Les présentes Conditions générales supplémentaires ainsi que le Contrat Express (Québec, Canada), faisant chacun partie intégrante des présentes (collectivement, le présent « Contrat »), sont conclus entre l’Hôtel et le Groupe, tels que définis dans le Contrat Express.  Tous les termes portant une majuscule utilisés dans les présentes qui ne sont pas spécifiquement définis ont la signification qui leur est donnée dans le Contrat Express. Pendant toute la durée de l’évènement pour lequel vous utilisez et occupez les salles de l’Hôtel, vous devez respecter toutes les exigences stipulées dans les présentes et qui peuvent être modifiées par Hilton Worldwide, Inc. (« Hilton Worldwide »), le cas échéant, à sa discrétion et affichées sur le présent site Web.

1. RÉCEPTIONS ET BANQUETS: Pour les réceptions au cours desquelles nourriture et boissons sont servies, les conditions suivantes s’appliquent :

Heures supplémentaires : Votre évènement doit commencer et se terminer à l’heure prévue. Vous devrez nous rembourser pour toutes les heures supplémentaires ou autres dépenses encourues en raison de l’impossibilité à respecter ces exigences.

Augmentations de prix: Il peut y avoir des augmentations de prix en raison de la fluctuation du marché au moment de l’évènement.  Nous vous informerons de ces augmentations à l’avance. Vous devrez alors nous confirmer par écrit que vous acceptez, sinon nous pourrons, à notre entière discrétion, apporter certains changements aux menus, que vous devrez également accepter.

Frais d’installation: Si d’importants aménagements ou montages spécifiques sont nécessaires, des frais d’installation seront demandés pour couvrir les frais de l’hôtel et le personnel supplémentaire. Si l’hôtel ne dispose pas de tout le matériel nécessaire, vous acceptez de payer la location du matériel supplémentaire.

Frais supplémentaires : Vous acceptez de payer à l’Hôtel nourriture, boissons et autres services non stipulés dans le Contrat Express et toute annexe, mais qui ont été mis à votre disposition à votre demande pendant l’évènement. Avant ou  à votre date d’arrivée, vous nous confirmerez par écrit le nom des personnes que vous avez autorisées à ajouter des frais supplémentaires pendant l’évènement au-delà des montants contractuels. Un document relatant tous les frais supplémentaires (location de la salle, matériel audiovisuel, tableaux de conférence, repas et pauses, et autres frais divers) sera présenté à l’une des personnes que vous avez autorisées à signer pour qu’elle le vérifie et le signe chaque jour.

Nourriture et boissons venant de l’extérieur: En raison de la loi en vigueur, vous ne pourrez pas apporter de boissons alcoolisées dans l’Hôtel pendant votre évènement.  Vous devez obtenir notre autorisation au préalable avant d’apporter dans notre Hôtel de la nourriture ou des boissons non alcoolisées venant de l’extérieur.  Des frais de service s’appliqueront à la nourriture et aux boissons servies dans notre espace réception, que des membres du personnel de l’Hôtel soient requis ou non.

Objets exposés et décorations ; vos biens: Vous pouvez, à votre convenance, souscrire à une assurance pour couvrir vos décorations, objets spéciaux et autres biens. Dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des dommages subis par les biens vous appartenant ou appartenant aux participants, ni de leur perte, et nous n’avons aucune assurance pour les couvrir. Tous les objets exposés et/ou les décorations seront soumis à notre autorisation écrite au préalable et nous nous réservons le droit de vous facturer le travail effectué par le personnel de l’Hôtel dans le cadre de leur installation ou de leur démontage. L’Hôtel peut vous indiquer les frais susceptibles de vous être facturés sur demande.

Fournisseurs extérieurs: Si vous décidez d’utiliser des fournisseurs extérieurs dans les locaux de l’Hôtel pendant votre Évènement, vous devrez nous en informer au moins 10 jours avant la tenue de l’Évènement. Nous pouvons exiger que vos fournisseurs extérieurs signent une convention de décharge de responsabilité, d’indemnisation et d’assurance sous la forme actuellement utilisée par l’Hôtel pour les fournisseurs extérieurs similaires, et qu’ils fournissent une preuve d’assurance pour des montants qui nous paraissent acceptables (nous déterminerons les montants et les types d’assurance à notre seule discrétion en fonction du type de services que le fournisseur fournira) avant de pouvoir fournir les services dans les locaux de notre Hôtel.  Dans certains cas, l’Hôtel peut être obligé, en vertu des obligations qui lui sont imposées par les syndicats ou les conventions collectives, d’utiliser son propre personnel pour fournir certains services, et vous acceptez de payer les frais et/ou les charges associés à ces services.

