ACCORDO ESPRESSO (REGIONI EMEA/Europa, Medio Oriente, Africa e APAC/Asia Pacifico) – TERMINI E CONDIZIONI AGGIUNTIVI

I presenti Termini e Condizioni Aggiuntivi e l’Accordo Espresso fanno parte integrante del presente Accordo (collettivamente, l'”Accordo“), stipulato tra l’Hotel e il Cliente in quanto tali termini sono definiti nell’Accordo Espresso.  Tutti i termini in maiuscolo utilizzati nel presente documento e dei quali non sia fornita una definizione specifica avranno il significato loro attribuito nell’Accordo Espresso. Per l’intero periodo di utilizzo e occupazione dei locali dell’Hotel durante il proprio Evento, il Cliente dovrà rispettare tutti i requisiti stabiliti nel presente documento e pubblicati su questo sito web.

  1. SPESE ACCESSORIE: il Cliente accetta di pagare l’Hotel per eventuali alimenti, bevande e per altri servizi non espressamente indicati nell’Accordo Espresso e nelle eventuali appendici ma forniti su richiesta durante l’Evento. Entro la data di arrivo, il Cliente dovrà confermarci per iscritto i nomi delle persone autorizzate a sanzionare le spese accessorie dell’Evento oltre gli importi contrattuali. Tutti i nostri documenti per le spese accessorie (noleggio di sale riunioni, apparecchiature audiovisive, lavagne a fogli mobili, funzioni F&B e altre spese aggiuntive) saranno presentati a uno dei firmatari autorizzati, per essere controllati e firmati su base giornaliera. Il mancato esame da parte del firmatario autorizzato di una o di tutte le spese su base giornaliera non costituirà motivo di contestazione delle spese.
  2. ALIMENTI E BEVANDE ESTERNI: è fatto divieto, ai sensi della normativa vigente, di portare bevande alcoliche in Hotel in occasione dell’Evento. È necessaria la nostra preventiva approvazione per portare alimenti o bevande analcoliche nell’Hotel da fonti esterne.  I costi di servizio si applicheranno a qualsiasi alimento o bevanda introdotti da fuori nello spazio funzionale, anche senza il servizio.
  3. CONSEGNE: modalità di consegna dei pacchi devono essere concordate tramite il Responsabile dell’Evento.  Possono essere applicate spese di ricezione, movimentazione e spedizione.  Non sarà accettato alcun pacco per cui sono dovute spese di spedizione.  Le consegne saranno accettate solo entro 48 ore prima della data di arrivo, se non diversamente concordato con noi in anticipo.  Tutte le consegne devono essere correttamente etichettate secondo le nostre linee guida. Nella misura massima consentita dalla legge applicabile, non saremo responsabili per eventuali danni o per la perdita dei pacchi dei Clienti.
  4. APPALTATORI ESTERNI: se il Cliente decide di avvalersi di appaltatori esterni nei locali dell’Hotel durante il proprio Evento, deve comunicarcelo almeno 10 giorni prima dell’Evento. Potremmo richiedere agli appaltatori esterni di firmare un contratto di manleva, indennizzo e assicurazione nella forma attualmente in uso presso l’Hotel per casi simili di appaltatori esterni, e di fornire prova di essere assicurati per importi per noi accettabili (importi e tipo di assicurazione verranno stabiliti a nostra esclusiva discrezione in base al genere di servizi che l’appaltatore esterno fornirà) prima che all’appaltatore esterno sia permesso di prestare servizi nei locali del nostro Hotel.  In alcuni casi, ai sensi degli obblighi imposti all’Hotel dai sindacati o dai contratti collettivi, potrebbe essere richiesto all’Hotel di utilizzare la propria manodopera per determinati servizi e il Cliente accetta di pagare le tariffe e/o le spese associate a tali servizi.
  5. SVOLGIMENTO DELL’EVENTO: nella misura massima consentita dalla legge, il Cliente si assume la piena responsabilità per eventuali danni arrecati ai nostri locali durante il proprio Evento, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i danni causati dal Cliente, dai suoi dipendenti, ospiti, agenti e appaltatori e qualsiasi danno causato dall’installazione, il posizionamento e la rimozione di display, attrezzature, esposizioni o altri elementi. A fini di chiarezza, il Cliente non sarà responsabile per danni alle camere da letto o alle aree comuni dell’Hotel non interessate dall’Evento; in questi casi, l’Hotel dovrà richiedere il pagamento per danni agli ospiti responsabili. Si consiglia al Cliente di procurarsi e mantenere attiva un’adeguata copertura assicurativa, di cui l’Hotel potrebbe richiedere documentazione comprovante o certificato. Il Cliente, a propria discrezione, può stipulare un’assicurazione a copertura di ornamenti, oggetti particolari e altri beni di proprietà. L’Hotel non dispone di alcuna assicurazione al riguardo e, nella misura massima consentita dalla legge applicabile, non sarà responsabile per eventuali danni o perdite di beni di proprietà del Cliente.  Se necessario, a nostra unica e ragionevole discrezione, allo scopo di garantire adeguate misure di sicurezza in base alle dimensioni e/o alla natura della sua funzione, il Cliente fornirà, a proprie spese, personale di sicurezza reclutandolo da affidabili istituti di vigilanza autorizzati o da agenzie di sicurezza operativi nella città o nel Paese in cui ci troviamo e che saranno sottoposti alla nostra previa approvazione. Tale personale di sicurezza non potrà portare armi.
