يتم إبرام هذه البنود والشروط الإضافية والاتفاقية الصريحة، التي يُعتبر كل منها بموجب ذلك جزءًا من هذه الاتفاقية (يُشار إليهما معًا باسم هذه “الاتفاقية”) بين الفندق والعميل، حسب تعريف هذه البنود في “الاتفاقية الصريحة”.  إن كافة المصطلحات المكتوبة بأحرف كبيرة في الإنجليزية والموضوعة بين علامتي تنصيص في العربية والمستخدمة هنا ولم يتم تعريفها على وجه التحديد تحمل المعاني المنسوبة إليها في “الاتفاقية الصريحة”. وخلال مدة استخدامك وشغلك الكاملة لمباني الفندق خلال فعاليات الحدث، يجب عليك الالتزام بكل المتطلبات المبينة هنا وحسبما قد يتم تعديلها بواسطة شركة هيلتون العالمية (Hilton Worldwide, Inc.) (“هيلتون العالمية”) من وقت إلى آخر وفقًا لتقدير شركة هيلتون العالمية وحدها والتي يتم نشرها على هذا الموقع الإلكتروني.

  1. النفقات الإضافية: أنت توافق أن تدفع للفندق تكلفة أي أغذية ومشروبات وغيرها من الخدمات الأخرى غير المنصوص عليها صراحةً في “الاتفاقية الصريحة” وأي ملحق ولكن يتم تقديمها بناء على طلبك خلال فعاليات الحدث. في يوم تاريخ الوصول أو قبله، سوف تؤكد لنا بصيغة كتابية أسماء الأشخاص الذين فوضتهم بالتصديق على النفقات الإضافية في الحدث فوق المبالغ المنصوص عليها في العقد. وسوف يتم تقديم كل سجلاتنا الخاصة بالنفقات الإضافية (تأجير غرفة اجتماعات، والأجهزة الصوتية/المرئية، والألواح الورقية القلابة، وخدمات الأغذية والمشروبات وغيرها من الخدمات العارضة الأخرى) إلى أحد الأشخاص المفوضين بالتوقيع نيابة عنك لكي يقوموا بفحصها والتوقيع عليها بصفة يومية.
  2. شروط السداد للإقامة في غرف النوم (إن كانت منطبقة): إذا كان الحدث الخاص بك يتضمن الإقامة في غرف النوم، فإنه لتخصيص أنواع غرف معينة للحاضرين التابعين لك، يجب تأكيد حجز كل غرفة في مجموعة الغرف الخاصة بك بنفس الطريقة الموضحة أدناه، في فترة لا تتجاوز أربعة عشر (14) يوماً قبل تاريخ الوصول الخاص بك. وسوف يُعرف هذا التاريخ باسم “تاريخ غلق الحجز”. بعد تاريخ غلق الحجز، توافق على أنه يجوز للفندق عرض غرف النوم غير المستخدمة في مجموعة الغرف المحجوزة الخاصة بك على النزلاء الآخرين بهدف تقليل خسائر الفندق وتقليل التزاماتك بموجب فقرة تعويضات الأداء. ولن يتم قبول تأكيد حجز الغرف بعد تاريخ غلق الحجز إلا على أساس توفر الغرف فقط وبسعر الفندق السائد. لتأكيد حجز غرفة نوم ما داخل مجموعة الغرف الخاصة بك، يجب التأمين على غرفة النوم ببطاقة ائتمان سارية بواسطتك أو بواسطة المخطط أو النزيل الحاضر في الحدث الخاص بك. وفي حالة التأمين على غرف النوم باستخدام بطاقتك الائتمانية، يمكن للأشخاص الحاضرين في الحدث بعد ذلك تقديم معلومات بطاقاتهم الائتمانية بالنسبة لغرف النوم الخاصة بهم. ويُرجى ملاحظة أن الفندق لن يُحمِّل رسوماً على بطاقة الائتمان في وقت تقديم البطاقة لتأكيد حجز غرفة. بل إن الرسوم سوف تُحمل على البطاقات الائتمانية في الحالات التالية فقط:1) عند تسجيل الخروج من الفندق، ما لم تقدم وسيلة أخرى من وسائل السداد، و2) في حالة تقييم رسوم الإلغاء المبكر للحدث أو رسوم التغيب. أما إذا تأكد حجز كل غرف النوم الموجودة في مجموعة الغرف الخاصة بك باستخدام إحدى بطاقات الائتمان في يوم تاريخ غلق الحجز أو قبله، فسوف يُطلب منك تقديم قائمة بإشغال الغرف تتضمن اسم النزيل الذي سوف يشغل كل غرفة نوم، بالإضافة إلى عنوان النزيل.