Déroulement de l’évènement: Dans toute la mesure permise par la loi, vous assumez l’entière responsabilité des dommages causés dans nos locaux pendant la durée de l’évènement, y compris, mais sans s’y limiter, les dommages causés, par vous, vos employés, invités, agents et sous-traitants, et tous dommages résultant de l’installation, de l’emplacement ou du démontage de votre matériel, objets exposés et autres éléments. Par souci de clarté, le groupe ne sera pas responsable des dommages causés aux chambres des invités ou aux espaces publics de l’Hôtel non occupés par le groupe. Dans ce cas-là, l’Hôtel devra réclamer un paiement pour les dommages et intérêts auprès du/des invité(s) responsable(s). Vous acceptez également de ne pas occasionner de perturbations aux autres clients ou réunions, telles qu’un bruit excessif, des fumigènes et générateurs de brouillard, de la neige carbonique, des canons à confettis, des bougies, de l’encens, ou toute autre activité qui génère des odeurs nauséabondes. L’Hôtel se réserve le droit de mettre immédiatement fin à l’évènement si vous ne respectez pas sa demande de réduire ou d’éliminer ladite perturbation, dans ce cas vous demeurerez responsable de tous les frais liés à votre évènement et aucun remboursement ne sera accordé par l’Hôtel.

Sécurité en cas d’incendie: Pour assurer la sécurité des personnes et des biens, il est interdit d’utiliser des feux d’artifice ou des dispositifs incendiaires dans l’enceinte de l’Hôtel. Toutes les chambres doivent respecter les règles du service d’incendie local, notamment celles qui concernent le taux d’occupation, les couloirs d’accès obligatoires, le dégagement du plafond et les issues de secours. Tout évènement présentant des véhicules, des générateurs de brouillard, des démonstrations de cuisine avec équipements de cuisson à combustible, des lasers, des objets exposés (y compris des simulations) ou des installations majeures nécessitant un montage et des accessoires, doit avoir une autorisation certifiée du chef du service d’incendie local. Tous les frais associés aux permis, à l’approbation du plan de la salle et au piquet d’incendie de réserve sont à votre charge et les copies approuvées desdits permis doivent nous être envoyées au moins trois (3) jours avant la tenue de votre évènement. Si vous avez besoin de services de gréement pour cet évènement, l’équipement audio-visuel peut être réservé auprès de AVW/Telav qui possède un bureau à notre hôtel ou par notre service des banquets. Le choix du fournisseur en équipement audio-visuel demeure à votre discrétion. Tous les frais s’y rapportant seront à votre charge.

Sécurité: Si nécessaire, selon le jugement de l’Hôtel, afin de maintenir des mesures de sécurité appropriées selon la taille et/ou la nature de votre évènement, vous devrez vous procurer, à vos frais, le personnel de sécurité fourni par une agence de sécurité ou une société de gardiennage agréée, qui devra faire l’objet d’un accord préétabli par l’Hôtel.  Ce personnel de sécurité ne peut pas porter d’armes.  Votre agence de sécurité devra fournir une preuve d’assurance et signer une convention de non-responsabilité avant d’être autorisée à fournir des services dans les locaux de l’Hôtel.

2. PROGRAMME BONI POUR PLANIFICATEUR D’ÉVÈNEMENT (SI APPLICABLE): Si une personne est désignée dans le Contrat Express comme étant l’Organisateur de l’évènement, il pourra recevoir des points bonus dans le cadre d’un évènement répondant aux critères du programme. Seul l’Organisateur de l’évènement, spécifiquement identifié dans le Contrat Express, pourra bénéficier de ce Boni pour planificateur d’évènement, sauf si nous recevons avant l’évènement, la confirmation écrite signée par vous ou l’Organisateur (selon le cas) qu’une autre personne doit le recevoir. Tous les détails et les règles relatives au programme Boni de planificateur d’évènement sont disponibles sur le site web: www.hilton.com. Vous (et votre Organisateur de réunion si ce dernier signe le Contrat en votre nom) devrez déterminer si la divulgation du Boni de planificateur d’événement est nécessaire et se charger de ladite divulgation au besoin. Par ailleurs, vous (et votre Organisateur de réunion si ce dernier signe le Contrat en votre nom) acceptez de nous rembourser les frais, dépenses et honoraires encourus par nous si une personne prétend que la divulgation était insuffisante.

