JEDNOZNACZNA UMOWA (REGIONY EMEA I APAC) – WARUNKI DODATKOWE

Niniejsze Warunki dodatkowe oraz Jednoznaczna umowa stanowią część niniejszego dokumentu (łącznie zwanej dalej „Umową”) i są zawierane przez Hotel i Klienta, jako że takie warunki zostały określone w Jednoznacznej umowie.  Wszystkie terminy pisane wielką literą, które nie zostały wyraźnie zdefiniowane w niniejszej Umowie, mają znaczenie przypisane im w Jednoznacznej umowie.  Przez cały okres użytkowania i zajmowania przez Klienta pomieszczeń w Hotelu w czasie trwania Wydarzenia Klient będzie spełniać wszelkie wymogi określone w niniejszym dokumencie zgodnie z tym, co zostało zamieszczone na tej stronie internetowej.

  1. DODATKOWY WYDATEK: Klient wyraża zgodę na pokrycie kosztów wszelkiego jedzenia, napojów i innych usług, które nie zostały wyraźnie określone w Jednoznacznej umowie i wszelkich załącznikach, ale zostały dostarczone na prośbę Klienta podczas Wydarzenia. W dniu przyjazdu lub przed dniem przyjazdu Klient potwierdza na piśmie nazwiska osób upoważnionych do wydawania decyzji w zakresie dodatkowych wydatków podczas Wydarzenia, wykraczających poza zakontraktowane kwoty. Wszystkie nasze zapisy dotyczące dodatkowych wydatków (wynajem sali konferencyjnej, sprzęt audio-wizualny, flipcharty, usługi związane z jedzeniem i napojami oraz inne koszty uboczne) będą każdego dnia przedstawiane jednemu z upoważnionych sygnatariuszy Klienta do weryfikacji i podpisania. Niedopełnienie przez upoważnionego sygnatariusza Klienta obowiązku codziennej weryfikacji jakichkolwiek opłat nie stanowi podstawy do zakwestionowania tych opłat.
  2. JEDZENIE I NAPOJE ZAKUPIONE POZA HOTELEM: Ze względu na obowiązujące prawo nie wolno wnosić do Hotelu napojów alkoholowych przeznaczonych na Wydarzenie. Przed wniesieniem jedzenia lub napojów bezalkoholowych zakupionych poza Hotelem należy uzyskać naszą uprzednią zgodę.  Do wszelkiego jedzenia lub napojów serwowanych w naszej przestrzeni użytkowej – niezależnie od tego, czy zostały przygotowane przez Hotel – zastosowanie mają Opłaty serwisowe.
  3. PRZESYŁKI: Kwestie dostawy przesyłek należy ustalić za pośrednictwem Event Managera wyznaczonego przez Klienta. Zastosowane mogą zostać opłaty za przyjmowanie, obsługę i wysyłkę.  Nie będziemy przyjmować żadnych przesyłek, które wymagałyby pokrycia przez nas kosztów przesyłki.  Przesyłki będą przyjmowane tylko w ciągu 48 godzin przed datą przyjazdu, chyba że wcześniej zostało uzgodnione inaczej.  Wszystkie przesyłki muszą być prawidłowo oznakowane zgodnie z naszymi wytycznymi. W najszerszym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek uszkodzenia lub utratę przesyłek Klienta.
  4. WYKONAWCY ZEWNĘTRZNI: Jeśli Klient zdecyduje się na skorzystanie z usług wykonawców zewnętrznych na terenie Hotelu w czasie trwania Wydarzenia, musi powiadomić nas o tym fakcie co najmniej 10 dni przed jego rozpoczęciem. Możemy zażądać od wykonawców zewnętrznych zatrudnionych przez Klienta podpisania umowy o zwolnieniu z odpowiedzialności, odszkodowaniu i ubezpieczeniu w formie aktualnie obowiązującej tego typu wykonawców zewnętrznych świadczących usługi na terenie Hotelu oraz przedstawienia dowodu ubezpieczenia na akceptowalne przez nas kwoty (kwoty i rodzaje ubezpieczeń zostaną określone według naszego uznania w zależności od rodzaju usług świadczonych przez wykonawcę zewnętrznego) przed rozpoczęciem świadczenia usług przez wykonawcę zewnętrznego na terenie naszego Hotelu.  W niektórych przypadkach Hotel może być zobowiązany – zgodnie z zobowiązaniami nałożonymi na niego przez związki zawodowe lub układy zbiorowe – do zlecenia pracownikom Hotelu świadczenia określonych usług, a Klient zgadza się na pokrycie opłat i/lub należności związanych z tymi usługami.