  3. الأغذية والمشروبات الخارجية: بموجب القانون واجب التطبيق، لا يجوز لك إحضار مشروبات كحولية في الفندق لفعاليات الحدث الخاص بك.  كما يجب عليك الحصول على موافقة مسبقة منا قبل أن تحضر أية أغذية أو مشروبات غير كحولية من مصادر خارجية إلى الفندق الخاص بنا.  وسوف تنطبق رسوم خدمة على أي أغذية أو مشروبات خارجية يتم تقديمها في المساحة المخصصة لفعاليات مناسبتك، بغض النظر عما إذا كانت عمالة الفندق مطلوبة أم لا.
  4. خدمات التوصيل: ينبغي إجراء ترتيبات خدمات توصيل الطرود من خلال مدير الحدث المعين من جانبك. وقد تفرض رسوم على الاستلام والمناولة والشحن.  ولن نقبل أي طرود تسوجب قيامنا بدفع تكاليف الشحن.  ولن يتم قبول الطرود التي يتم توصيلها إلا في غضون 48 ساعة قبل تاريخ وصولك، ما لم نوافق على خلاف ذلك مسبقاً.  ويجب عنونة وتوصيف كل الطرود التي يتم توصيلها بشكل صحيح طبقاً لإرشاداتنا. ولن نكون مسئولين، إلى أقصى حد يسمح به القانون واجب التطبيق، عن أي ضرر أو فقدان للطرود الخاصة بك.
  5. المقاولون الخارجيون: إذا اخترت الاستعانة بمقاولين خارجيين في مباني الفندق الخاص بنا خلال فعاليات الحدث الخاص بك، يجب عليك إخطارنا بذلك بعشرة (10) أيام على الأقل قبل تاريخ الحدث الخاص بك. يجوز لنا مطالبة المقاولين الخارجيين التابعين لك بالتوقيع على اتفاقية صون وتعويض وتأمين بالشكل المستخدم حالياً في الفندق بالنسبة للمقاولين الخارجيين المماثلين، وتقديم إثبات التأمين بمبالغ مقبولة لنا (سيتم تحديد مبالغ وأنواع التأمين وفقاً لتقديرنا وحدنا استناداً إلى نوع الخدمات التي سيقدمها المقاول الخارجي) وذلك قبل أن يُسمح للمقاول الخارجي بتقديم الخدمات في مباني الفندق الخاص بنا.  وفي بعض الحالات، قد تتم مطالبة الفندق، بموجب الالتزامات المفروضة عليه من جانب النقابات العمالية أو اتفاقيات المفاوضات الجماعية، باستخدام عمالة الفندق لتقديم خدمات معينة، وأنت توافق على سداد الرسوم و/أو المصروفات المرتبطة بهذه الخدمات.