3. COMMISSIONS (SI APPLICABLE): Si les tarifs de vos chambres donnent droit à une commission, nous verserons alors une commission de 10% du tarif des chambres (à l’exception des remises, frais de société de logement, ou autre subvention) pour chaque chambre réellement occupée et payée par vous ou vos participants et qui a été réservée dans le cadre d’un bloc de chambres déterminé aux tarifs de groupe, tel que précisé dans le Contrat Express. La commission sera versée uniquement à l’Organisateur de la réunion, sauf si, avant le début de l’évènement, nous recevons une notification écrite signée par vous et l’Organisateur de la réunion indiquant que ladite commission doit être payée à une autre personne. Nous ne sommes pas tenus de prendre des mesures visant à obtenir les fonds versés à titre de commissions. Vous (et votre Organisateur de réunion si ce dernier signe le Contrat en votre nom) devrez déterminer si la divulgation de la commission est nécessaire et faire ladite divulgation au besoin. Par ailleurs, vous (et votre Organisateur de réunion si ce dernier signe le Contrat en votre nom) acceptez de nous rembourser les frais, dépenses et honoraires encourus si une personne prétend que la divulgation était insuffisante.

4. RESPECT DES LOIS : Vous acceptez de respecter toutes les lois et réglementations applicables, y compris, mais sans s’y limiter, les codes en matière de santé et de sécurité, les réglementations concernant la lutte contre le terrorisme, la corruption et le blanchiment d’argent, et les réglementations en matière d’incendie. Vous déclarez et garantissez que vous ne figurez pas actuellement sur la Liste des Ressortissants spécifiquement désignés et Autres personnes refusées (notamment les terroristes et trafiquants de drogue) de l’Agence américaine pour le contrôle des transferts d’actifs (OFAC) (la « Liste de l’OFAC »), ni sur aucune autre liste de contreparties non autorisées, y compris celles maintenues par d’autres gouvernements en vertu des sanctions commerciales ou financières nationales, régionales ou prises par les Nations Unies qui s’appliquent.   Si votre nom est ajouté à l’une de ces listes de contreparties non autorisées avant la date de votre arrivée, alors vous devrez nous en informer immédiatement. Vous pouvez trouver la Liste de l’OFAC en vous rendant à la page: http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.

5. ANNULATION POUR MOTIF LÉGITIME: En plus des autres droits et recours légaux à notre disposition en vertu des lois applicables, nous pouvons annuler votre évènement et le Contrat Express sans préavis dans l’une des circonstances suivantes : (i) si les avances ou acomptes ne sont pas payés en temps voulu, ou (ii) pour d’autres raisons si nous croyons qu’il est nécessaire de le faire pour que nous puissions remplir nos obligations en vertu des lois et réglementations applicables, notamment si votre nom est ajouté sur une liste de contreparties non autorisées comme indiqué dans la clause précédente. Si nous annulons votre évènement pour un motif légitime comme stipulé en vertu de la présente clause, alors nous pourrons prétendre à des dommages et intérêts pour cause d’annulation complète, tel que stipulé dans le Contrat Express.

6. DROIT DE L’HÔTEL D’ANNULER DE FUTURS ÉVÈNEMENTS: Nous pouvons décider d’annuler tout accord conclu séparément entre vous et l’Hôtel pour d’autres réunions/réceptions organisées à l’avenir par vous dans notre Hôtel sans aucune responsabilité envers vous concernant ladite annulation (l’Hôtel ne paiera aucun frais, charge, dommage et intérêt ou pénalité en raison de l’annulation et aucune plainte ne pourra être déposée contre l’Hôtel suite à l’annulation) si l’un des événements ci-après se produit : (i) le compte principal concernant un évènement terminé reste impayé après 60 jours; (ii) vos employés, agents, fournisseurs ou participants causent des dommages matériels ou perturbent les locaux de l’Hôtel, dans le cadre de ses opérations ou au détriment de ses clients ; (iii) une activité criminelle dans les locaux de l’Hôtel suite à votre évènement; ou (iv) vous réservez et annulez par la suite un nombre excessif d’évènements confirmés, tel que déterminé par l’Hôtel à sa discrétion.

7. AVANTAGES PROMOTIONNELS: Nous avons le droit d’examiner et d’approuver tout matériel publicitaire ou promotionnel dans le cadre de votre évènement qui fait tout particulièrement référence au nom de l’Hôtel ou à un nom ou logo appartenant à l’une des filiales de Hilton Worldwide.