  5. PRZEPROWADZENIE WYDARZENIA: W najszerszym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo Klient przyjmuje pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na terenie Hotelu podczas trwania Wydarzenia, w tym między innymi za szkody wyrządzone przez Klienta, jego pracowników, gości, agentów i wykonawców oraz za wszelkie szkody powstałe w wyniku instalacji, rozmieszczenia i usunięcia ekspozycji, sprzętu, eksponatów lub innych przedmiotów. Dla jasności, Klient nie ponosi odpowiedzialności za szkody w pokojach gości ani w przestrzeniach publicznych Hotelu, które nie są zajmowane przez Klienta; w takich przypadkach Hotel dochodzi zapłaty za szkody od odpowiedzialnego(-ych) gości(a). Zalecamy, aby Klient wykupił i utrzymał stosowne ubezpieczenie, którego świadectwo lub dowód mogą być wymagane przez Hotel. Klient może według własnego uznania wykupić ubezpieczenie na pokrycie kosztów dekoracji, konkretnych przedmiotów i innego mienia. Hotel nie posiada ubezpieczenia pokrywającego jakiekolwiek uszkodzenia lub utratę mienia i w najszerszym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo nie ponosi za nie odpowiedzialności.  Jeśli w naszej wyłącznej i uzasadnionej ocenie zaistnieje taka konieczność dla utrzymania odpowiednich środków bezpieczeństwa w świetle rozmiaru Wydarzenia i/lub przestrzeni użytkowej, Klient zapewni na swój koszt pracowników ochrony renomowanej licencjonowanej agencji ochrony prowadzącej działalność w mieście lub kraju, w którym znajduje się Hotel, którą to agencję Hotel uprzednio zatwierdzi. Tacy pracownicy ochrony nie mogą nosić broni.
  6. ZGODNOŚĆ Z PRAWEM: Każda ze stron zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów prawa i regulacji związanych z Wydarzeniem będącym przedmiotem niniejszej Umowy, w tym bez ograniczeń, zasad BHP, przepisów i regulacji antyterrorystycznych, antykorupcyjnych, w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz przepisów przeciwpożarowych. Każda ze stron zobowiązuje się do współpracy z drugą stroną i wszelkimi właściwymi organami rządowymi w celu zapewnienia zgodności z takimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Grupa wyraźnie przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że zdolność Hotelu do wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy jest uzależniona od przestrzegania przez niego wszystkich obowiązujących przepisów. Oprócz wszelkich innych praw i środków prawnych, którymi Hotel dysponuje na mocy obowiązujących przepisów, Hotel może anulować Wydarzenie oraz niniejszą Umowę bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec kogokolwiek, jeśli uzna, że jest to konieczne w celu wypełnienia przez Hotel zobowiązań wynikających ze wszystkich obowiązujących przepisów prawa lub regulacji.
  7. ANULOWANIE WYDARZENIA Z PODANIEM PRZYCZYNY: Oprócz wszelkich innych praw i środków prawnych, którymi Hotel dysponuje zgodnie z obowiązującymi przepisami, Hotel może anulować Wydarzenie oraz Jednoznaczną umowę bez ponoszenia odpowiedzialności w następujących okolicznościach: (i) w przypadku braku terminowego wpłacenia zaliczki lub depozytów; (ii) jeśli Klient lub którykolwiek z jego pracowników, agentów, podwykonawców lub członków kadry kierowniczej popełni jakikolwiek nielegalny czyn lub będzie działał w sposób, który może mieć negatywny wpływ na reputację Hotelu lub sieci Hilton; lub (iii) z innych powodów, jeśli zasadnie uznamy, że jest to konieczne w celu wypełnienia przez nas naszych zobowiązań wynikających z obowiązujących przepisów prawa lub regulacji. W przypadku anulowania przez nas Wydarzenia z przyczyn przewidzianych w niniejszym punkcie mamy prawo do pobrania opłat za anulowanie w pełnej wysokości zgodnie z postanowieniami Jednoznacznej umowy.
