Her biri, iş bu Anlaşmanın bir parçasını oluşturan bu Ek Şart ve Koşullar ile Kısa Sözleşme, (hep birlikte işbu “Anlaşma” olarak anılacaktır), söz konusu terim ve ifadelerin Kısa Sözleşmede tanımlandığı şekilde, Otel ve Müşteri arasında ve tarafından imza edilmiştir.  Özellikle tanımlanmamış tüm büyük harfle yazılmış terim ve ifadeler, işbu Anlaşmada kullanıldıkları halleriyle, Kısa Sözleşmede kendilerine atfedilen anlama sahip olacaklardır. Etkinlik süresince Otel tesislerini kullanımınızın veya işgalinizin tüm süresi boyunca, bu web sayfasında yayınlandığı şekilde işbu Anlaşmada belirtilen gerekliliklerin tamamına uygun davranacaksınız.

  1. EK HARCAMA: Kısa Sözleşmede ve herhangi bir ekte açıkça belirtilmeyen ancak Etkinlik esnasında talebiniz üzerine sunulan yiyecek, içecek ve diğer hizmetler için Otele ödeme yapmayı kabul etmektesiniz. Varış tarihinde veya öncesinde, Etkinlikte, sözleşme konusu meblağları aşan ve bu meblağların üstünde ek harcamalar yapma hususunda yetkilendirdiğiniz kişilerin isimlerini tarafımıza yazılı olarak teyit edeceksiniz. İlave harcamalara ilişkin tüm kayıtlarımız (toplantı odası kiralaması, işitsel/görsel  ekipman, kâğıt tahtaları, F&B işlevleri ve diğer küçük harcamalar), günlük olarak imza atmaya yetkili olan yetkililerinizden birine günlük olarak kontrol etmesi ve imzalaması için sunulacaktır.
  2. DIŞARIDAN YİYECEK VE İÇECEK: Geçerli kanun uyarınca, Etkinliğiniz için alkollü içecekleri Otele getiremezsiniz.  Otelimize dış bir kaynaktan yiyecek ve alkolsüz içecek getirmeden önce tarafımızın ön onayını almanız zorunludur.  Hizmet ücretleri, Otel işgücünün talep edilip edilmediğine bakılmaksızın  etkinlik alanımızda servis edilen dışarıdan yiyecek veya içeceklere uygulanacaktır.
  3. TESLİMLER: Paketlerin teslimatına yönelik düzenlemeler, tarafınızca atanmış Etkinlik yöneticisi aracılığıyla yapılmalıdır.  Teslim alma, taşıma ve sevkiyat ücretleri uygulanabilir.  Nakliye ücretlerini ödememizi gerektiren paketler, tarafımızca kabul edilmeyecektir.  Teslimatlar, tarafımızca aksi hususunda anlaşmaya varılmamışsa, sadece varış tarihinizden önceki 48 saat içerisinde kabul edilecektir.  Tüm teslimatlar, yönergelerimize göre doğru şekilde etiketlenmelidir. Yürürlüktebulunan Kanunlar tarafından  izin verilen azami ölçüde, paketlerinizin zarar görmesinden veya kaybolmasından sorumlu olmayacağız.
  4. DIŞARIDAN YÜKLENİCİLER: Etkinliğiniz süresince Otel tesislerinde dışarıdan yükleniciler kullanmayı tercih etmeniz durumunda, bu hususu, tarafımıza, Etkinliğinizden en az 10 gün önce bildirmeniz zorunludur.  Dışarıdan yüklenicilerin Otelde benzer dışarıdan yükleniciler için hâlihazırda kullanımda olan biçimde bir sorumluluk, tazminat ve sigorta sözleşmesi imzalamasını ve dışarıdan yüklenicinin Otel Tesislerimizde hizmet sunmasına izin verilmeden önce tarafımıza kabul edilebilir miktarlarda olan bir sigorta poliçesini sunmasını (sigorta miktarları ve türleri, dışarıdan yüklenicinin sunacağı hizmetlerin türüne bağlı olarak tarafımızın yegâne takdirine göre belirlenecektir) gerekli kılabilir ve talep edebiliriz.  Bazı durumlarda, işçi sendikalarınca veya toplu iş sözleşmelerince getirilen yükümlülükler uyarınca, belirli hizmetlerin sunulmasında Otel işçilerini kullanması gerekli kılınabilir ve siz de bu hizmetlerle ilgili ücretleri ve/veya masrafları ödemeyi kabul etmektesiniz.
