obra adicional.  Si se necesitaran equipos que el Hotel no tuviera en su inventario, usted acepta pagar el costo del alquiler de dichos equipos adicionales.
    • Gastos adicionales:  Usted acepta pagar al Hotel todos los alimentos, bebidas y demás servicios solicitados que se suministren durante el Evento y que no se incluyan expresamente en el Contrato expreso o en cualquier apéndice. En la fecha de llegada o antes de esta, deberá confirmar por escrito los nombres de las personas autorizadas por usted para aprobar los gastos adicionales que excedan las sumas acordadas. Se presentarán todos los registros de los gastos adicionales (alquiler de salas de reuniones, equipos audiovisuales, rotafolios, áreas destinadas a alimentos y bebidas, y otros imprevistos) a uno de sus signatarios autorizados para su revisión y firma diarias.
    • Alimentos y bebidas externos: En virtud de la ley aplicable, no puede ingresar bebidas alcohólicas al Hotel para el Evento.  Debe obtener nuestra autorización previa para ingresar alimentos y bebidas sin alcohol de origen externo al Hotel.  Se aplicarán tarifas de servicio a todos los alimentos y bebidas externos que se sirvan en el área pertinente, independientemente de si se requiere mano de obra del Hotel.
    • Objetos exhibidos y decoraciones; bienes personales:  Puede optar por adquirir un seguro que cubra sus bienes personales, incluso las decoraciones, los objetos especiales y otros bienes. Hasta el grado máximo que permita la ley, no nos responsabilizamos por las pérdidas o los daños que puedan sufrir sus bienes o los de quienes asistan al Evento, a menos que estos se deban exclusivamente a una negligencia grave o una mala conducta premeditada de nuestra parte.  No mantenemos ningún seguro para cubrir sus bienes personales.  Todos los objetos exhibidos o las decoraciones estarán sujetos a nuestra autorización previa por escrito, y nos reservamos el derecho de contratar personal del Hotel y cobrar este servicio, a fin de brindar la mano de obra para la instalación o remoción de dichos elementos. El Hotel puede brindarle información sobre estos posibles cargos previa solicitud.
    • Contratistas externos:  Si opta por emplear contratistas externos en las instalaciones del Hotel durante el Evento, debe notificarlo con un mínimo de 10 días de anticipación al Evento.  Antes de permitir que los contratistas externos presten servicios en las instalaciones del Hotel, podemos requerir que estos firmen un acuerdo de indemnización y exoneración de responsabilidad y un contrato de seguro en el formato que utilice actualmente el Hotel para contratistas externos similares, y que proporcionen un comprobante de seguro por montos que consideremos aceptables (los montos y los tipos de seguro se determinarán a nuestra entera discreción y sobre la base del tipo de servicio que prestará el contratista externo).  Conforme a las obligaciones impuestas al Hotel por los sindicatos o los convenios colectivos de trabajo, en algunos casos, es posible que el Hotel deba utilizar mano de obra del Hotel para prestar determinados servicios, y usted acepta pagar las tarifas o los cargos relacionados con tales servicios.
    • Conducta durante el Evento: Hasta el grado máximo que permita la ley, usted asume la responsabilidad total de cualquier daño causado a nuestras instalaciones durante el Evento, pero solo en la medida en que los daños sean causados por usted, sus empleados, huéspedes, representantes y contratistas, así como cualquier daño producto de la instalación, la colocación y la remoción de objetos exhibidos, equipos u otros elementos. A efectos de claridad, el Grupo no será responsable de los daños causados a las habitaciones de los huéspedes o los espacios públicos del Hotel que no ocupe el Grupo; en estos casos, el Hotel reclamará el pago de los daños a los huéspedes responsables.  Asimismo, usted acuerda que el Evento no ocasionará ninguna alteración desmesurada que pueda molestar a otros huéspedes o perturbar otras reuniones, como el ruido excesivo o el uso de máquinas de humo, hielo seco, cañones de confeti, velas, incienso, o cualquier actividad que genere olores desagradables. El Hotel se reserva el derecho de concluir el Evento de inmediato si no cumple con la solicitud del Hotel de reducir o eliminar dichas alteraciones, en cuyo caso, usted será responsable del pago de todos los cargos relacionados con el Evento y no recibirá ningún reembolso del Hotel.
