Diese Zusätzlichen Geschäftsbedingungen und die Express Vereinbarung, die jeweils Bestandteil des anderen werden (zusammen die „Vereinbarung“), bestehen zwischen dem Hotel und dem Kunden, gemäß der jeweiligen Definition in der Express Vereinbarung. Alle gesondert hervorgehobenen und darin verwendeten Begriffe ohne spezifische Definition haben die gleiche Bedeutung wie in der Express Vereinbarung. Während der gesamten Nutzung und Unterkunft im Hotel im Laufe der Events müssen Sie sämtliche hier festgelegten Bedingungen bzw. entsprechende Änderungen erfüllen, die Hilton Worldwide, Inc.  („Hilton Worldwide“) nach eigenem Ermessen auf dieser Website veröffentlicht.

  1. ZUSÄTZLICHE AUSGABEN: Sie verpflichten sich, dem Hotel alle nicht ausdrücklich in der Express Vereinbarung oder anderen Anhängen genannte Speisen, Getränke und Dienstleistungen, die auf Ihre Anfrage hin während des Events zur Verfügung gestellt werden, zu bezahlen. Sie bestätigen uns bei oder vor Ihrer Ankunft schriftlich die Namen der Personen, die zur Genehmigung zusätzlicher, über die festgelegten Beträge hinausgehender Ausgaben  während des Events berechtigt sind. Wir werden unsere Unterlagen bzgl. der zusätzlichen Ausgaben (Miete Konferenzraum, Audio-/Videoausstattung, Flipcharts, Speisen & Getränke und sonstige Zusatzleistungen) einem der von Ihnen genannten berechtigen Personen täglich zur Kontrolle und Unterschrift vorlegen.
  2. ZAHLUNGSBEDINGUNGEN FÜR DIE HOTELZIMMER (SOFERN ANWENDBAR): Sollte Ihr Event auch die Nutzung von Hotelzimmer umfassen, muss jedes Zimmer in Ihrem Zimmerblock nach den unten aufgeführten Vorgaben bestätigt werden, damit Ihren Teilnehmern spezifische Zimmerarten zugewiesen werden können. Die Bestätigung hat spätestens vierzehn (14) Tage vor Ihrer Ankunft zu erfolgen. Dieses Datum gilt als Ihre „Terminfrist für die Zimmerreservierung“. Nach besagter Frist stimmen Sie zu, dass das Hotel anderen Kunden nicht genutzte Zimmer in Ihrem Zimmerblock anbieten darf, um die Verluste für das Hotel und Ihre Verpflichtungen entsprechend der Schadensersatzklausel zu verringern. Die eventuelle Bestätigung von Zimmern nach der Terminfrist für die Zimmerreservierung wird nur bei entsprechender Verfügbarkeit der Zimmer und zum normalen Hotelpreis akzeptiert. Für die Bestätigung der Reservierung eines Zimmers in Ihrem Zimmerblock müssen Sie, der Event Planner oder ein Gast Ihrer Veranstaltung eine gültige Kreditkartennummer als Sicherheit hinterlegen. Sollten Sie für die Reservierung der Zimmer Ihre Kreditkarte als Sicherheit hinterlegen, müssen Ihre Teilnehmer für ihre Zimmer ihre eigenen Kreditkartendaten hinterlegen. Das Hotel wird die Kreditkarte bei der Zimmerbestätigung nicht belasten. Die Kreditkarte wird nur in folgenden Fällen belastet: 1) bei Abreise, sofern Sie keine andere Zahlungsart wählen, und 2) bei Abrechnung von Gebühren für die frühzeitige Abreise oder bei Nichterscheinen. Sollten alle Zimmer in Ihrem Zimmerblock bei oder vor Terminfrist für die Zimmerreservierung mit einer Kreditkarte bestätigt werden, müssen Sie uns die Zimmerliste mit den Namen und den Adressen der für die Zimmer vorgesehenen Gäste zusenden.
  3. MITGEBRACHTE SPEISEN UND GETRÄNKE: Das Mitbringen von Speisen und Getränken in unser Hotel bedarf unserer vorherigen Zustimmung.
  4. LIEFERUNGEN: Für eventuelle Lieferungen sind entsprechende Absprachen mit Ihrem beauftragten Event Manager vorzunehmen. Ggf. fallen Empfangs-, Bereitstellungs- und Versandkosten an. Lieferungen, für die wir Versandkosten zahlen müssen, werden abgewiesen. Wir akzeptieren ausschließlich Lieferungen bis 48 Stunden vor Ihrer Ankunft, sofern keine vorherigen anderweitigen Absprachen mit uns vorgenommen wurden. Die Lieferungen müssen entsprechend unseren Bestimmungen ausgezeichnet sein. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen haften wird nicht für Ihre beschädigten oder verlorenen Lieferungen.