  5. ETKİNLİĞİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ: Kanunca izin verilen azami ölçüde, Etkinliğiniz süresince sizin, çalışanlarınızın, misafirlerinizin, temsilcilerinizin ve yüklenicilerinizin neden olduğu zararlar ile tarafınıza ait teşhir malzemelerinin, ekipmanın, sergilenen malların veya diğer kalemlerin montajı, yerleştirilmesi veya çıkarılmasından kaynaklanan zararlar dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla tesislerimize verilecek her türlü zararlarda tüm sorumluluk, tarafınıza aittir.Açıklığa kavuşturmak amacıyla, sizin tarafınızdanişgal edilmeyen ve kullanılmayan misafir odalarında veya Otel’in halka açık alanlarında meydana gelen zararlardan mesul olmayacaksınız; bu durumlarda Otel, sorumlu misafir(ler)den zarara ilişkin ödeme talep edecektir. Otel tarafından bir sertifikası veya ispatı talep edilebilecek uygun sigortayı almanız ve yürürlükte tutmanız tavsiye edilmektedir. Kendi takdirinize göre, dekorasyonlarınızı, özel objelerinizi ve diğer mülklerinizi kapsayacak bir sigorta satın alabilirsiniz. Otelin eşyalarınızın zarar görmesi veya kaybolması hususunda herhangi bir sigortası olmamakla birlikte yürürlükte bulunan kanun tarafından izin verilen azami ölçüde Otel, eşyalarınızın zarar görmesinden veya kaybolmasından sorumlu olmayacaktır.  Eğer gerekli ise, kendi kendi takdirimize ve makul kararımıza göre, etkinliğinizin büyüklüğü ve/veya mahiyeti ışığında yeterli güvenlik tedbirlerinin sürdürülmesi amacıyla, masrafları tarafınıza ait olmak kaydıyla, bulunduğumuz şehirde veya ülkede faaliyet gösteren, tarafımızın ön onayına tabi olacak olan itibarlı bir lisanslı koruma veya güvenlik kuruluşu tarafından temin edilen güvenlik personeli temin edeceksiniz. Bu güvenlik personeli, silah taşıyamaz.
  6. HUKUKA UYGUNLUK: Sağlık ve güvenlik kanunları, terörle mücadele, yolsuzlukla mücadele, kara para aklamayı önleme kanunları ve düzenlemeleri ile yangın düzenlemeleri dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla yürürlükte bulunan tüm kanunlara ve düzenlemelere uymayı kabul etmektesiniz.  Geçerli Birleşmiş Milletler, bölgesel veya ulusal ticari ya da mali yaptırımları uyarınca diğer hükümetler tarafından sürdürülenler dâhil hâlihazırda OFAC Listesinde ya da herhangi bir benzer kısıtlı taraf listelerinde bulunmadığınızı beyan ve taahhüt etmektesiniz. Eğer varış tarihiniz öncesinde bu şekilde kısıtlı taraf listelerinden birine eklenirseniz, bu hususta tarafımızı derhal bilgilendirmek zorundasınız. OFAC Listesine www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/defaultaspx adresinden ulaşılabilir.
  7. HAKLI NEDENLE FESİH: Yürürlükte buluann kanunlar uyarınca tarafımıza verilen diğer kanuni haklara ve kanuni çözüm yollarına ek olarak, aşağıdaki durumlardan herhangi biri halinde, herhangi bir sorumluluk olmaksızın Etkinliğinizi ve Kısa Sözleşmeyi iptal etme hakkına sahibiz: (i) eğer avans ödemeleri veya depozito ödemeleri zamanında yapılmaz ise; (ii) eğer siz veya herhangi bir çalışanınız, temsilciniz (acentanız) taşeronunuz veya yöneticiniz, yasadışı veya Otelin veya Hilton Worldwide’ın itibarını olumsuz etkileyecek herhangi bir fiilde bulunursa ya da (iii) önceki maddede açıklanan kısıtlı taraf listelerine eklenmeniz dâhil, eğer geçerli kanunlar veya düzenlemeler uyarınca yükümlülüklerimize uygun hareket etmemiz için gerekli olduğuna kanaat getirilen diğer nedenlerle,. İşbu Maddede belirtilen bir neden ile Etkinliğinizi iptal etmemiz durumunda, Kısa Sözleşmede belirtilen şekilde tam iptal tazminatlarına hak kazanacağız.