  8. PRAWO HOTELU DO ANULOWANIA PRZYSZŁYCH WYDARZEŃ: Możemy podjąć decyzję o anulowaniu wszelkich umów zawartych indywidualnie pomiędzy Klientem a Hotelem, dotyczących dodatkowych przyszłych spotkań/wykorzystania przestrzeni użytkowej bez ponoszenia wobec Klienta odpowiedzialności za takie anulowanie (w związku z anulowaniem na Hotelu nie będzie ciążyć obowiązek pokrycia żadnych opłat, obciążeń, odszkodowań ani kar, a także w związku z anulowaniem nie zostaną wysunięte wobec Hotelu żadne roszczenia) w przypadku wystąpienia któregokolwiek z poniższych zdarzeń: (i) główny rachunek za zrealizowane Wydarzenie pozostanie niezapłacony po upływie 60 dni; (ii) pracownicy, agenci, wykonawcy Klienta lub uczestnicy Wydarzenia spowodują nieuzasadnione szkody lub zakłócenia dotyczące pomieszczeń Hotelu, jego działalności lub gości; (iii) w przypadku prowadzenia jakiejkolwiek działalności przestępczej na terenie Hotelu wynikającej z organizacji Wydarzenia Klienta lub z nim związanej; lub (iv) jeśli Klient najpierw dokona rezerwacji, a następnie anuluje zbyt dużą liczbę potwierdzonych wydarzeń, zgodnie z decyzją podjętą przez Hotel według własnego uznania.
  9. UWAGI DOTYCZĄCE PROMOCJI: Mamy prawo do przeanalizowania i zatwierdzania wszelkich reklam lub materiałów promocyjnych związanych z Wydarzeniem organizowanym przez Klienta, które wyraźnie odnoszą się do nazwy hotelu bądź nazwy lub logo będącego własnością spółki zależnej Hilton. Klient zgadza się na udostępnienie informacji o Wydarzeniu oraz Planiście naszym zewnętrznym dostawcom, którzy oferują usługi wsparcia grupom organizującym spotkania/wykorzystującym przestrzeń użytkową w naszym Hotelu, w tym dostawcom usług audio-wizualnych, dekoratorom, kwiaciarniom i innym usługodawcom.
  10. PREMIA DLA PLANISTY WYDARZENIA (JEŚLI MA ZASTOSOWANIE): Jeśli w Jednoznacznej umowie został wskazany Planista wydarzenia, może on być uprawniony do otrzymania Premii dla planisty za dane wydarzenie. Do otrzymania Premii dla planisty uprawniona jest wyłącznie osoba wskazana wyraźnie w Jednoznacznej umowie. Szczegółowe informacje i zasady dotyczące Premii dla planisty wydarzenia są dostępne na stronie hilton.com. Klient wyraża zgodę na przyjęcie pełnej odpowiedzialności za ustalenie, czy konieczne jest ujawnienie informacji o Premii dla planisty wydarzenia oraz za ujawnienie takich informacji, jeśli jest to konieczne.
  11. PROWIZJE (JEŚLI MAJĄ ZASTOSOWANIE I NALEŻNE WYŁĄCZNIE AGENTOM): Jeśli stawki Klienta podlegają prowizji, to prowizję wypłacamy wyłącznie tym agencjom, które są certyfikowanymi członkami IATA, TIDS lub HBAA (lub podobnych instytucji). Jeśli Wydarzenie Klienta obejmuje zakwaterowanie w pokojach dla gości, prowizja będzie wypłacana od stawki za pokój dla gości (bez rabatów, opłat dla przedsiębiorstw mieszkaniowych lub innych dotacji) za każdy pokój gościnny faktycznie zajmowany i opłacony przez Klienta lub uczestników Wydarzenia, który został zarezerwowany w ramach ustalonego bloku pokoi według specjalnych stawek grupowych określonych w Jednoznacznej umowie. Prowizja zostanie wypłacona tylko wskazanemu Planiście, chyba że przed rozpoczęciem Wydarzenia otrzymamy pisemne zawiadomienie podpisane przez Klienta i wskazanego Planistę, że prowizja ma zostać wypłacona innej osobie lub podmiotowi.  O ile Jednoznaczna umowa nie stanowi inaczej, prowizja zostanie wypłacona jednorazowo, ale dopiero po otrzymaniu przez nas pełnej płatności za Wydarzenie oraz obowiązującej faktury prowizyjnej.  Nie mamy obowiązku podejmowania żadnych działań w celu windykacji środków, które mają być wypłacone w ramach prowizji.  Klient wyraża zgodę na przyjęcie pełnej odpowiedzialności za ustalenie, czy ujawnienie prowizji jest konieczne i za dokonanie takiego ujawnienia, jeśli jest konieczne.  Ponadto Klient zgadza się pokryć wszelkie ponoszone przez nas opłaty, koszty, zobowiązania lub wydatki w przypadku, gdyby jakakolwiek osoba twierdziła, że ujawnienie było niewystarczające.