  6. إجراء فعاليات الحدث: أنت تتحمل المسئولية الكاملة، إلى أقصى حد يسمح به القانون، عن سلوك كل الأشخاص الحضور في الحدث الخاص بك كما تتحمل مسئولية الخسائر و/أو أي أضرار تلحق بأي جزء من مباني الفندق الخاص بنا خلال وقت فعاليات الحدث، والتي يتسبب فيها موظفوك والعمال المؤقتون والوكلاء والمقاولون والمقاولون من الباطن التابعون لك، وكذلك الشخصيات الحاضرة في الحدث. ويتم إخطارك بالحصول على التأمين المناسب والاحتفاظ به سارياً، وقد يطلب الفندق منك تقديم شهادة أو إثبات لهذا التأمين. ويمكنك، حسب اختيارك، شراء التأمين لتغطية الديكورات والأغراض الخاصة والممتلكات الأخرى الخاصة بك. وليس لدى الفندق تأمين يغطي، كما لن يكون الفندق مسئولاً عن، إلى أقصى حد يسمح به القانون واجب التطبيق، أية أضرار أو خسائر تقع على ممتلكاتك.  إذا لزم الأمر وحتى يتسنى دعم الإجراءات الأمنية الكافية في ضوء حجم الحدث الخاص بك و/أو طبيعته، سوف تقوم، وفقاً لتقديرنا المعقول وحدنا وعلى نفقتك الخاصة، بتوفير أفراد الأمن من وكالة أمنية أو شركة حراسات مرخصة ذات سمعة معروفة وتزاول عملها في المدينة أو الدولة التي نتواجد بها، ويجب أن تخضع هذه الوكالة لموافقتنا المسبقة. ولا يجوز لأفراد الأمن هؤلاء حمل الأسلحة.
  7. الالتزام بالقوانين: أنت توافق على الالتزام بكل القوانين والتنظيمات واجبة التطبيق بما فيها، على سبيل المثال لا الحصر، قوانين الصحة والسلامة، وقوانين وتنظيمات مكافحة الإرهاب، ومكافحة الفساد، ومكافحة غسيل الأموال، وتنظيمات مكافحة الحرائق. وعلى ذلك، فأنت تؤكد وتضمن أنك لست موجوداً حالياً على “قائمة OFAC”، أو على أي من قوائم الجهات المحظورة المماثلة، بما فيها تلك القوائم التي تحتفظ بها الحكومات الأخرى بموجب عقوبات الأمم المتحدة أو العقوبات الإقليمية أو العقوبات التجارية الوطنية أو العقوبات المالية واجبة التطبيق. وفي حالة إضافتك إلى أي من قوائم الجهات المحظورة هذه قبل تاريخ الوصول الخاص بك، يجب عليك في هذه الحالة إخطارنا على الفور. يمكن الحصول على “قائمة OFAC” بزيارة موقع http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx.
  8. الإلغاء لسبب: بالإضافة إلى أي حلول وحقوق قانونية أخرى متوفرة لنا بموجب القوانين واجبة التطبيق، يجوز لنا إلغاء الحدث الخاص بك والاتفاقية الصريحة بدون أي التزام علينا في أي من الظروف التالية: (1) إذا لم يتم سداد الدُفعات المقدمة أو التأمينات في الوقت المناسب؛ أو (2) إذا قمت أنت أو أي من الموظفين أو الوكلاء أو المقاولين من الباطن أو المسئولين التابعين لك بارتكاب أي عمل غير مشروع، أو التصرف بطريقة يُحتمل أن تضرّ بسمعة الفندق أو شركة هيلتون العالمية؛ أو (3) لأية أسباب أخرى إذا رأينا من الناحية المعقولة أنه من الضروري القيام بذلك حتى يمكننا الوفاء بالتزاماتنا في ظل القوانين أو التنظيمات واجبة التطبيق، ويشمل ذلك عند إضافة اسمك إلى أي من قوائم الجهات المحظورة وذلك على النحو الموضح في البند السابق. وفي حالة قيامنا بإلغاء الحدث الخاص بك لسبب منصوص عليه في هذا البند، يحقّ لنا في هذه الحالة الحصول على تعويضات الإلغاء الكامل المنصوص عليها في “الاتفاقية الصريحة”.
