ACUERDO EXPRESO (REGIONES EMEA Y ASIA-PACÍFICO) – TÉRMINOS Y CONDICIONES ADICIONALES

Estos Términos y Condiciones Adicionales y el Acuerdo Expreso, cada uno de los cuales forma parte del presente documento (en conjunto, el «Acuerdo») se llevan a cabo por y entre el Hotel y el Cliente, tal como se definen en el Acuerdo Expreso.  Todos los términos en mayúsculas que se utilicen en el presente documento y que no se definan específicamente tendrán el significado que se les atribuye en el Acuerdo Expreso. Durante todo el período de uso y ocupación de las instalaciones del Hotel durante su Evento, deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en el presente documento tal y como se han publicado en este sitio web.

  1. GASTOS ADICIONALES: Usted se compromete a pagar al Hotel cualquier comida, bebida y demás servicios no establecidos expresamente en el Acuerdo Expreso y en cualquier apéndice al mismo pero que se hayan proporcionado a petición suya durante el Evento. En la fecha de llegada o antes, deberá confirmarnos por escrito los nombres de las personas a las que ha autorizado a aprobar gastos adicionales en el evento por encima de las cantidades contratadas.
    Todos nuestros registros de gastos adicionales (alquiler de salas de reuniones, equipos audiovisuales, rotafolios, actividades con comida y bebida y demás gastos imprevistos) se presentarán a uno de sus firmantes autorizados para que los revise y firme a diario. El hecho de que su firmante autorizado no revise a diario los cargos no será motivo para disputar los cargos.
  2. COMIDAS Y BEBIDAS EXTERNOS:Debido a la ley aplicable, no puede traer bebidas alcohólicas al Hotel para su evento.  Debe obtener nuestra autorización previa antes de traer cualquier alimento o bebida no alcohólica externos a nuestro Hotel.  Se aplicarán tasas de servicio a cualquier comida o bebida externos que se sirva en nuestro espacio para actividades, independientemente de si se requiere mano de obra del hotel.
  3. ENTREGAS:Su gerente de Evento designado deberá concertar las entrega de paquetes.  Podrán aplicarse cargos por recepción, manejo y envío.  No se aceptarán paquetes que requieran que paguemos los gastos de envío.  Solamente se aceptarán entregas dentro de las 48 horas anteriores a su fecha de llegada, a menos que acordemos lo contrario con antelación.  Todas las entregas deberán estar etiquetadas correctamente conforme a nuestras directrices. En la medida en que lo permita la ley aplicable, no seremos responsables de ningún daño o pérdida de sus paquetes.
  4. CONTRATISTAS EXTERNOS: Si decide utilizar contratistas externos en el Hotel durante su Evento, deberá notificárnoslo al menos 10 días antes de su Evento.  Podremos exigir a sus contratistas externos que firmen un acuerdo eximente de responsabilidad, de indemnización y de seguro en el formulario que se utiliza actualmente en el Hotel para contratistas externos similares, y que proporcionen pruebas de seguro por montos aceptables para nosotros (los montos y los tipos de seguro se determinarán a nuestra única discreción en función del tipo de servicios que prestará el contratista externo) antes de que se le permita prestar servicios en las instalaciones de nuestro Hotel.  En algunos casos, el Hotel puede estar obligado a utilizar, en virtud de las obligaciones impuestas a Hotel por los sindicatos o los convenios colectivos, la mano de obra de Hotel para prestar determinados servicios, y usted se compromete a pagar las tasas o cargos asociados a dichos servicios.
  5. REALIZACIÓN DEL EVENTO: En la medida en que la ley lo permita, usted asume toda la responsabilidad por cualquier daño que se produzca en nuestras instalaciones durante su Evento, incluyendo, con carácter meramente enunciativo, daños causados por usted, sus empleados, huéspedes, agentes y contratistas y cualquier daño que se produzca como consecuencia de la instalación, la colocación y la retirada de sus pantallas, equipos, exposiciones u otros artículos. En aras de la claridad, no será responsable de daños en los dormitorios de los huéspedes o en los espacios públicos del Hotel que usted no haya utilizado; en esos casos, el Hotel solicitará el pago de los daños al huésped o huéspedes responsables. Se le aconseja que obtenga y mantenga vigente el seguro correspondiente, cuyo certificado o prueba puede ser solicitado por el Hotel. A su elección, puede adquirir un seguro que cubra sus decoraciones, objetos especiales y otras propiedades. El Hotel no tiene seguro contra, ni será responsable de ningún daño o pérdida de su propiedad, en la medida en que lo permita la ley aplicable.  Si, a nuestro único y razonable juicio, fuese necesario para mantener las medidas de seguridad adecuadas en función del tamaño o la naturaleza de su actividad, usted proporcionará, por su cuenta, personal de seguridad suministrado por una agencia de seguridad o de vigilancia con licencia y de buena reputación que opere en la ciudad o en el país en el que estamos ubicados, y dicha agencia estará sujeta a nuestra aprobación previa. El personal de seguridad no podrá portar armas.