  5. EXTERNE DIENSTLEISTER: Sollten Sie während Ihres Events externe Dienstleister in Anspruch nehmen, müssen Sie uns dies spätestens 10 Tage vor Ihrem Event mitteilen. Ihre externen Dienstleister müssen ggf. die zurzeit vom Hotel verwendete Haftungsfreistellungs-, Freistellungs- und Versicherungsvereinbarung für externe Dienstleister unterzeichnen und belegen, dass sie in einer für uns annehmbaren Höhe versichert sind (Versicherungshöhe und -art werden wir ausschließlich nach eigenem Ermessen je nach Art des vom externen Dienstleister erbrachten Service festlegen), bevor dem externen Dienstleister die Ausführung von Dienstleistungen in unseren Hotelräumen gestattet wird. Mitunter kann das Hotel in einigen Fällen, entsprechend den Vorgaben durch Branchengewerkschaften oder Tarifbestimmungen, zum Einsatz von Hotelmitarbeitern für bestimmte Dienstleistungen aufgefordert werden. Sie stimmen der Zahlung von Gebühren und/oder Kosten für besagte Dienstleistungen zu.
  6. DURCHFÜHRUNG DES EVENTS: Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen haften Sie umfassend für alle an Ihrem Event beteiligten Personen und haften für den Verlust und/oder die Beschädigung an unseren Hotelräumen, die von Ihren Angestellten und Leiharbeitern, Agenten, Auftragnehmern, Nachunternehmern oder von den Teilnehmern des Events während der Dauer Ihres Events verursacht wurden. Wir weisen darauf hin, dass Sie eine entsprechende gültige Versicherung abschließen und dem Hotel eine entsprechende Bescheinigung ggf vorlegen müssen. Auf Wunsch können Sie Ihre Dekorationen, besondere Gegenstände und sonstiges Eigentum versichern lassen. Das Hotel hat dafür keine Versicherung und haftet, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, nicht für Beschädigungen oder Verlust Ihres Eigentums. Bei Bedarf werden Sie nach unserem ausschließlichen Ermessen und entsprechend dem Umfang und/oder der Art Ihrer Funktion angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und dazu entsprechendes Sicherheitspersonal von einer zugelassenen Wach- oder Sicherheitsfirma in Anspruch nehmen, die in der Stadt oder dem Land, in dem sich das Hotel befindet, ihren Geschäftssitz hat. Besagte Firma bedarf unserer vorherigen Zustimmung. Das besagte Sicherheitspersonal darf keine Waffen tragen.
  7. EINHALTUNG DER GESETZE: Sie erklären sich mit der Einhaltung aller Gesetze und Bestimmungen einverstanden, einschließlich der Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen, Anti-Terror-Gesetze, Antikorruptionsgesetze, Geldwäschegesetze und -bestimmungen sowie der Brandschutzvorschriften. Sieversichern und gewährleisten, dass Sie momentan nicht auf der OFAC-Liste oder ähnlichen Verbotslisten stehen, einschließlich der anderer Regierungen gemäß geltender UN-, regionaler oder nationaler Handels- oder Finanzsanktionen. Stehen Sie vor Ihrem Ankunftsdatum auf einer solchen Verbotsliste, müssen Sie uns dies unverzüglich mitteilen. Die OFAC-Liste ist unter http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx einsehbar.
  8. STORNIERUNG AUS WICHTIGEM GRUND: Zusätzlich zu anderen, uns gesetzlich verfügbaren Rechten und Rechtsmitteln, können wir Ihr Event und die Express Vereinbarung ohne Haftung unter den folgenden Umständen stornieren: (i) bei nicht rechtzeitiger Zahlung von Vorauszahlungen oder Kautionen; (ii) sollten Sie oder einer Ihrer Angestellten, Agenten, Nachunternehmer oder Beauftragten gesetzwidrige Handlungen begehen oder durch Ihr Handeln den Ruf des Hotels oder von Hilton Worldwide in Mitleidenschaft ziehen; oder (iii) aus anderen Gründen, sofern wir dies für richtig erachten, um die geltenden Rechte oder Bestimmungen einzuhalten, einschließlich dem Falle, dass Sie auf den in der oben genannten Klausel aufgeführten Verbotslisten stehen. Sollten wir Ihr Event aus den in dieser Klausel genannten Gründen stornieren, haben wir das Recht auf die Erstattung der in der Express Vereinbarung aufgeführten Ersatzansprüche.
  9. DAS RECHT DES HOTELS AUF STORNIERUNG ZUKÜNFTIGER EVENTS: Wir haben das Recht, andere, separat abgeschlossene Vereinbarungen zwischen Ihnen und dem Hotel über zusätzliche zukünftige Meetings/Veranstaltungen ohne Haftung zu stornieren (das Hotel schuldet in Folge der Stornierung keine Gebühren, Kosten, Schadenersatz oder Strafzahlungen und gegenüber dem Hotel können in Folge der Stornierung keine Forderungen erhoben werden), und zwar bei Eintreten folgender Fälle: (i) Die Hauptforderung für das abgeschlossene Event ist nach 60 Tagen noch nicht erfüllt; (ii) sollten Ihre Angestellten, Agenten, Vertragspartner oder Teilnehmer unzumutbare Beschädigungen oder Störungen der Hotelräume, Hotelvorgänge oder Hotelgäste verursachen; (iii) bei Straftaten in den Hotelräumen im Zusammenhang mit Ihrem Event; oder (iv) bei Buchung und nachfolgender Stornierung einer übermäßigen Zahl an bestätigten Events, entsprechend dem ausschließlichen Ermessen des Hotels.
