本追加諸条件および明示契約書(以下、「契約書」)は、本明示契約書にて定義された条件に従いホテルと依頼人との間に締結する。ここに記載されている特別に定義のない条項はすべて、本明示契約書に帰属するものとする。イベント期間中におけるホテル施設の使用および占有条件全般については、本ウェブサイトにて記載されている必要条件を遵守するものとする。

  1. 追加支出: イベント開催中、本明示契約書および付属書類のいずれにも記載はないが、依頼人の要望により提供した飲食物およびサービスについて、依頼人はホテルにその料の支払いを確約する。依頼人はそのイベントに際し、契約した合計金額以上の追加支出について容認することができる人物の氏名を 到着日またはそれ以前に、書面にて当方に通知確認することとする。追加支出(会議室使用料、映像機器、フリップチャート、飲食物および雑費など)については、 追加支出の承認ができる人物による確認および署名を行うため、 当方が記載した記録を毎日提示するものとする。すべての追加支出について、日々行われる確認の署名に不備があったとしても、支払いに異議を唱える根拠とはならない。
  2. 飲食物の持ち込み: 準拠法により、イベントに外部からアルコール飲料を持ち込むことは禁止とする。食べ物またはノンアルコール飲料の外部からの持ち込みについては、ホテルによる事前の許可を必要とする。ホテルによる労力の必要性に関わらず、当方の宴会場で提供された外部からの持ち込み飲食物については、サービス料が課せられるものとする。
  3. 配達物: 荷物の配達については、担当のイベントマネージャーを通じて手配しなければならない。受取、発送および取扱手数料が課せられる場合がある。 当方は荷物の発送費を負担しないものとする。当方の事前承認がなければ、配達された荷物の受取は、依頼人到着の48時間前からとする。すべての配達物は、当方のガイドラインに沿って正確に荷札が添付されなければならない。準拠法が許可する最大限の範囲において、依頼人の荷物に対する破損や紛失に関し、当方は責任を負わないものとする。
  4. 外部請負業者: イベント開催時に外部請負業者を利用する場合、イベントの10日前までに当方にその旨を通知しなければならない。外部請負業者が当ホテル敷地内で行うサービスを当方が承認する前に、当請負業者に対して、当方が現在同類の外部請負業者に対して使用している形態の賠償責任免除、補償および保険契約に署名を求め、当方を保険金受取人とした保険の加入を求める場合がある(保険金額および保険の種類については、外部請負業者が行うサービス内容に基づき、当方の自己の裁量において決定する)。場合によっては、労働組合または団体交渉契約によってホテルに課せられた義務に従い、特定のサービスの提供にホテルの労働者を利用する必要があり、依頼人はそれらのサービスに対する手数料および料金の支払いを確約する。
  5. イベント運営: 法律が許可する最大限の範囲において、イベントにより発生した当方の施設に対する損害はすべて、依頼人が全責任を負うものとする。損害は、依頼人、依頼人の従業員、参加ゲスト、代理人、および請負業者が与えたものを含むがこれに限らず、取り付け、設置、および装飾、装置、展示品、またはその他物品の撤去により発生したものを含むがこれに限定しない。責任の所在を明確にするため、参加ゲストの宿泊する客室、または依頼人が占有していないホテル公共スペースに発生した損害については、依頼人の責任とするものではない。かかる事態が発生した場合、ホテルはその損害に対して責任を負う参加ゲストに支払いを請求するものとする。依頼人は、ホテルにより要請された適切な保険、その証書または証拠を入手し有効にしておくものとする。依頼人は自己の選択において、当人の装飾、特別なオブジェおよびその他所有物を補償する保険を購入できる。ホテルは、かかる物品を補償する保険を所持せず、準拠法によって許可される最大限の範囲において、ホテルは依頼人の所有物に対する損害または紛失の責任を負わないものとする。当方の自己の裁量と合理的な判断により、依頼人が催すイベントの性質およびまた規模を考慮し適切な安全対策が必要と考えられる場合、依頼人の費用負担において、当方の所在している市または地域にて業務を行う警備会社、または信用性が高く、資格のある守衛から警備員を手配するものとし、かかる警備会社は当方による事前の承認を必要とする。また、かかる警備員は、武器を保持してはいけない。
  6. 法令遵守: 依頼人は、食品安全基準、反テロリズム、汚職防止、マネーロンダリング防止における法令と規定および防火法規を含む、しかしこれに限定されない、準拠法と規定を遵守 する。依頼人は、現在において、OFACリスト(米財務省外国資産管理局の規制対象リスト)、および適用となる国連、国内または広域取引、または金融制裁に従って他国政府が維持しているものを含む、同類の制裁対象リストに記載されていないことを表明し、保証する。依頼人が到着日以前にそのような制裁対象リストに加えられた場合、直ちに当方に通知しなければならない。OFACリストは、以下のウェブサイトに記載されている。http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.
