Estos Términos y condiciones adicionales y el Contrato expreso (Puerto Rico), los cuales forman parte de este documento (en conjunto, el “Contrato”), se celebran entre el Hotel y el Grupo, tal como se definen dichos términos en el Contrato expreso.  Todos los términos escritos con mayúsculas iniciales que se utilicen en este documento y que no se definan específicamente tendrán el significado que se les atribuya en el Contrato expreso. Durante todo el período de utilización y ocupación de las instalaciones del Hotel para el Evento, se deberá cumplir con todos los requisitos aquí expuestos.

1. BANQUETES: Para las funciones que provean servicios de alimentos y bebidas, se aplicará lo siguiente:

Tiempo adicional: Usted se compromete a comenzar el Evento sin demora a la hora de inicio programada y a hacer que sus huéspedes, invitados y demás personas desocupen el área designada a la hora de finalización acordada.  Ante cualquier incumplimiento de estos requisitos, deberá reembolsar cualquier pago salarial por horas extra u otros gastos en los que debamos incurrir.

Aumento de precios: Puede haber un aumento de precios debido a cambios imprevistos en las condiciones del mercado en el momento del Evento.  Le comunicaremos dichos aumentos con antelación.   Deberá confirmar por escrito que acepta pagar estos aumentos; de lo contrario, podremos optar por realizar modificaciones razonables en los menús, y usted se compromete a aceptarlas.

Cargos por preparación: En caso de requerir una preparación de gran envergadura o arreglos elaborados para la sala de reuniones, se cobrará un cargo por la preparación para cubrir los costos del Hotel y la mano de obra adicional.  Si se necesitaran equipos que el Hotel no tuviera en su inventario, usted acepta pagar el costo del alquiler de dichos equipos adicionales.

Gastos adicionales:  Usted acepta pagar al Hotel todos los alimentos, bebidas y demás servicios solicitados que se suministren durante el Evento y que no se incluyan expresamente en el Contrato expreso o en cualquier apéndice. En la fecha de llegada o antes de esta, deberá confirmar por escrito los nombres de las personas autorizadas por usted para aprobar los gastos adicionales que excedan las sumas acordadas. Se presentarán todos los registros de los gastos adicionales (alquiler de salas de reuniones, equipos audiovisuales, rotafolios, áreas destinadas a alimentos y bebidas, y otros imprevistos) a uno de sus signatarios autorizados para su revisión y firma diarias.

Alimentos y bebidas externos: En virtud de la ley aplicable, no puede ingresar bebidas alcohólicas al Hotel para el Evento.  Debe obtener nuestra autorización previa para ingresar alimentos y bebidas sin alcohol de origen externo al Hotel.  Se aplicarán tarifas de servicio a todos los alimentos y bebidas externos que se sirvan en el área pertinente, independientemente de si se requiere mano de obra del Hotel. 

Objetos exhibidos y decoraciones; bienes personales:  Puede optar por adquirir un seguro que cubra sus bienes personales, incluso las decoraciones, los objetos especiales y otros bienes. Hasta el grado máximo que permita la ley, no nos responsabilizamos por las pérdidas o los daños que puedan sufrir sus bienes o los de quienes asistan al Evento, y no mantenemos ningún seguro que los cubra.  Todos los objetos exhibidos o las decoraciones estarán sujetos a nuestra autorización previa por escrito, y nos reservamos el derecho de contratar personal del Hotel y cobrar este servicio, a fin de brindar la mano de obra para la instalación o remoción de dichos elementos. El Hotel puede brindarle información sobre estos posibles cargos previa solicitud.