  6. CONFORMITÀ ALLE LEGGI: ciascuna delle parti si impegna a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili relativi all’Evento oggetto del presente Accordo, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, norme di igiene e sicurezza, leggi e norme antiterrorismo, anticorruzione, antiriciclaggio e antincendio. Ciascuna delle parti si impegna a collaborare con l’altra e con qualsiasi autorità governativa competente per garantire la conformità a tali leggi e normative applicabili. Il Gruppo riconosce e accetta espressamente che la capacità dell’Hotel di operare in base al presente Accordo è soggetta al rispetto da parte dell’Hotel di tutte le leggi applicabili. Oltre a ricorrere a qualsiasi altro diritto legale e rimedio a sua disposizione in base alle leggi applicabili, l’Hotel può annullare l’Evento e il presente Accordo senza alcuna responsabilità nei confronti di chiunque, qualora ritenga che ciò sia ragionevolmente necessario per conformarsi a propri obblighi ai sensi di tutte le leggi o norme applicabili.
  7. CANCELLAZIONE PER GIUSTA CAUSA: oltre a ricorrere a qualsiasi altro diritto legale e rimedio a nostra disposizione ai sensi delle leggi applicabili, possiamo annullare l’Evento e l’Accordo Espresso senza responsabilità in una qualsiasi delle seguenti circostanze: (i) se i pagamenti anticipati o i depositi non vengono pagati tempestivamente; (ii) se il Cliente, o uno qualsiasi dei suoi dipendenti, agenti, subappaltatori o funzionari commette un atto illecito o agisce in modo tale da influire negativamente sulla reputazione dell’Hotel o di Hilton; o (iii) per altri motivi se riteniamo che sia ragionevolmente necessario farlo per consentirci di adempiere ai nostri obblighi ai sensi delle leggi e norme applicabili. In caso di annullamento dell’Evento per giusta causa come previsto dalla presente clausola, avremo diritto a tutte le spese di cancellazione secondo l’Accordo Espresso.
  8. DIRITTO DELL’HOTEL DI ANNULLARE GLI EVENTI FUTURI: possiamo decidere di annullare qualsiasi accordo stipulato separatamente tra il Cliente e l’Hotel per ulteriori riunioni/funzioni future senza alcuna responsabilità nei confronti del Cliente per tale cancellazione (nessuna commissione, addebito, danno o sanzione saranno dovuti dall’Hotel a seguito dell’annullamento e nessun reclamo sarà presentato nei confronti dell’Hotel a seguito dell’annullamento) se si verifica una delle seguenti condizioni: (i) il conto principale per un Evento concluso risulta non pagato dopo 60 giorni; (ii) qualora dipendenti, agenti, appaltatori o partecipanti dovessero causare pesanti danni o sconvolgere i locali, le operazioni o gli ospiti dell’Hotel; (iii) in caso di attività criminali nei locali dell’Hotel derivanti o correlate all’Evento; o (iv) se il Cliente prenota e successivamente annulla un numero eccessivo di eventi confermati, come stabilito dall’Hotel a sua sola discrezione.
  9. ASPETTI PROMOZIONALI: abbiamo il diritto di esaminare e approvare qualsiasi inserzione pubblicitaria o materiale promozionale riguardante l’Evento del Cliente che faccia specifico riferimento al nome dell’Hotel o a un nome o logo di proprietà di una filiale di Hilton. Il Cliente accetta che possiamo condividere le informazioni sul suo Evento e sul suo Planner con i nostri fornitori terzi che offrono servizi di supporto a gruppi che tengono riunioni/svolgono funzioni presso il nostro Hotel, inclusi servizi audiovisivi, decoratori, fioristi e altri.
  10. PROGRAMMA EVENT PLANNER BONUS (SE APPLICABILE): se una persona viene indicata nell’Accordo Espresso come Event Planner, potrebbe aver diritto a ricevere un Event Planner Bonus per un evento ammissibile. Solo l’Event Planner specificamente indicato nell’Accordo Espresso avrà diritto a questo Event Planner Bonus. I dettagli completi e il regolamento relativo al Programma Event Planner Bonus sono consultabili all’indirizzo hilton.com. Il Cliente accetta di assumersi la piena responsabilità di decidere se è necessaria la divulgazione dell’Event Planner Bonus e, in caso affermativo, di procedere in tal senso.