  6. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES: Cada una de las partes se compromete a cumplir con la legislación y regulaciones aplicables relacionadas con el Evento objeto de este Acuerdo, incluyendo, sin limitación, los códigos de salud y seguridad, las leyes y regulaciones antiterroristas, anticorrupción, antiblanqueo de dinero y regulaciones contra incendios. Cada una de las partes se compromete a cooperar con la otra y con cualquier autoridad gubernamental pertinente para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. El Grupo reconoce y acepta expresamente que la capacidad de actuación de Hotel en virtud del presente Acuerdo está sujeta al cumplimiento por parte de Hotel de todas las leyes aplicables. Además de cualquier otro derecho y acción legal disponible para el Hotel en virtud de las leyes aplicables, el Hotel podrá cancelar el Evento y el presente Acuerdo sin responsabilidad para con nadie si el Hotel cree razonablemente que es necesario hacerlo para cumplir con sus obligaciones en virtud de todas las leyes o reglamentos aplicables.
  7. CANCELACIÓN JUSTIFICADA: Además de cualquier otro derecho y acción legal disponible para nosotros en virtud de las leyes aplicables, podremos cancelar su Evento y el Acuerdo Expreso sin responsabilidad en cualquiera de las siguientes circunstancias: (a) si los pagos o depósitos anticipados no se pagan a tiempo; (b) si usted o cualquiera de sus empleados, agentes, subcontratistas u oficiales comete algún acto ilegal o actúa de manera que pueda afectar negativamente a la reputación del Hotel o de Hilton; o (c) por otras razones si creemos razonablemente que es necesario hacerlo para que podamos cumplir con nuestras obligaciones bajo las leyes o regulaciones aplicables. En el caso de que cancelemos su evento por una causa justificada como la prevista en esta cláusula, tendremos derecho a la tasa por cancelación completa según lo previsto en el Acuerdo Expreso.
  8. DERECHO DEL HOTEL A CANCELAR FUTUROS EVENTOS: Podemos optar por cancelar cualquier acuerdo que hayan hecho por separado usted y el Hotel para reuniones/actividades adicionales que deban celebrarse en el futuro sin ninguna responsabilidad hacia usted por dicha cancelación (el Hotel no deberá pagar ninguna cuota, cargo, daño o penalización como resultado de la cancelación y no se presentará ninguna reclamación contra el Hotel como resultado de dicha cancelación) si se produce cualquiera de los siguientes casos: (a) si la cuenta maestra de un Evento completado sigue sin pagar después de 60 días; (b) si sus empleados, agentes, contratistas o asistentes causan un daño o interrupción irrazonable a las instalaciones, operaciones o huéspedes del Hotel; (c) en caso de cualquier actividad delictiva en las instalaciones del Hotel que surja o esté relacionada con su Evento; o (d) si usted reserva y posteriormente cancela un número excesivo de eventos confirmados, según lo determine el Hotel a su entera discreción.
  9. CONSIDERACIONES RELATIVAS A LA PROMOCIÓN: Tenemos derecho a revisar y aprobar cualquier anuncio o material promocional relacionado con su evento que haga referencia específica al nombre del hotel o a un nombre o logotipo propiedad de una filial de Hilton. Usted acuerda que podamos compartir la información de su Evento y su Planificador con nuestros proveedores externos que ofrecen servicios de apoyo a grupos que celebran reuniones/actividades en nuestro Hotel, incluyendo servicios audiovisuales, decoradores y floristas entre otros.
  10. PROGRAMA DE BONIFICACIÓN DEL PLANIFICADOR DE EVENTOS (SI PROCEDE): Si en el Acuerdo Expreso se designa una persona como Planificador de eventos, esa persona puede ser apta para ganar una bonificación de Planificador de eventos en un evento con los requisitos exigidos. Solo el Planificador de Eventos que se nombra específicamente en el Acuerdo Expreso será elegible para esta Bonificación de Planificador de Eventos. Los detalles completos y las reglas del Programa de Bonificación para Planificadores de Eventos están disponibles en hilton.com. Usted acepta asumir la plena responsabilidad de determinar si se requiere la divulgación de la Bonificación para Planificadores de Eventos y de hacer dicha divulgación si es necesario.