Contratistas externos:  Si opta por emplear contratistas externos en las instalaciones del Hotel durante el Evento, debe notificarlo con un mínimo de 10 días de anticipación al Evento.  Antes de permitir que los contratistas externos presten servicios en las instalaciones del Hotel, podemos requerir que estos firmen un acuerdo de indemnización y exoneración de responsabilidad y un contrato de seguro en el formato que utilice actualmente el Hotel para contratistas externos similares, y que proporcionen un comprobante de seguro por montos que consideremos aceptables (los montos y los tipos de seguro se determinarán a nuestra entera discreción y sobre la base del tipo de servicio que prestará el contratista externo).  Conforme a las obligaciones impuestas al Hotel por los sindicatos o los convenios colectivos de trabajo, en algunos casos, es posible que el Hotel deba utilizar mano de obra del Hotel para prestar determinados servicios, y usted acepta pagar las tarifas o los cargos relacionados con tales servicios.

Conducta durante el Evento: Hasta el grado máximo que permita la ley, usted asume la responsabilidad total de cualquier daño causado a nuestras instalaciones durante el Evento, los cuales incluyen, entre otros, los daños causados por usted, sus empleados, huéspedes, representantes y contratistas, y cualquier daño producto de la instalación, la colocación y la remoción de objetos exhibidos, equipos u otros elementos. A efectos de claridad, el Grupo no será responsable de los daños causados a las habitaciones de los huéspedes o los espacios públicos del Hotel que no ocupe el Grupo; en estos casos, el Hotel reclamará el pago de los daños a los huéspedes responsables.  Asimismo, usted acuerda que el Evento no ocasionará ninguna alteración desmesurada que pueda molestar a otros huéspedes o perturbar otras reuniones, como el ruido excesivo o el uso de máquinas de humo, hielo seco, cañones de confeti, velas, incienso, o cualquier actividad que genere olores desagradables. El Hotel se reserva el derecho de concluir el Evento de inmediato si no cumple con la solicitud del Hotel de reducir o eliminar dichas alteraciones, en cuyo caso, usted será responsable del pago de todos los cargos relacionados con el Evento y no recibirá ningún reembolso del Hotel.

Prevención de incendios: En aras de la seguridad de las personas y los bienes, está prohibido el uso de fuegos artificiales y dispositivos incendiarios en el interior del Hotel. Todas las habitaciones deben cumplir con las normas locales del Departamento de Bomberos, incluidas aquellas relacionadas con la capacidad máxima de ocupación, los pasillos obligatorios, la altura interior libre y las salidas de emergencia.  Todo Evento que incluya la exhibición de vehículos, el uso de máquinas de humo, las demostraciones de cocina con fuego, láseres, exhibiciones (incluso de mesa) o producciones de gran envergadura con plataformas y accesorios debe contar con un permiso certificado del jefe del Departamento de Bomberos local.  Todas las tarifas relacionadas con los permisos, la aprobación de planos y la vigilancia antiincendios son su responsabilidad, y nos debe presentar una copia final aprobada de todos los permisos, como mínimo, tres (3) días antes del Evento. En caso de requerir servicios de montaje para el Evento, dichos servicios se deben contratar por medio del proveedor interno de servicios audiovisuales o del Hotel, y usted será responsable de todos los costos asociados a dichos servicios.

Seguridad: Si es necesario y el Hotel lo considera razonable, a fin de mantener las medidas de seguridad adecuadas en vista de la dimensión o la naturaleza del Evento, usted aportará personal de seguridad mediante una agencia de seguridad o vigilancia certificada, la cual estará sujeta a la aprobación previa del Hotel, y los gastos de dicho servicio correrán por su cuenta.  Dicho personal de seguridad no puede portar armas.  La agencia de seguridad deberá presentar un comprobante de seguro y firmar un acuerdo de exoneración de responsabilidad para poder prestar servicios en las instalaciones del Hotel.