  8. OTELİN GELECEK ETKİNLİKLERİ İPTAL ETME HAKKI: Eğer aşağıdakilerden herhangi biri meydana gelirse tarafınızla ve Otel arasında gelecekte düzenlenecek ilave toplantılar/görevler için ayrı olarak yapılan sözleşmeleri, tarafınız adına herhangi bir iptal mesuliyeti olmaksızın iptal etmeyi tercih edebiliriz (iptalin bir sonucu olarak Otel tarafından herhangi bir ücret, ceza, tazminat veya para cezası ödenmeyecek ve iptalin bir sonucu olarak Otel aleyhinde herhangi bir iddia veya talepte bulunulmayacaktır),: (i) tamamlanmış bir Etkinlik için yönetici hesabı, 60 gün süreyle ödenmemiş ise; (ii) çalışanlarınız, temsilcileriniz, yüklenicileriniz veya katılımcılarınız, Otel tesislerinde, faaliyetlerinde veya misafirleri için makul olmayan bir zarara ya da rahatsızlığa ya da bozulmaya neden olursa; (iii) Otel tesislerinde Etkinlikten kaynaklanan veya Etkinlik ile ilgili olan herhangi bir ceza gerektiren faaliyet durumunda ya da (iv) Otel tarafından kendi yegâne takdirine göre, belirlenen şekilde çok fazla sayıda teyit edilen etkinlik rezervasyonu yaptırırsanız ve daha sonra bunları iptal ederseniz.
  9. TANITIM ÜCRETLERİ: Özellikle Otelin adını, Hilton Worldwide’ın bir bağlı kuruluşunun sahip olduğu bir adı veya logoyu kullanan Etkinliğiniz ile ilgili olarak reklam ya da tanıtım materyallerini inceleme ve onaylama hakkına sahibiz.
  10. ETKİNLİK PLANLAYICISI BONUS PROGRAMI (UYGULANABİLİR İSE): Eğer Kısa Sözleşmede Etkinlik Planlayıcısı olarak bir kişi tayin edilirse, bu kişi, bonus kazanmaya uygun olan bir etkinlik için Etkinlik Planlayıcısı Bonusu kazanabilir. Herhangi bir başka  kişinin Etkinlik Planlayıcısı Primi alacağı, Etkinlik öncesinde (uygulanabilir olduğu üzere) sizin veya Planlayıcı tarafından yazılı olarak tarafımıza bildirilmediği takdirde sadece Kısa Sözleşmede özellikle  ismi ifade edilen Etkinlik Planlayıcısı, bu Etkinlik Planlayıcısı Bonusuna uygun olacaktır.  Etkinlik Planlayıcı Bonus Programına ilişkin tam detaylar ve kurallara, www.hilton.com adresi ziyaret edilerek ulaşılabilir.  Hilton HHonors üyeliği, puanların kazanılması ve puanların kullanılması, HHonors Şart ve Koşullarına tabidir. Siz (ve eğer Toplantı Planlayıcısı, Sözleşmeyi sizin adınıza imzalıyorsa, sizin Toplantı Planlayıcınız), Etkinlik Planlayıcı Bonusunun açıklanmasının gerekli olup olmadığının belirlenmesi ve gerekli ise bu açıklamanın yapılması konusunda tüm sorumluluğu almayı kabul etmektesiniz.   Ayrıca, Siz (ve eğer Toplantı Planlayıcısı, Sözleşmeyi sizin adınıza imzalıyorsa, sizin Toplantı Planlayıcınız), herhangi bir kişinin açıklamasının yetersiz olduğunu iddia etmesi durumunda maruz kaldığımız ücretler, masraflar, borçlar ve giderler hususunda tarafımızı tazmin etmeyi kabul etmektesiniz.