    • Prevención de incendios: En aras de la seguridad de las personas y los bienes, está prohibido el uso de fuegos artificiales y dispositivos incendiarios en el interior del Hotel. Todas las habitaciones deben cumplir con las normas locales del Departamento de Bomberos, incluidas aquellas relacionadas con la capacidad máxima de ocupación, los pasillos obligatorios, la altura interior libre y las salidas de emergencia.  Todo Evento que incluya la exhibición de vehículos, el uso de máquinas de humo, las demostraciones de cocina con fuego, láseres, exhibiciones (incluso de mesa) o producciones de gran envergadura con plataformas y accesorios debe contar con un permiso certificado del jefe del Departamento de Bomberos local.  Todas las tarifas relacionadas con los permisos, la aprobación de planos y la vigilancia antiincendios son su responsabilidad, y nos debe presentar una copia final aprobada de todos los permisos, como mínimo, tres (3) días antes del Evento. En caso de requerir servicios de montaje para el Evento, dichos servicios se deben contratar por medio del proveedor interno de servicios audiovisuales o del Hotel, y usted será responsable de todos los costos asociados a dichos servicios.
    • Seguridad: Si es necesario y el Hotel lo considera razonable, a fin de mantener las medidas de seguridad adecuadas en vista de la dimensión o la naturaleza del Evento, usted aportará personal de seguridad mediante una agencia de seguridad o vigilancia certificada, la cual estará sujeta a la aprobación previa del Hotel, y los gastos de dicho servicio correrán por su cuenta.  Dicho personal de seguridad no puede portar armas.  La agencia de seguridad deberá presentar un comprobante de seguro y firmar un acuerdo de exoneración de responsabilidad para poder prestar servicios en las instalaciones del Hotel.
  2. INFORMACIÓN DE LA RESERVA DE LOS HUÉSPEDES: Si solicita que el Hotel le permita a usted o a sus representantes acceder a la información de la reserva de los huéspedes relacionada con los huéspedes que reservaron habitaciones en el Hotel (cada uno de ellos denominado “Asistente”) como parte del Bloqueo de habitaciones establecido conforme a este Contrato, usted da fe de que ya obtuvo u obtendrá el consentimiento de cada Asistente para que el Hotel o Hilton Worldwide, Inc. le brinde a usted o a sus representantes la información de la reserva del Asistente en cuestión. Asimismo, acepta reembolsar al Hotel y a Hilton Worldwide, Inc. los costos, pagos por daños y perjuicios, tarifas y gastos de cualquier índole que surjan de reclamaciones de los Asistentes con relación a la divulgación de cualquier información de la reserva de estos por parte del Hotel o de Hilton Worldwide, Inc.
  3. DIVULGACIÓN DE PAGOS A TERCEROS: En caso de que aceptemos pagar una comisión, un reintegro, un subsidio, una tarifa de alojamiento o una Bonificación para coordinadores de eventos (en conjunto, un “Pago a terceros”) en relación con el Evento, usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, aceptan la responsabilidad plena de determinar si se requiere la divulgación del Pago a terceros y, en el caso de que así sea, de divulgar dicha información. Asimismo, aceptan reembolsarnos todos los costos, tarifas, obligaciones o gastos en los que podamos incurrir si alguna persona afirmara que no se realizó una divulgación adecuada.
  4. FORMULARIO DE ACEPTACIÓN DE LA BONIFICACIÓN PARA COORDINADORES DE EVENTOS: En el caso de que aceptemos pagar una Bonificación para coordinadores de eventos en relación con el Evento, antes de emitir dicha bonificación, debemos obtener un formulario de aceptación firmado por un representante autorizado del empleador del Coordinador del evento en el que conste la confirmación de que el empleador está al tanto de la cortesía que se extiende al Coordinador del evento y de que la emisión de esta no infringe las políticas del empleador a partir de la fecha de emisión de la Bonificación para coordinadores de eventos. Podemos proporcionar un formulario de aceptación que consideremos aceptable.