  9. حق الفندق في إلغاء الأحداث المستقبلية: يجوز لنا اختيار إلغاء أي اتفاقيات تُبرم على حدة بينك وبين الفندق للاجتماعات/المناسبات الإضافية المطلوب إقامتها في المستقبل بدون تحمل أي التزام أو مسئولية تجاهك نتيجة هذا الإلغاء (فلن يتحمل الفندق أي رسوم أو نفقات أو تعويضات أو جزاءات نتيجة الإلغاء، ولن يتم رفع أي دعوى ضد الفندق نتيجة الإلغاء) في حالة حدوث أحد الأمور التالية: (1) أن يظل الحساب الرئيسي لأحد الأحداث المكتملة دون سداد بعد 60 يوماً؛ أو (2) إذا تسبب الموظفون أو الوكلاء أو المقاولون أو الحاضرون التابعون لك في درجة غير معقولة من الضرر أو التعطيل لمباني الفندق أو لعملياته أو نزلائه؛ أو (3) في حالة وقوع أي نشاط إجرامي في مباني الفندق نتيجة الحدث الخاص بك أو بشكل يرتبط به؛ أو (4) إذا أجريت الحجز ثم قمت لاحقاً بإلغاء عدد زائد من الأحداث المؤكدة، وذلك حسبما يحدد الفندق وفق تقديره وحده.
  10. الاعتبارات الترويجية: نحن نحتفظ بالحق في مراجعة والموافقة على أي إعلانات أو مواد ترويجية فيما يتعلق بالحدث الخاص بك والتي تشير بصفة خاصة إلى اسم الفندق أو أي اسم أو شعار مملوك لشركة تابعة لشركة هيلتون العالمية.
  11. برنامج مكافأة مخطط الحدث (إذا كان قابلاً للتطبيق): إذا تم تحديد أحد الأفراد في “الاتفاقية الصريحة” باعتباره “مخطط الحدث”، فقد يتأهل هذا الشخص للحصول على “مكافأة مخطط الحدث” وذلك للحدث المؤهل. ومخطط الحدث الذي يتم تحديده بالاسم في “الاتفاقية الصريحة” هو فقط من سيتأهل للفوز بهذه المكافأة، ما لم نتلقَ معلومات كتابية موقعة من جانبك أو من جانب المخطط (حسبما هو مطبق) قبل الحدث تفيد بأن شخصاً آخر هو من سيحصل على مكافأة مخطط الحدث.  بالنسبة لهذا الحدث، سوف يحصل مخطط الحدث على نقطة ونصف نقطة من نقاط مكافأة برنامج HHonors لكل واحد دولار أمريكي مؤهل يتم إنفاقه حتى الوصول إلى حد أقصى للمنح قدره 100,000 نقطة. وتتوفر كامل التفاصيل والقواعد الخاصة ببرنامج مكافأة مخطط الحدث على الموقع الإلكترونيwww.hilton.com. كما تخضع كل من عضوية برنامج HHonors الخاص بشركة هيلتون وكسب النقاط واستردادها لبنود وشروط برنامج HHonors. وقبل أن يتم إصدار مكافأة مخطط الحدث، يجب أن يُقدَّم إلينا نموذج إقرار موقّع من ممثل مفوّض عن صاحب عمل مخطط الحدث، على أن يؤكد هذا النموذج تماماً أن صاحب العمل على دراية بالمكافأة التي يتم تقديمها إلى مخطط الحدث، وأن إصدار هذه المكافأة لا يخالف أو ينتهك سياسات صاحب العمل وذلك اعتباراً من تاريخ إصدار مكافأة مخطط الحدث. ويمكننا تقديم نموذج إقرار مقبول لدينا. وأنت توافق على تحمل المسئولية الكاملة عن تحديد ما إذا كان الإفصاح عن مكافأة مخطط الحدث مطلوباً، كما تتحمل مسئولية القيام بهذا الإفصاح إذا كان مطلوباً.  وعلاوة على ذلك، فإنك توافق على تعويضنا عن أي رسوم أو تكاليف أو مطلوبات أو مصروفات نتكبدها إذا ادعى أي شخص بأن هذا الإفصاح غير كافٍ.