2. PROGRAMA DE BONIFICACIÓN PARA COORDINADORES DE EVENTOS (SI CORRESPONDE): Si se designa a una persona como Coordinador del evento en el Contrato expreso, dicha persona podrá recibir una Bonificación para coordinadores de eventos por un evento que cumpla con los requisitos. Solo el Coordinador del evento designado específicamente en el Contrato expreso será elegible para recibir la Bonificación para coordinadores de eventos, a menos que recibamos una confirmación por escrito firmada por usted o el Coordinador (según corresponda) antes del Evento de que otra persona recibirá tal Bonificación.  Para conocer todos los detalles y las normas que rigen el Programa de bonificación para coordinadores de eventos, consulte www.hilton.com. Usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, aceptan la responsabilidad plena de determinar si se requiere la divulgación de la Bonificación para coordinadores de eventos y, en el caso de que así sea, de divulgar dicha información.  Asimismo, usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, aceptan reembolsarnos todos los costos, tarifas, obligaciones o gastos en los que podamos incurrir si alguna persona afirmara que no se realizó una divulgación adecuada.

3. COMISIONES (SI CORRESPONDE): Si las tarifas de habitación están sujetas a comisión, pagaremos una comisión del 10 % de la tarifa de habitación (sin incluir reintegros, cargos de empresas de alojamiento u otros subsidios) por cada noche que de hecho se ocupe la habitación, que usted o los asistentes al Evento paguen y que se haya reservado como parte del Bloqueo de habitaciones establecido a las tarifas grupales especiales según se especifique en el Contrato expreso. Solo el Coordinador de la reunión designado recibirá el pago de la comisión, a menos que, antes del inicio del Evento, recibamos notificación por escrito firmada por usted y el Coordinador de la reunión en la que conste que se debe pagar la comisión a otra persona o entidad.  No tenemos ninguna obligación de tomar medidas a fin de recaudar fondos para el pago de las comisiones.  Usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, aceptan la responsabilidad plena de determinar si se requiere la divulgación de la comisión y, en el caso de que así sea, de divulgar dicha información.  Usted y el Coordinador de la reunión, si este firma el Contrato en su nombre, también aceptan reembolsarnos todos los costos, tarifas, obligaciones o gastos en los que podamos incurrir si alguna persona afirmara que no se realizó una divulgación adecuada.

4. INFORMACIÓN DE LA RESERVA DE LOS HUÉSPEDES: Si el Evento incluye alojamiento en habitaciones para los Asistentes, y si solicita que el Hotel le permita a usted o a sus representantes acceder a la información de la reserva de los huéspedes relacionada con los huéspedes que reservaron habitaciones en el Hotel (cada uno de ellos denominado “Asistente”) como parte del Bloqueo de habitaciones establecido conforme a este Contrato, usted da fe de que ya obtuvo u obtendrá el consentimiento de cada Asistente para que el Hotel o Hilton Worldwide, Inc. le brinde a usted o a sus representantes la información de la reserva del Asistente en cuestión. Asimismo, acepta reembolsar al Hotel y a Hilton Worldwide, Inc. los costos, pagos por daños y perjuicios, tarifas y gastos de cualquier índole que surjan de reclamaciones de los Asistentes con relación a la divulgación de cualquier información de la reserva de estos por parte del Hotel o de Hilton Worldwide, Inc.

5. CUMPLIMIENTO DE LEYES: Acepta cumplir con todas las leyes y reglamentaciones aplicables, incluidos, entre otros, los códigos de seguridad e higiene, las leyes y reglamentaciones antiterrorismo, anticorrupción y antilavado de dinero, y las reglamentaciones de prevención de incendios. Asimismo, declara y garantiza que actualmente no figura en la Lista de Ciudadanos Especialmente Designados y Entidades Bloqueadas (incluidos terroristas y narcotraficantes) de la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (OFAC, Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los EE. UU., (la “Lista de la OFAC”), ni en ninguna otra lista similar de exclusión de partes, incluidas aquellas que mantienen otros gobiernos conforme a sanciones financieras o comerciales regionales, nacionales o de las Naciones Unidas. En caso de que se lo incluya en cualquier lista de exclusión de partes antes de su fecha de llegada, deberá notificarnos inmediatamente. Consulte la Lista de la OFAC en http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.