  5. DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Hasta el grado máximo que permita la ley, el Grupo acepta que en ningún caso el Hotel, el Propietario del hotel o Hilton Worldwide, Inc. serán responsables de (1) cualquier servicio o producto que haya sido proporcionado al Grupo por cualquier proveedor o contratista externo o que estos le fueran a proporcionar en el futuro al Grupo (los cuales incluyen, entre otros, empresas que prestan servicios de registro o administración de reuniones, floristas, decoradores, músicos, etc.), ni de (2) cualquier obligación que surja de un contrato entre el Grupo y cualquier proveedor o contratista externo que contrate el Grupo para prestar servicios en el Evento de este. Para no dar lugar a dudas, el presente descargo se aplica incluso si dicho proveedor o contratista externo (1) es recomendado al Grupo por el Hotel, (2) es un proveedor preferido del Hotel o (3) paga comisiones al Hotel o brinda otros incentivos al Hotel sobre la base de los servicios que presta al Grupo y que este paga.
  6. RECURSOS PARA PERSONAS CON DISCAPACIDADES: El Hotel declara que cuenta con recursos de accesibilidad para personas con discapacidades y que, en el caso que sea necesario, brindará los elementos, recursos y servicios equivalentes e implementará modificaciones razonables en las políticas y los procedimientos para garantizar que los huéspedes tengan las mismas capacidades de acceso a los productos, los servicios y las habitaciones del Hotel. Usted se compromete a proporcionarnos una lista de todos los recursos para personas con discapacidades que necesiten los asistentes en el área de la reunión o de la actividad una semana antes del Evento.  Salvo que las leyes aplicables estipulen lo contrario, usted asume la responsabilidad de obtener todos los recursos para personas con discapacidades y de pagar todos los cargos de estos.  Previa solicitud de su parte, le brindaremos los nombres de las empresas con las que se puede comunicar para obtener dichos recursos.  Asimismo, usted asume la responsabilidad de cumplir con la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades en lo relativo a la preparación y la realización de reuniones para el Evento.
  7. CUMPLIMIENTO DE LEYES: Usted declara y garantiza que actualmente no figura en la Lista de Ciudadanos Especialmente Designados y Entidades Bloqueadas (incluidos terroristas y narcotraficantes) de la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (OFAC, Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los EE. UU., (la “Lista de la OFAC”), ni en ninguna otra lista similar de exclusión de partes, incluidas aquellas que mantienen otros gobiernos conforme a sanciones financieras o comerciales regionales, nacionales o de las Naciones Unidas. En caso de que se lo incluya en cualquier lista de exclusión de partes antes de su fecha de llegada, deberá notificarnos inmediatamente. Consulte la Lista de la OFAC en http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx. Podemos cancelar el Evento y el Contrato sin responsabilidad por motivos que nos lleven a considerar necesario hacerlo, a fin de cumplir con nuestras obligaciones en virtud de las leyes y reglamentaciones aplicables, incluso si a usted se lo incorpora a cualquier lista de exclusión de partes, tal como se describió en esta sección.
  8. CONSIDERACIONES RESPECTO DE LA PROMOCIÓN: Nos reservamos el derecho a revisar y aprobar cualquier material publicitario o promocional relacionado con el Evento que específicamente haga referencia al Hotel o a un nombre o un logotipo que sea propiedad de una filial de Hilton Worldwide, Inc., incluidos, entre otros: Hilton, Hilton Hotels & Resorts, Conrad Hotels & Resorts, Waldorf Astoria Hotels & Resorts, Embassy Suites, DoubleTree by Hilton, Hilton Garden Inn, Hampton Inn, Hampton Inn & Suites, Home2 Suites by Hilton, Homewood Suites by Hilton y Hilton Grand Vacations. Usted acepta que proporcionemos información de su Evento y su Coordinador a nuestros proveedores externos que brinden servicios a grupos que organicen reuniones o actividades en nuestro Hotel, incluso a empresas de servicios audiovisuales, decoradores, floristas, entre otros.