  12. العمولات (إذا كانت منطبقة وعلى الوكلاء فقط في هذه الحالة): في حالة خضوع أسعارك للعمولة، فسوف نقوم في هذه الحالة بدفع العمولة فقط إلى الوكالات التي تُعتبر أعضاءً معتمدين في IATA أو TIDS أو HBAA (أو الجهات المماثلة). إذا كان الحدث الخاص بك يتضمن الإقامة في غرف النوم، فسوف يتم دفع العمولة على أساس سعر الغرفة (غير شامل أي خصومات أو رسوم شركة الإسكان أو الإعانات الأخرى) لكل غرفة يتم شغلها بالفعل ودفع تكلفتها بواسطتك أو بواسطة الحضور التابعين لك والتي تم حجزها كجزء من مجموعة الغرف المؤكدة بالأسعار الجماعية الخاصة كما هو محدد في “الاتفاقية الصريحة”. ولن يتم دفع العمولة سوى إلى المخطط المعيّن فقط، إلا إذا استلمنا – قبل بدء فعاليات الحدث – إخطاراً كتابياً وموقّعاً من جانبك ومن جانب المخطط المعيّن يفيد بأنه يجب دفع العمولة إلى شخص أو كيان آخر.  وما لم يُذكر غير ذلك تحديداً في “الاتفاقية الصريحة”، سوف يتم سداد العمولة على دُفعة واحدة ولكن بعد أن نستلم مبلغ السداد الكامل الخاص بالحدث علاوة على فاتورة عمولة سارية.  ونحن لا نتعهد أو نلتزم باتخاذ أي إجراء لتحصيل المبالغ المطلوب سدادها كعمولات.  وأنت توافق على تحمل المسئولية الكاملة عن تحديد ما إذا كان الإفصاح عن العمولة مطلوباً، كما تتحمل مسئولية القيام بهذا الإفصاح إذا كان مطلوباً.  وعلاوة على ذلك، فإنك توافق على تعويضنا عن أي رسوم أو تكاليف أو مطلوبات أو مصروفات نتكبدها إذا ادعى أي شخص بأن هذا الإفصاح غير كافٍ.
  13. تسوية المنازعات / القانون الحاكم: يوافق الطرفان على بذل جهودهما المعقولة من الناحية التجارية للقيام بشكل غير رسمي وفي الوقت المناسب بتسوية أي نزاع يتعلق بأية مسألة مرتبطة بالاتفاقية الصريحة عن طريق عرض مسألة النزاع على ممثلين كبار لكل طرف من أجل مناقشتها والتوصل إلى الحل الممكن لها بالترتيب المبيّن هنا؛ ولكن شريطة ألا يكون النزاع المتعلق بانتهاك حقوق الملكية الفكرية خاضعاً لهذا النص. وإذا فشل الطرفان، في غضون ثلاثين (30) يوماً تقويمياً بعد عرض مسألة النزاع طبقاً لهذا البند، في التوصل إلى حل لمسألة النزاع، يمكن لأي طرف في هذه الحالة إخطار الطرف الآخر بنيته للجوء إلى التحكيم أو التقاضي. وسوف تخضع الاتفاقية الصريحة ويتم تفسيرها طبقاً لقوانين البلد الكائن به الفندق، باستثناء أية قوانين تتعلق باختيار القانون أو تعارض القوانين. ويجب حل تحكيم النزاعات (إذا اختار الطرف المقدم للدعوى ذلك) التي تنشأ عن أو فيما يتعلق بالاتفاقية الصريحة في الاختصاص القضائي الكائن به الفندق بموجب “قواعد التحكيم لغرفة التجارة الدولية” بواسطة واحد أو أكثر من المحكمين المعينين طبقاً للقواعد المذكورة. وسوف يتم البت في دعاوى تقاضي المنازعات (إذا اختار الطرف المقدم للدعوى ذلك) التي تنشأ عن أو فيما يتعلق بالاتفاقية الصريحة في محكمة مختصة في المدينة أو الدولة الكائن بها الفندق (أو أقرب في أقرب مكان متوفر)، ويتنازل الطرفان صراحةً عن حقهم في إجراء محاكمة بهيئة محلفين.