6. CANCELACIÓN JUSTIFICADA: Además de todos los derechos y recursos legales de los que disponemos en virtud las leyes aplicables, podemos cancelar el Evento y el Contrato expreso sin responsabilidad en cualquiera de las siguientes circunstancias: (i) si los depósitos o adelantos no se pagan dentro del plazo establecido; o (ii) por otros motivos que nos lleven a considerar necesario hacerlo, a fin de cumplir con nuestras obligaciones en virtud de las leyes y reglamentaciones aplicables, incluso si a usted se lo incorpora a cualquier lista de exclusión de partes, tal como se describió en la cláusula anterior. En caso de que cancelemos el Evento por los motivos enunciados en la presente cláusula, tendremos derecho a recibir el pago total por los daños y perjuicios derivados de la cancelación según lo dispuesto en el Contrato expreso.

7. DERECHO DEL HOTEL A CANCELAR FUTUROS EVENTOS: Podemos optar por anular cualquier contrato celebrado por separado entre usted y nuestro Hotel para reuniones o actividades adicionales que usted organice en nuestro Hotel en el futuro sin ninguna responsabilidad ante usted en relación con dicha cancelación (no corresponderá ningún cargo, pago por daños y perjuicios, tarifa o sanción contra el Hotel como resultado de la cancelación, y no se tendrá derecho a reclamación alguna ante el Hotel como resultado de la cancelación) en caso de que ocurra cualquiera de las siguientes situaciones: (i) falta de pago de la cuenta maestra al cabo de los 60 días de finalizado un Evento; (ii) alteraciones o daños desmesurados a las instalaciones, las operaciones o los huéspedes del Hotel causados por sus empleados, representantes, contratistas o asistentes; (iii) cualquier actividad delictiva que se realice en las instalaciones del Hotel y que surja del Evento o se relacione con este; o (iv) si reserva y posteriormente cancela una cantidad excesiva de eventos confirmados mediante el formato de Contrato expreso, tal como lo determine el Hotel a nuestra entera discreción.

8. CONSIDERACIONES RESPECTO DE LA PROMOCIÓN: Nos reservamos el derecho a revisar y aprobar cualquier material publicitario o promocional relacionado con el Evento que específicamente haga referencia al Hotel o a un nombre o un logotipo que sea propiedad de una filial de Hilton Worldwide.

9. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Y LEY APLICABLE: Las partes se comprometen a realizar las gestiones comercialmente razonables para resolver de forma oportuna y extraoficial toda controversia relacionada con el Contrato y presentar dicha controversia a representantes de mayor jerarquía de cada una de las partes para su análisis y posible resolución en el orden descrito en el presente documento. No obstante lo anterior, toda controversia relacionada con la violación de derechos de propiedad intelectual no estará sujeta a la presente disposición. Si en el plazo de treinta (30) días corridos después de la presentación de una controversia de acuerdo con la presente cláusula las partes no logran llegar a un acuerdo con respecto a la resolución de dicha controversia, cualquiera de las partes puede notificar a la otra parte de su intención de someter la cuestión a arbitraje o litigio. El Contrato se regirá y se interpretará de acuerdo con las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, sin incluir las leyes concernientes a la selección de la ley aplicable o el conflicto de leyes. El arbitraje de controversias (si lo eligiera la parte actora) que surjan del Contrato o se relacionen con este se resolverá en la ciudad en la que se encuentra el Hotel en cuestión (o en la ubicación más cercana disponible) por medio de un árbitro ante los Servicios de Arbitraje y Mediación Judicial (JAMS, Judicial Arbitration and Mediation Services) o la Asociación Americana de Arbitraje.  Asimismo, las partes aceptan que, en todo procedimiento arbitral, se establecerá un período probatorio razonable de conformidad con las normas de arbitraje y que todo laudo arbitral será exigible en un tribunal estatal o federal. Los litigios de controversias (si lo eligiera la parte actora) que surjan del Contrato o se relacionen con este se resolverán en un tribunal competente de la ciudad en la que se encuentra el Hotel en cuestión (o en la ubicación más cercana disponible), y las partes renuncian expresamente al derecho de juicio por jurado.