 

  1. KOMİSYONLAR (EĞER UYGULANABİLİR İSE VE SADECE ARACILARA): Eğer ücretleriniz, komisyonlu ise IATA, TIDS veya HBAA’nın (ya da benzer kurumların) sertifikalı üyeleri olan acentelere, sadece komisyon ücretini ödeyeceğiz.Eğer Etkinliğiniz, oda konaklamalarını da kapsıyorsa, komisyon, sizin ya da katılımcınız tarafından fiilen kullanılan ve ödenen, Açık Anlaşmade belirtilen özel grup ücretleri üzerinden sizin sabit oda bloğunuzun bir parçası olarak rezerve edilmiş her oda için oda ücreti üzerinden (iskontolar, konaklayan şirket ücretleri ve diğer iadeler hariç olmak kaydıyla) ödenecektir. Komisyon, Etkinlik başlangıcından önce komisyonun diğer bir kişiye ve kuruluşa ödeneceğine dair sizin veya tayin edilmiş Planlayıcı tarafından imzalanmış yazılı bir bildirim almaz isek, sadece tayin edilmiş Planlayıcıya ödenecektir.  Kısa Sözleşmede aksi özellikle belirtilmemişse, komisyon, tek ödeme şeklinde ancak sadece geçerli komisyon faturasının yanı sıra Etkinlik için ödemenin tamamını almamızın ardından ödenecektir.  Komisyon olarak ödenecek olan ödemeleri tahsil etmek için herhangi bir işlemde bulunma yükümlülüğümüz mevcut değildir.  Komisyonun açıklanmasının, gerekli olup olmadığının belirlenmesi ve eğer gerekli ise açıklanmasının yapılması sorumluluğunun tarafınıza ait olduğunu kabul etmektesiniz.  Ayrıca, herhangi bir kişinin açıklamasının yetersiz olduğunu iddia etmesi durumunda maruz kalacağımız tüm ücretleri, masrafları, borçları veya giderleri tarafımıza tazmin etmeyi de kabul etmektesiniz.
  2. ANLAŞMAZLIK ÇÖZÜMÜ / TABİ OLUNAN HUKUK: Taraflar, Kısa Sözleşme ile ilişkili herhangi bir konuya dair bir anlaşmazlığı, bu anlaşmazlığı işbu anlaşmada belirtilen sırada görüşmeleri ve olası çözümleri için her bir tarafın üst düzey temsilcilerine sunarak, resmi olarak ve zamanında çözümlemek için tüm ticari makul çabayı göstermeyi kabul eder; ancak fikri mülkiyet haklarının ihlaline ilişkin bir anlaşmazlık, bu hükme tabi olmayacaktır. Eğer, ihtilaflı bir konunun işbu maddeye göre, sunulmasına müteakip otuz (30) takvim günü içerisinde, taraflar, söz konusu anlaşmazlığın çözümü hususunda mutabakata varamaz ise, taraflardan herhangi biri, tahkim veya dava yoluna gitme niyetini diğer tarafa bildirim yoluyla iletebilir.Kısa Sözleşme, hukukun seçimi veya kanunlar itilafına ilişkin kanunlar hariç tutulmak kaydıyla, Otelin bulunduğu ülke kanunlarına tabi olacak olup bu kanunlar uyarınca yorumlanacaktır. Kısa Sözleşmeden kaynaklanan veya Kısa Sözleşme ile ilgili olarak ortaya çıkan anlaşmazlıkların tahkimi (eğer başvuruda bulunan taraf seçmiş ise), Uluslararası Ticaret Odası Tahkim Kuralları uyarınca, bu Kurallara göre tayin edilen bir veya daha fazla sayıda hakem tarafından, Otelin bulunduğu yargı alanında çözümlenecektir. Kısa Sözleşmeden kaynaklanan veya Kısa Sözleşme ile ilgili olarak ortaya çıkan anlaşmazlıkların davası (eğer başvuruda bulunan taraf seçmiş ise), Otelin bulunduğu (veya en yakın konumdaki) şehir ve ülkedeki yetkili mahkemede çözümlenecek olup taraflar, jürili yargılama haklarından, açıkça feragat eder.