  9. CONTROVERSIAS RELACIONADAS CON PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO: Como condición para que el Hotel acepte y apruebe su tarjeta de crédito como medio de pago de todos los cargos de la Cuenta maestra, usted acepta que toda controversia que pueda plantear con respecto a cualquier cargo de la Cuenta maestra se debe abordar directamente entre usted y nosotros, y que obrará de buena fe para resolver cualquier controversia de facturación de forma oportuna. Toda controversia que no se pueda resolver de forma oportuna para la satisfacción de ambas partes se resolverá de acuerdo con las disposiciones de resolución de controversias estipulada en este Contrato.
  10. SUCESORES Y CESIONARIOS: Los compromisos asumidos por cada una de las partes serán vinculantes para sus respectivos sucesores y cesionarios.  En el caso de que el Grupo ceda, venda, transfiera, dé en garantía sus bienes o disponga de ellos o de la mayoría de ellos de otra forma (en conjunto, “cesión”), conforme a derecho o de otro modo, este contrato y las obligaciones establecidas en él también se deben ceder a la organización sucesora, quien deberá asumirlas, sujeto a la aprobación del Hotel.  En el caso de contemplarse dicha cesión, el Grupo acuerda notificar al Hotel, como mínimo, treinta días antes del cierre planificado de la transacción de cesión de las entidades involucradas.  A partir de ese momento, el Hotel tendrá 20 días para notificar al Grupo si se aprobó la cesión.  De otra forma, el Grupo no podrá ceder el presente Contrato ni ningún derecho incluido en este. Está prohibida la reventa de las reservas.  En caso de detectar cualquier incumplimiento de la presente sección, rescindiremos de inmediato el Contrato sin contraer ningún tipo de responsabilidad ante usted por las habitaciones o las tarifas contratadas, y usted será responsable del pago de todo daño o perjuicio que derive de dicha rescisión tal como se describe en el presente documento.
  11. DIVISIBILIDAD, INDEROGABILIDAD: Toda disposición del presente Contrato que se considere ilegal o inaplicable en cualquier jurisdicción quedará sin efecto en virtud de dicha ilegalidad o inaplicabilidad sin invalidar las disposiciones restantes, y cualquier disposición ilegal o inaplicable deberá ser reformulada para reflejar con la mayor fidelidad posible las intenciones originales de las partes de conformidad con la ley aplicable. La omisión de las partes de exigir el cumplimiento de cualquiera de los términos o condiciones de este Contrato no dispensa del derecho de esa parte a exigir el cumplimiento de ese o cualquiera de los demás términos o condiciones en cualquier momento.
  12. MODIFICACIONES: Cualquier modificación que se efectúe a las disposiciones descritas en este Contrato se debe realizar por escrito y debe estar firmada por usted y por nosotros, siempre que, no obstante, el presente Contrato incluya todas las Órdenes del evento firmadas o sin firmar (y los términos y condiciones que en ellas se expongan y que se adjunten al presente) emitidas por nosotros para este Evento y todo evento o actividad relacionados, y que recibamos su confirmación final de asistencia por vía telefónica. En virtud del presente Contrato y de cualquier modificación que se efectúe a este, o de cualquier notificación o comunicado entre las partes, las firmas enviadas o recibidas por correo electrónico con un documento escaneado que tenga la firma adjunta o por transmisión de fax se considerarán válidas y exigibles como la firma original de la parte que suscriba.  La fecha de entrada en vigor de los comunicados entre las partes se determinará de acuerdo con lo siguiente: (i) los comunicados enviados a través del Servicio Postal de los EE. UU. o de un servicio de correo privado (p. ej., FedEx) o por correo electrónico entrarán en vigor a partir de la fecha de envío, y (ii) los comunicados enviados por fax entrarán en vigor a partir de la fecha y la hora que figuren en la hoja de confirmación de fax que conserve el remitente. Para no dar lugar a dudas, los correos electrónicos, incluidos aquellos que tengan “bloques de firma” electrónicos que identifiquen al remitente, no constituyen un documento firmado a efectos del presente Contrato.

Última revisión: 25 de octubre de 2013