10, CONTROVERSIAS RELACIONADAS CON PAGOS CON TARJETA DE CRÉDITO: Como condición para que el Hotel acepte y apruebe su tarjeta de crédito como medio de pago de todos los cargos de la Cuenta maestra, usted acepta que toda controversia que pueda plantear con respecto a cualquier cargo de la Cuenta maestra se debe abordar directamente entre usted y nosotros, y que obrará de buena fe para resolver cualquier controversia de facturación de forma oportuna. Toda controversia que no se pueda resolver de forma oportuna para la satisfacción de ambas partes se resolverá de acuerdo con las disposiciones de resolución de controversias mencionadas anteriormente.

11. COSTAS PROCESALES Y CARGOS POR COBRO: Usted y el Hotel aceptan que, si surgiera una controversia relacionada con el Contrato expreso o a causa de este, la parte cuyas pretensiones prevalezcan en cualquier procedimiento arbitral o judicial tendrá derecho a recuperar el pago de sus costas procesales, más los intereses previos y posteriores al fallo. En el caso de que contratemos los servicios de una agencia de cobros o de un apoderado para asistir con el cobro de cualquier monto al que tengamos derecho según el Contrato expreso, usted pagará todos los gastos en que hayamos incurrido por dicha gestión de cobro.

12. SUCESORES Y CESIONARIOS: Los compromisos asumidos por cada una de las partes serán vinculantes para sus respectivos sucesores y cesionarios. Usted no puede ceder el Contrato expreso ni ningún derecho aquí establecido sin autorización previa por escrito del Hotel.  Asimismo, las instalaciones contratadas en el Contrato, incluidas las salas de reuniones, son para su uso exclusivo.  Está prohibida la reventa de las reservas.  En caso de detectar cualquier incumplimiento de la presente sección, rescindiremos de inmediato el Contrato sin contraer ningún tipo de responsabilidad ante usted por las habitaciones o las tarifas contratadas, y usted será responsable del pago de todo daño o perjuicio que derive de dicha rescisión tal como se describe en el presente documento.

13. IMPOSIBILIDAD: Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento del Contrato expreso si circunstancias ajenas a su control, las cuales incluyen, entre otras, causas de fuerza mayor, ataques terroristas en la ciudad en la que se encuentra el Hotel o una declaración de guerra en los Estados Unidos, impiden que el Hotel lleve a cabo el Evento o hacen que esto sea ilegal. La parte afectada puede rescindir el Contrato expreso sin responsabilidad en tanto se extienda notificación por escrito a la otra parte en un plazo de diez (10) días de ocurrido el hecho.

14. PRECEDENTE NO VINCULANTE: Dado que el Hotel evalúa cada oportunidad de reserva grupal sobre la base de diversos factores (incluidos, entre otros, la disponibilidad de tarifas y habitaciones, el ingreso mínimo total previsto, la demanda estacional, etc.), para no dar lugar a dudas, los términos y condiciones que se acuerdan en el presente Contrato expreso, incluidas, entre otras, las tarifas y concesiones aquí descritas, son en beneficio del Evento establecido en este Contrato expreso únicamente y no se pueden utilizar para establecer un precedente vinculante por parte del Grupo para futuros eventos en nuestro Hotel o en cualquier otro hotel perteneciente a la cadena hotelera Hilton Worldwide.

15. DISPOSICIONES VARIAS: Cualquier modificación que se efectúe a las disposiciones descritas en el Contrato expreso se debe realizar por escrito y debe estar firmada por usted y por nosotros, siempre que, no obstante, recibamos su confirmación final de asistencia por vía telefónica. Toda disposición del Contrato expreso que se considere ilegal o inaplicable en cualquier jurisdicción quedará sin efecto en virtud de dicha ilegalidad o inaplicabilidad sin invalidar las disposiciones restantes, y cualquier disposición ilegal o inaplicable deberá ser reformulada para reflejar con la mayor fidelidad posible las intenciones originales de las partes de conformidad con la ley aplicable.

Última revisión: 17 de octubre de 2013