  14. التحصيل / الأتعاب القانونية: يوافق الطرفان على أنه في حالة نشوء أي نزاع بأي شكل يرتبط بالاتفاقية الصريحة أو ينشأ عنها، فسوف يحقّ للطرف الرابح في أي تحكيم أو أي دعوى قضائية باسترداد تعويض الأتعاب القانونية والتكاليف التي تكبدها، بالإضافة إلى أي فائدة سابقة أو لاحقة للحكم. وفي حالة تعاقدنا للحصول على خدمات وكالة تحصيل أو ممثل قانوني للمساعدة في تحصيل أي مبالغ مستحقة لنا بموجب “الاتفاقية الصريحة”، فعليك أن تدفع كل المصروفات التي نتكبدها نحن في جهود التحصيل هذه.
  15. الورثة والمتنازل لهم: إن الالتزامات التي يتعهد بها كل طرف سوف تكون ملزمة لورثته والأشخاص المتنازل لهم من جانبه. ولا يمكنك التنازل عن “الاتفاقية الصريحة” أو أي حقوق واردة بها بدون الحصول على موافقة كتابية مسبقة من الفندق.  وإضافةً إلى ذلك، تصبح المرافق التي تم التعاقد عليها في “الاتفاقية الصريحة”، بما فيها قاعات الاجتماعات، لاستخدامك الحصري.  ولا يجوز لك إعادة بيع الحجوزات.  وإذا نما إلى علمنا حدوث أي انتهاك لهذا القسم، يجوز لنا القيام على الفور بإنهاء الاتفاقية بدون تحمل أي التزامات تجاهك بخصوص الغرف أو الأسعار المتعاقد عليها، وسوف تتحمل مسئولية التعويضات الناجمة عن الإلغاء كما هو مبيّن بهذه الاتفاقية.
  16. الاستحالة: لا يُعد أي من الطرفين مسئولاً عن عدم التمكن من تنفيذ الاتفاقية الصريحة في حالة وقوع ظروف تتجاوز نطاق سيطرته، ويتضمن ذلك ولكن لا يتقتصر على؛ القضاء والقدر، أو السلطة الحكومية، أو وقوع أعمال إرهابية في المدينة الكائن بها الفندق، أو إعلان الحرب في البلد الكائن به الفندق، مما يجعل من غير القانوني أو من المستحيل بالنسبة للفندق إقامة الحدث.ويجوز للطرف المتضرر إنهاء الاتفاقية الصريحة بدون أي مسئولية عليه عند تقديم إخطار كتابي إلى الطرف الآخر في غضون عشرة (10) أيام من وقوع أي من هذه الظروف.
  17. عدم وجود سابقة مُلزمة: نظراً لأن كل فرصة حجز جماعية يتم تقييمها من جانب الفندق على أساس العديد من العوامل (ويتضمن ذلك ولكن لا يقتصر على، السعر وتوفر الغرف، إجمالي الحد الأدنى من الإيرادات المتوقعة، الطلبات الموسمية، إلخ)، ولتجنب الشك، فإن البنود والشروط المتفق عليها في هذه الاتفاقية من جانب الفندق، والتي تشمل دون أن تقتصر على الأسعار والتخفيضات الخاصة الموضحة هنا، تكون لصالح الحدث المبيّن في هذه الاتفاقية فقط ولا يمكن للعميل استخدامها لاستحداث سابقة مُلزمة للأحداث المستقبلية في الفندق الخاص بنا أو في أي فندق آخر يعمل ضمن مجموعة فنادق شركة “هيلتون العالمية”.
  18. مواد متنوعة: إن أي تعديلات أو تغييرات تطرأ على الترتيبات الموضحة في “الاتفاقية الصريحة” يجب أن تكون في صيغة كتابية وموقّعة من جانبك ومن جانبنا، ولكن شريطة أنه يجوز أن يتم ضمانك النهائي للحضور عبر الهاتف. وأي نص في “الاتفاقية الصريحة” يُعتبر غير قانوني أو غير قابل للتطبيق في أي اختصاص قضائي يصبح غير ساري المفعول إلى الحد المتناسب مع عدم القانونية أو عدم قابلية التطبيق هذه ولكن بدون إلغاء سائر نصوص هذه الاتفاقية، وأي نص غير قانوني أو غير قابل للتطبيق يجب إعادة صياغته ليعكس بأقرب درجة ممكنة النوايا الأصلية للطرفين طبقاً للقانون واجب التطبيق.