  3. TAHSİLÂT / YASAL ÜCRETLER: Taraflar, herhangi bir anlaşmazlığın Kısa Sözleşme ile herhangi bir şekilde ilgili olarak ortaya çıkması veya Kısa Sözleşmeden kaynaklanması durumunda herhangi bir tahkim veya mahkeme muamelesinde üstün gelen taraf, yasal ücretler ve masraflar artı yargılama öncesi ve sonrası faizlerinin karşılanmasını talep edecektir. . Eğer Kısa Sözleşme kapsamında vadesi gelen meblağların tahsilâtında yardımcı olması amacıyla bir tahsilât acentesi/şirketinin hizmetlerini veya yasal temsilcitutarsak bu tahsilât çabalarında tarafımızca üstlenilen tüm giderleri ödeyeceksiniz.
  4. HALEFLER VE TEMLİK OLUNANLAR: Her bir tarafça verilen taahhütler, tarafların ilgili halefleri ve temlik olunanları üzerine bağlayıcı olacaktır. Kısa Sözleşmeyi veya Kısa Sözleşme kapsamındaki hakları, Otelin öncesinde yazılı onayı olmaksızın temlik edemezsiniz.  Ayrıca, Anlaşmada anlaşmaya bağlanan tesisler ve imkanlar, toplantı odaları dâhil, sizin münhasır kullanımınız içindir.  rezervasyonları yeniden satamazsınız.  Eğer işbu Bölüme aykırı herhangi bir davranıştan haber olursak Anlaşmayı, sözleşme konusu odalar veya ücretler için herhangi bir mesuliyet yüklenmeksizin anında feshedebiliriz; ayrıca işbu Anlaşmada belirtilen şekilde iptalden kaynaklanan zararlardan siz, mesul olacaksınız.    
  5. İMKANSIZLIK: Taraflardan hiçbiri, Otelin bulunduğu şehirdeki doğal afetler, terörist saldırılar veya Otel bulunduğu ülkede savaş ilan edilmesi dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla şartların kendi kontrolleri dışında olması ya da Otelin Etkinliği gerçekleştirmesini yasadışı veya imkânsız kılması halinde Kısa Sözleşmenin ifa edilmemesinden mesul olmayacaktır. Etkilenen taraf, Kısa Sözleşmeyi, diğer tarafa söz konusu vakaya müteakip on (10) gün içerisinde yazılı bildirim tebliği edilmesi yükümlülüğü olmaksızın feshedebilir.
  6. BAĞLAYICI EMSAL KARAR OLMAMASI: Çok sayıda unsura bağlı olarak (ücret ve oda mevcudiyeti, öngörülen toplam asgari gelir, mevsimsel talepler vs. dâhil) Otel tarafından her bir grup rezervasyon imkânının değerlendirilmesi durumunda, herhangi bir şüpheye mahal vermemek amacıyla işbu Anlaşmada Otel tarafından kabul edilen şart ve koşullar, işbu anlaşmada açıklanan özel ücretler ve imtiyazlar dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla, sadece işbu Anlaşmada belirtilen Etkinliğin menfaatine olup Müşteri tarafından Oteldeki veya Hilton Worldwide otel portföyü kapsamında faaliyet gösteren herhangi bir diğer oteldeki gelecek etkinlikler için bağlayıcı bir emsal karar yaratmak için kullanılamaz.
  7. SAİR HUSUSLAR: Kısa Sözleşmede açıklanan düzenlemelerde yapılan tadiller ve değişiklikler, yazılı olmak ve hem sizin hem de bizim tarafımızdan imzalanmak zorundadır; ancak nihai katılım teyidiniz, telefonla yapılabilir. Kısa Sözleşmenin herhangi bir yargı alanında yasa dışı veya uygulanamaz hale gelen herhangi bir hükmü, diğer hükümleri geçersiz kılmaksızın bu yasa dışılık veya uygulanamazlık ölçüsünde geçersiz olacaktır ve söz konusu yasa dışı veya uygulanamaz hükmün geçerli kanuna göre tarafların asıl amacına en yakın şekilde yansıtacak biçimde yeniden beyan edildiği kabul edilecektir.

 

Son Revizyon: 15 Ekim 2015