  12. ROZSTRZYGANIE SPORÓW / PRAWO WŁAŚCIWE: Strony zgadzają się podjąć komercyjnie uzasadnione wysiłki w celu nieformalnego i terminowego rozwiązania wszelkich sporów dotyczących wszelkich kwestii związanych z Umową poprzez przekazanie sporu wysokim przedstawicielom każdej ze stron do dyskusji i ewentualnego rozwiązania w kolejności określonej w niniejszej Umowie; jednakże spór dotyczący naruszenia praw własności intelektualnej nie podlega temu postanowieniu. Jeżeli w ciągu trzydziestu (30) dni kalendarzowych od przekazania sporu zgodnie z niniejszym punktem strony nie będą w stanie rozwiązać takiego sporu, wówczas każda ze stron może powiadomić drugą stronę o zamiarze wszczęcia postępowania sądowego. Umowa podlega i będzie interpretowana zgodnie z prawem kraju, w którym znajduje się Hotel, z wyłączeniem wszelkich przepisów dotyczących wyboru prawa właściwego lub norm kolizyjnych. Sprawy sporne wynikające z Umowy lub z nią związane będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla miasta i kraju, w którym znajduje się Hotel (lub najbliższej dostępnej lokalizacji).
  13. WINDYKACJA / WYDATKI NA OBSŁUGĘ PRAWNĄ: Strony uzgadniają, że w przypadku powstania jakiegokolwiek sporu w jakikolwiek sposób związanego z Umową lub z niej wynikającego, strona wygrywająca w jakimkolwiek postępowaniu arbitrażowym lub sądowym będzie miała prawo do uzyskania zwrotu uzasadnionych wydatków związanych z obsługą prawną poniesionych przed i po wydaniu wyroku wraz z odsetkami. Jeśli w celu pomocy w windykacji jakichkolwiek kwot należnych nam na mocy Umowy skorzystamy z usługi agencji windykacyjnej lub przedstawiciela prawnego, Klient pokryje wszystkie wydatki poniesione przez nas w ramach takich działań windykacyjnych.
  14. NASTĘPCY I CESJONARIUSZE: Zobowiązania podjęte przez każdą ze stron będą wiążące dla ich następców i cesjonariuszy. Klient nie może dokonać cesji Jednoznacznej umowy ani żadnych praw z niej wynikających bez uprzedniej pisemnej zgody Hotelu. Ponadto obiekty objęte Umową, w tym sale konferencyjne, są przeznaczone wyłącznie do użytku Klienta.  Klient nie może odsprzedać rezerwacji.  Jeżeli dowiemy się o jakimkolwiek naruszeniu postanowień niniejszego ustępu, możemy natychmiast rozwiązać Umowę bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Klienta za zakontraktowane pokoje lub stawki, a Klient jest odpowiedzialny za pełne pokrycie wszelkich opłat wynikających z takiego anulowania rezerwacji.
  15. BRAK OBOWIĄZUJĄCEGO PRECEDENSU: Biorąc pod uwagę, że każdorazowa możliwość rezerwacji grupowej jest oceniana przez Hotel na podstawie wielu czynników (w tym, między innymi, stawek i dostępności pokoi, całkowitych minimalnych szacowanych przychodów, zapotrzebowania sezonowego itp.) w celu uniknięcia wątpliwości, warunki uzgodnione przez Hotel w niniejszej Umowie, w tym m.in. specjalne stawki i ulgi określone w niniejszej Umowie, służą wyłącznie realizacji Wydarzenia określonego w niniejszej Umowie i nie mogą być wykorzystane w celu stworzenia wiążącego precedensu dla przyszłych wydarzeń w naszym Hotelu lub w jakimkolwiek innym hotelu działającym w ramach sieci hoteli Hilton.
  16. POSTANOWIENIA RÓŻNE: Wszelkie zmiany lub poprawki do ustaleń zawartych w Jednoznacznej umowie muszą być sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez Klienta i przez nas, z zastrzeżeniem jednak, że ostateczna gwarancja uczestnictwa może być udzielona telefonicznie. Każde postanowienie Umowy, które zostanie uznane za niezgodne z prawem lub niewykonalne w jakiejkolwiek jurysdykcji, będzie nieskuteczne w zakresie takiej niezgodności z prawem lub niewykonalności bez unieważnienia pozostałych postanowień, a każde takie niezgodne z prawem lub niewykonalne postanowienie zostanie uznane za ponownie sformułowane w taki sposób, aby odzwierciedlało w jak największym stopniu pierwotne intencje stron zgodnie z obowiązującym prawem.

Ostatnia zmiana 20 MARCA 2020 R.