  11. COMMISSIONI (SE APPLICABILI E COMUNQUE SOLO PER GLI AGENTI): se le tariffe del Cliente sono commissionabili, provvederemo a pagare la commissione solo alle agenzie che sono membri certificati di IATA, TIDS o HBAA (oppure organismi simili). Se l’Evento include la sistemazione in camera, la commissione sarà pagata sulla tariffa della camera (al netto di eventuali sconti, commissioni della società che fornisce alloggi o altre sovvenzioni) per ogni camera effettivamente occupata e pagata dal Cliente o dai partecipanti e che è stata prenotata come parte del prestabilito Blocco Camere alle tariffe speciali per gruppi come specificato nell’Accordo Espresso. La commissione sarà pagata solo al Planner designato, a meno che prima dell’inizio dell’Evento, non riceveremo una comunicazione scritta firmata dal Cliente e dal Planner designato indicante che la commissione deve essere pagata a un’altra persona o organizzazione.  Salvo diversamente specificato nell’Accordo Espresso, la commissione verrà pagata in un’unica soluzione, ma solo dopo che avremo ricevuto il pagamento completo per l’Evento assieme a una fattura valida.  Non abbiamo obbligo di intraprendere alcuna azione per raccogliere fondi per pagare le commissioni.  Il Cliente accetta di assumere la piena responsabilità nel determinare se è necessario rendere nota la commissione e, in caso affermativo, di procedere in tal senso.  Il Cliente accetta inoltre di rimborsarci per eventuali commissioni, costi, oneri o spese in cui potremmo incorrere nel caso in cui qualcuno si lamentasse di scarsa trasparenza.
  12. RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE / LEGGE APPLICABILE: le parti convengono di mettere in atto per quanto possibile le loro prassi commerciali per risolvere in modo informale e tempestivo ogni controversia circa qualsiasi questione relativa all’Accordo, presentando la controversia ai rappresentanti senior di ciascuna parte per la discussione e la possibile risoluzione ordine stabilito nel presente documento; a condizione, tuttavia, che una controversia relativa alla violazione dei diritti di proprietà intellettuale non sia soggetta a questa disposizione. Se, entro trenta (30) giorni di calendario dalla presentazione di una controversia in conformità con la presente clausola, le parti non sono in grado di concordare una risoluzione, allora ciascuna parte può comunicare all’altra la propria intenzione di intraprendere azioni legali. Il presente Accordo sarà regolato e interpretato ai sensi delle leggi del Paese in cui si trova l’Hotel, escluse le leggi relative alla scelta o al conflitto di leggi. Le controversie derivanti dall’Accordo saranno risolte in un tribunale della giurisdizione competente nella città e nel Paese in cui si trova l’Hotel (o nel luogo più vicino).
  13. RISCOSSIONE/SPESE LEGALI: le parti convengono che, nel caso in cui sorgano controversie in qualsiasi modo relative o derivanti dall’Accordo, la parte prevalente in qualunque arbitrato o procedimento giudiziario avrà il diritto di recuperare un risarcimento delle sue ragionevoli spese legali, più interessi pre e post giudizio. Se impegniamo i servizi di un’agenzia di riscossione o di un rappresentante legale per assisterci nella riscossione di eventuali importi a noi dovuti ai sensi dell’Accordo, il Cliente pagherà tutte le spese da noi sostenute.
  14. SUCCESSORI E CESSIONARI: gli impegni assunti da ciascuna parte saranno vincolanti per i rispettivi successori e cessionari. Il Cliente non può cedere l’Accordo Espresso o qualsiasi altro diritto senza previa approvazione scritta da parte dell’Hotel.  Inoltre, le strutture a cui si fa specifico riferimento nell’Accordo, incluse le sale riunioni, sono a uso esclusivo del Cliente.  Il Cliente non può rivendere le prenotazioni.  Se veniamo a conoscenza di una violazione della presente sezione, possiamo immediatamente risolvere l’Accordo senza incorrere in alcuna responsabilità nei confronti del Cliente per le camere o le tariffe contrattate e il Cliente sarà responsabile per tutte le spese di annullamento derivanti dalla cancellazione.
  15. NESSUN PRECEDENTE VINCOLANTE: dato che ogni opportunità di prenotazione di gruppo viene valutata dall’Hotel sulla base di numerosi fattori (inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la tariffa e la disponibilità della camera, il totale delle entrate minime previste, le richieste stagionali, ecc.), a scanso di equivoci, i termini e le condizioni concordati nel presente Accordo dall’Hotel, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le tariffe speciali e le concessioni descritte nel presente documento, sono a beneficio dell’Evento stabilito nel presente Accordo e non possono essere utilizzati dal Cliente per creare un precedente vincolante per eventi futuri nel nostro Hotel o in qualsiasi altro Hotel che operi all’interno del portfolio di hotel Hilton.
  16. VARIE: eventuali modifiche o correzioni alle disposizioni descritte nell’Accordo Espresso devono essere apportate per iscritto e firmate sia da noi sia dal Cliente, a condizione, tuttavia, che la garanzia finale di partecipazione possa essere effettuata telefonicamente. Qualsiasi disposizione dell’Accordo ritenuta illegale o inapplicabile in qualsiasi giurisdizione sarà inefficace nella misura di tale illegalità o inapplicabilità senza invalidare le restanti disposizioni; qualsiasi disposizione illegale o inapplicabile dovrà essere riformulata affinché rifletta il più possibile le intenzioni originali delle parti in conformità con la legge applicabile.

Ultima revisione 20 MARZO 2020