  7. 正当な理由による解約: 準拠法に基づいた当方のいかなる法的権利および救済手段に加え、次に挙げる状況のいずれかが発生した際は、当方は責任を負うことなく、当イベントおよび本明示契約書を解約する場合がある。: (i) 前払金または保証金が適時に支払われない場合; (ii) 依頼人、または依頼人の従業員、代理人、下請業者または役員が違法行為を行ったり、かかる行為が当ホテルまたはヒルトン・ワールドワイドの評価に悪影響を及ぼすと考えられる場合; また(iii) 上記の条項に挙げた制裁対象リストに掲載された場合のように、準拠法に基づく当方の義務を遵守するため、合理的に必要と考えられる理由がある場合。この条項に従い、正当な理由により依頼人のイベントを当方が解約した場合、本明示契約書の記載に則り、当方は解約による全損害の請求を主張する権利を有する。
  8. 将来のイベントを解約するホテルの権利: 将来的に行われる会議/宴会について、依頼人とホテルの間で別途締結したいかなる契約においても、次に挙げる状況のいずれかが発生した際は解約を選択する場合があり、当方はその解約による責任を負わない。(解約により、ホテルが手数料、料金、損害または罰金を支払うことはなく、ホテルに対しクレームを申し立ててはならない: (i) 終了したイベントの本会計が支払われないまま、60日以上経過している; (ii) 依頼人の従業員、代理人、請負業者または参加者が、ホテルの施設、経営またはホテル客に対し、不当な損害または混乱を与えた場合; (iii) 当ホテルの施設において、依頼人のイベントに関連、または発生する不法行為があった場合; または(iv) 依頼人が予約確認後、最終的には解約したイベントが過剰に存在すると、ホテルの自己裁量において判断した場合。
  9. プロモーションにおける留意事項: 当方は、依頼人のイベントに関連し、特別に当ホテル名、またはヒルトン・ワールドワイドの子会社が所有するロゴ、または名称が記載されている広告またはプロモーション関連品について、査定および承認を行う権利を有する。映像機器サービス、装飾、フラワーアレンジメントなど、当ホテルにて催される会議/宴会のサポートを提供する第三者プロバイダーに対し、当方がイベントおよびプランニング情報を公開し共有することについて、依頼者は同意するものとする。
  10. イベントプランナー・ボーナスプログラム(該当する場合): 本明示契約書にて、イベントプランナーとして個人が指名されている場合、その個人は該当のイベントにおいて、イベントプランナー・ボーナスを得ることができる場合がある。イベントプランナー・ボーナスをその個人以外の人物が受取る場合は、その旨を依頼人またはプランナー(該当の場合)が署名入りの書面にて、当イベントが開催される前に当方に提示し、当方が確認しない限り、イベントプランナー・ボーナスを得るのは、本明示契約書にて特別に指定されたイベントプランナーに限るものとする。イベントプランナー・ボーナスプログラムに関する全詳細およびルールについては、次のウェブサイトに記載されている。www.hilton.com. ヒルトンHオーナーズ・メンバーシップ、ポイントの獲得および利用については、Hオーナーズの諸条件に従うものとする。依頼人(および依頼人のミーティングプランナーが依頼人に代わって本契約書に署名している場合は、ミーティングプランナー)は、イベントプランナー・ボーナスについて情報開示が必要かどうかの判断、および必要の際は情報開示の実行について、全責任を負うことを確約する。さらに、依頼人(および依頼人のミーティングプランナーが依頼人に代わって本契約に署名している場合は、ミーティングプランナー)は、その情報開示が不十分であるというクレームにより、当方が被った手数料、費用、負債または経費について、当方に払い戻すことを確約する。
  11. コミッション (該当する場合。および代理人のみ): 依頼人の料金がコミッション支払い対象の場合、当方は代理店がIATA, TIDS, またはHBAA(または同類の組織)の正式会員である場合にのみ、コミッションを支払うものとする。依頼人のイベントに客室の手配が含まれる場合、コミッションは実際に宿泊し、依頼人または参加者によって支払われた各客室の料金(払戻金、社用補助、その他補助金を除く)に対して支払うものとする。その客室料金は本明示契約書に明記された特別団体料金にて団体予約した料金に基づく。コミッションは指定されたプランナーにのみ支払われるが、依頼人および該当プランナーの署名入り書面にて、コミッションはその他の人物または企業が受取る旨の通知を、イベントの開始以前に当方が受理した場合はこの限りではない。本明示契約書にて特に明記がない限り、コミッションは一括にて支払われるが、イベント料金全額の支払いと有効なコミッション請求書を当方が受理した後に、コミッションは支払われるものとする。当方は、コミッションとして支払われる資金回収のためのいかなる行動についても、その義務を負うものではない。依頼人は、コミッションについて情報開示が必要かどうかの判断、および必要の際は情報開示の実行について、全責任を負うことを確約する。さらに依頼人は、その情報開示が不十分であるというクレームにより、当方が被った手数料、費用、負債または経費について、当方に払い戻すことを確約する。