  11. COMISIONES (SI PROCEDE Y SOLO A LOS AGENTES): Si sus tarifas tienen comisiones, solo pagaremos comisiones a aquellos agentes que sean miembros certificados de la IATA, TIDS o HBAA (u organismos similares). Si su Evento incluye alojamiento en habitaciones, se pagará una comisión sobre la tarifa de las habitaciones (sin incluir los descuentos, las tarifas de la compañía de alojamiento u otros subsidios) por cada habitación realmente ocupada y pagada por usted o sus asistentes que haya sido reservada como parte de su bloque de habitaciones, a las tarifas especiales de grupo especificadas en el Acuerdo Expreso. La comisión se pagará exclusivamente al Planificador designado a menos que, antes del comienzo del Evento, recibamos una notificación de que la comisión se pagará a otra persona o entidad por escrito firmada por usted y el Planificador designado.  Salvo que se mencione específicamente lo contrario en el Acuerdo Expreso, la comisión se pagará en un solo pago, pero solo después de que recibamos el pago completo del Evento, así como una factura válida de la comisión.  No tenemos ninguna obligación de tomar ninguna medida para recaudar los fondos que se paguen como comisiones.  Usted acepta asumir la plena responsabilidad de determinar si se requiere la divulgación de la comisión y de hacer dicha divulgación si es necesario.  Además, acepta reembolsarnos los honorarios, costes, responsabilidades o gastos en que incurramos en caso de que cualquier persona alegue que la divulgación fue insuficiente.
  12. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS/DERECHO APLICABLE: Las partes acuerdan hacer todo lo posible, dentro de lo comercialmente razonable, para resolver de manera informal y oportuna cualquier controversia relativa a cualquier asunto relacionado con el Acuerdo, presentando la controversia a los representantes superiores de cada una de las partes para su discusión y posible resolución en el orden establecido en el presente documento; siempre que, no obstante, una controversia relativa a la infracción de derechos de propiedad intelectual no esté sujeta a esta disposición. Si en el plazo de treinta (30) días naturales después de la presentación de una controversia de conformidad con la presente cláusula, las partes no consiguen llegar a un acuerdo sobre su resolución, cualquiera de las partes podrá notificar a la otra su intención de entablar un litigio. El Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes del país en el que se encuentra el Hotel, con exclusión de toda ley relativa a la elección o el conflicto de leyes. Los litigios que surjan de o en relación con el Acuerdo se resolverán en un tribunal de jurisdicción competente de la ciudad y el país en que se encuentre el Hotel (o el lugar más cercano disponible).
  13. COBRO/HONORARIOS LEGALES: Las partes acuerdan que, en el caso de que surja alguna controversia relacionada o derivada del Acuerdo, la parte ganadora en cualquier procedimiento de arbitraje o judicial tendrá derecho a recuperar la suma de sus honorarios y costas legales razonables, más los intereses anteriores y posteriores al juicio. Si contratamos los servicios de una agencia de cobro o de un representante legal para que nos ayude a cobrar cualquier cantidad que se nos deba en virtud del Acuerdo, usted pagará todos los gastos en los que incurramos en dichos esfuerzos de cobro.
  14. SUCESORES Y CESIONARIOS:Los compromisos asumidos por cada parte serán vinculantes para sus respectivos sucesores y cesionarios. No puede ceder el Acuerdo Expreso o cualquier otro derecho aquí establecido sin la aprobación previa por escrito del Hotel.  Además, las instalaciones contratadas en el Acuerdo, incluidas las salas de reuniones, son para su uso exclusivo.  Está prohibida la reventa de reservas.  Si tuviésemos conocimiento de alguna violación de esta sección, podemos terminar inmediatamente el Acuerdo sin incurrir en ninguna responsabilidad ante usted por las habitaciones o tarifas contratadas y usted será responsable del total de cualquier tasa de cancelación que resulte de la cancelación.
  15. AUSENCIA DE PRECEDENTE VINCULANTE: Dado que el Hotel evalúa cada oportunidad de reserva de grupo según numerosos factores (incluyendo, con carácter meramente enunciativo, la disponibilidad de tarifas y habitaciones, total de ingresos mínimos anticipados, las demandas estacionales, etc.), para evitar cualquier duda, los términos y condiciones acordados en este Acuerdo por el Hotel, incluyendo, con carácter meramente enunciativo, las tarifas especiales y concesiones descritas en el presente documento, son en beneficio del Evento establecido en este Acuerdo exclusivamente y no pueden ser utilizados para crear un precedente vinculante por el Cliente para futuros eventos en nuestro Hotel o en cualquier otro hotel que opere dentro de la cartera de hoteles del Hilton.
  16. VARIOS:Cualquier modificación o cambio a las disposiciones descritas en el Acuerdo Expreso debe realizarse por escrito, debe estar firmado tanto por usted como por nosotros, siempre que, sin embargo, su garantía final de asistencia pueda realizarse por teléfono. Toda disposición del Acuerdo que se considere ilegal o inaplicable en cualquier jurisdicción será ineficaz en la medida de dicha ilegalidad o inaplicabilidad sin invalidar las disposiciones restantes, y se considerará que dicha disposición ilegal o inaplicable se reafirma para reflejar en la mayor medida posible las intenciones originales de las partes de conformidad con la legislación aplicable.

Última revisión 15 DE MARZO DE 2020