8. RÉSOLUTION DES LITIGES / DROIT APPLICABLE: Les parties acceptent de faire tous les efforts raisonnables sur le plan commercial pour résoudre, de façon informelle et aux moments opportuns, tout litige concernant une question relative au Contrat en exposant ledit litige aux représentants de la direction de chaque partie pour qu’ils puissent en discuter et parvenir à un règlement éventuel dans l’ordre stipulé dans les présentes, sous réserve toutefois que les litiges relatifs à une violation des droits de propriété intellectuelle ne soient pas soumis à la présente disposition. Si, dans les trente (30) jours ouvrables qui suivent la soumission d’un différend conformément à la présente clause, les parties sont incapables de s’accorder sur une résolution du litige, alors l’une ou l’autre partie pourra informer l’autre partie de son intention d’avoir recours à l’arbitrage ou d’engager des poursuites judiciaires. Le présent Contrat sera régi et interprété conformément aux lois locales de la province dans laquelle l’Hôtel est situé. Les parties conviennent qu’en cas de litige découlant du Contrat, le siège de l’arbitrage ou du règlement des différends sera la ville dans laquelle l’Hôtel est situé (ou la ville la plus proche).

9. LITIGES IMPLIQUANT DES PAIEMENTS PAR CARTE DE CRÉDIT: Pour que l’Hôtel puisse accepter votre carte de crédit comme moyen de paiement autorisé pour le règlement des frais facturés sur le compte principal, vous devez accepter que tout litige pouvant découler des frais du compte principal soit réglé directement entre nous et être d’accord pour travailler de bonne foi à la résolution rapide des questions portant sur les factures litigieuses. Tout litige qui ne peut pas être résolu rapidement à la satisfaction mutuelle des parties sera réglé conformément aux dispositions en matière de résolution des différents stipulées ci-dessus.

10. RECOUVREMENT / FRAIS JURIDIQUES: Vous et l’Hôtel acceptez qu’en cas de litige découlant de quelque manière que ce soit du Contrat Express, la partie gagnante dans tout arbitrage ou procédure judiciaire aura le droit de percevoir une indemnité représentant ses frais et dépense, plus l’intérêt avant et après jugement. Si nous requérons les services d’un organisme de recouvrement ou d’un représentant légal pour aider au recouvrement des montants qui nous sont dus en vertu du Contrat Express, vous payerez toutes les dépenses encourues dans le cadre dudit recouvrement.

11. SUCCESSEURS ET CESSIONNAIRES: Les engagements pris par chacune des parties lient leurs successeurs et cessionnaires respectifs. Vous ne pouvez pas céder le Contrat Express ou tout droit en vertu de celui-ci sans l’autorisation écrite préalablement par l’Hôtel. Par ailleurs, les installations retenues dans le Contrat, y compris les salles de réunion, sont pour votre usage exclusif.  Vous ne pouvez pas revendre les réservations.  Si nous avons connaissance d’une violation du présent article, nous pourrons immédiatement résilier le Contrat, et ne serrons aucunement tenu responsable envers vous pour les chambres ou les tarifs retenus, et vous serez tenus responsables des dommages et intérêts découlant de l’annulation, tel que stipulé dans les présentes.

12. IMPOSSIBLE: Aucune des parties ne sera tenue responsable de l’impossibilité à remplir ses obligations dans le cadre de l’exécution du Contrat Express si des circonstances indépendantes de sa volonté, y compris, mais sans s’y limiter, des catastrophes naturelles, des attaques terroristes dans la ville où l’Hôtel est situé, ou une guerre déclarée au Canada, font qu’il est illégal ou impossible pour l’Hôtel d’accueillir l’évènement. La partie concernée peut résilier le Contrat Express sans préavis en informant par écrit l’autre partie dans les dix (10) jours qui suivent la survenue de cette circonstance.

13. ABSENCE DE PRÉCÉDENT OBLIGATOIRE: Étant donné que les possibilités de réservation de groupe sont examinées par l’Hôtel en fonction de nombreux facteurs (y compris, mais sans s’y limiter, le tarif et la disponibilité des chambres, les frais minimaux totaux prévus, les demandes saisonnières, etc.), afin qu’aucun doute ne subsiste, les conditions générales acceptées dans le présent Contrat Express par l’Hôtel, y compris, mais sans s’y limiter, les tarifs spéciaux et les concessions décrites dans les présentes, sont au bénéfice de l’évènement stipulé dans le présent Contrat Express uniquement et ne peuvent pas être utilisées par le Groupe pour créer un précédent obligatoire pour des évènements futurs dans notre Hôtel ou dans tout autre hôtel faisant partie de Hilton Worldwide.

14. DIVERS: Toute modification ou changement des dispositions stipulées dans le Contrat Express doit être fait(e) par écrit, signé(e) par vous et nous, sous réserve cependant que vous nous garantissiez votre participation par téléphone. Toute disposition du Contrat Express qui s’avère illégale ou inapplicable dans une juridiction quelle qu’elle soit, est réputée être sans effet à concurrence d’une telle illégalité ou inapplicabilité sans affecter la validité des dispositions restantes, et ladite disposition illégale ou inapplicable doit être reformulée afin de refléter autant que possible les intentions initiales des parties conformément à la loi applicable.