  12. 論争解決/準拠法: 両当事者は、本明示契約書に関するいかなる異議についても、本明示契約書に従い、両当事者の上役代表者に異議を提示することによって、双方の議論と可能な解決策を模索し、商業上合理的な努力をもって、非公式および適時に解決をはかることに同意する。; ただし、知的所有権の侵害に関する異議については、本条項に従うものではない。本条項に従い、異議を提出して30日以内に両当事者間にて解決できない場合、いずれの当事者も、仲裁または訴訟を進める意志がある旨を、他方に対し通知できる。法の選択または抵触法を除き、 本明示契約書はホテルが所在する国の法律に準拠し、従うものとする。本明示契約書に関連、または発生した異議(申し立てた当事者が選択した場合)の仲裁は、 当ホテル所在地の司法管轄にて、Rules(ルール)の条項に従って採用された1名以上の仲裁者により、国際商工会議所の仲裁法に従って解決するものとする。本明示契約書に関連、または発生した異議に関する訴訟(提訴した当事者が選択した場合)は、当ホテル所在地(または最も近い有効な場所)の市および国の管轄裁判所によって解決するものとし、両当事者は陪審裁判を行う権利について、明確に放棄する。
  13. 債権取立/訴訟費用: 両当事者は、本明示契約書に関連、発生したいかなる異議に対し、仲裁または訴訟において優性とされた当事者が、賠償金として、訴訟費用に加え裁定前後の利息について、他方に請求できることに同意する。本明示契約書に基づいて当方に支払われるべき金額の回収に、当方が取立業者または法定代理人を雇用する場合、これら回収の努力によって発生した全ての費用は、依頼人が支払うものとする。
  14. 相続人と権利継承者: 両当事者による誓約は、それぞれの相続人と権利継承者を法的に拘束する。本明示契約書または本明示契約書内の権利について、書面によるホテルの事前承認なく譲渡することを禁止する。さらに、本明示契約書で契約した会議場などの施設については、依頼人に限定した使用とする。予約の再販は禁止する。この条項に対する違反を当方が知り得た場合、契約した部屋に対する料金、またはいかなる義務についても依頼人に負わせることなく直ちに本契約書を解除する場合がある。依頼人は契約解除に伴う損害について、本契約に従い責任を負うものとする。
  15. 履行不能: 不可抗力により本明示契約書の履行ができない場合、いずれの当事者も責任を負わないものとする。不可抗力とは、天災、ホテルが所在する市で発生したテロ行為、またはホテルが所在する国の開戦、イベントの開催が不可能または違法となる状況を含むが、これに限定されない。その影響を受けた当事者は、その事態発生後(10)日以内に、その旨を書面により他方に通知することにより、本明示契約書を解約することができる。
  16. 先行事例拘束の不可: 両当事者の予約機会は、多数の要素(料金および客室の空き状況、予想最低収入、季節的需要を含むが、これに限定されない)に基づき、ホテルが査定している。誤解を避けるため、本明示契約書にてホテルが同意した諸条件(特別料金、営業許可などの特権を含むが、これに限定されない)は本明示契約書にて行われる当イベントに対してのみ有効であり、当方のホテルまたはヒルトン・ワールドワイドが経営するその他ホテルにて将来的に行われるイベントに対し、依頼人が先行事例を拘束することはできない。
  17. 雑則: 本明示契約書に記載された内容の修正または変更については、両当事者が署名した書面によって行われなければならない。ただし、最終の参加人数については、電話による通知でもよいこととする。かかる司法管轄において、 違法または施行不可能とされた本明示契約書の条項については、その違法性または施行不可能性の範囲において無効とし、その他の条項については無効としないものとする。違法または施行不可能とされた条項は、準拠法に従い、両当事者の当初の目的を最大限に反映する条項に訂正するものとする。