  10. WERBESPEZIFISCHE PRÜFUNGEN: Wir haben das Recht, sämtliches Werbematerial über Ihr Event, das sich spezifisch auf den Namen des Hotels oder den Namen oder das Logo einer Tochtergesellschaft von Hilton Worldwide bezieht, zu überprüfen und zu genehmigen.
  11. EVENT PLANNER BONUSPROGRAMM (SOFERN GÜLTIG): Ein eventuell in der Express Vereinbarung genannter Event Planner hat eventuell das Recht auf die Gewährung eines Bonus für ein qualifiziertes Event. Nur der spezifisch in der Express Vereinbarung genannte Event Planner hat das Recht auf einen entsprechenden Bonus, sofern wir vor dem Event keine schriftliche, von Ihnen oder dem Event Planner unterschriebene Bestätigung erhalten (sofern gültig), in der eine andere Person genannt wird, der der Event Planner Bonus gutgeschrieben werden soll. Für dieses Event erhält der Event Planner 1,5 HHonors Bonuspunkte für jeden ausgegebenen Dollar bis zu einer Höchstmenge von 100.000 Punkten. Die Details und Bestimmungen des Event Planner Bonusprogramms finden Sie unter www.hilton.com. Die Mitgliedschaft bei Hilton HHonors sowie das Sammeln und Einlösen von Punkten unterliegen den HHonors Nutzungsbedingungen. Vor Ausgabe des Event Planner Bonus ist uns ein Bestätigungsformular mit der Unterschrift eines ermächtigten Vertreters des Arbeitgebers des Event Planners zuzusenden. Darin wird bestätigt, dass der Arbeitgeber von der Teilnahme des Event Planners am Bonusprogramm weiß und dass die Gewährung von Bonuspunkten die Richtlinien des Arbeitgebers zum Zeitpunkt der Ausgabe des Event Planner Bonusses nicht verletzt. Wir können Ihnen ein für uns akzeptables Bestätigungsformular zukommen lassen. Sie übernehmen ausdrücklich die Verantwortung dafür, dass Sie entscheiden, ob die Offenlegung des Event Planner Bonusses erforderlich ist, sowie dafür, dass die erforderliche Offenlegung vorgenommen wird. Weiterhin erstatten Sie uns ausdrücklich sämtliche uns auferlegte Gebühren, Kosten, Lizenzen oder Aufwendungen, sollte wegen unzureichender Offenlegung Klage eingereicht werden.
  12. PROVISIONEN / Kommissionen (SOFERN ANWENDBAR UND DANN NUR AN AGENTEN): Sollten Ihre Preise provisionsfähig sein, zahlen wir nur an Agenturen Provisionen, die zertifizierte Mitglieder der IATA, TIDS oder HBAA (oder ähnlicher Organisationen) sind. Bei Veranstaltungen mit Unterbringung in Zimmern werden die Provisionen auf den Zimmerpreisgbezahlt (ohne Preisermäßigungen, Gebühren für Wohnungsunternehmen oder sonstige Zuschüsse); und zwar für jedes momentan belegte und von Ihnen oder Ihren Teilnehmern bezahlte Zimmer, das zu speziellen Gruppenpreisen entsprechend den Angaben in der Express Vereinbarung als Teil Ihres Zimmerblocks reserviert wurde. Die Provision wird nur dem genannten Event Planner ausgezahlt, sofern vor Beginn des Events keine anderweitige schriftliche und von Ihnen und dem genannten Event Planner unterschriebene Mitteilung eingeht, in dem eine andere Person oder Organisation genannt wird, die die Provision erhalten soll. Sofern nicht anderweitig in der Express Vereinbarung aufgeführt, wird die Provision in einer Rate bezahlt, nachdem das Event vollständig beglichen wurde und eine entsprechende Rechnung für die Provision eingegangen ist. Wir sind nicht verpflichtet, Maßnahmen zur Beschaffung von Mitteln zu ergreifen, welche als Provisionen gezahlt werden. Sie übernehmen ausdrücklich die Verantwortung dafür, dass Sie bestimmen, ob die Offenlegung der Provisionen erforderlich ist, sowie dafür, dass die erforderliche Offenlegung vorgenommen wird. Weiterhin erstatten Sie uns ausdrücklich sämtliche uns auferlegte Gebühren, Kosten, Lizenzen oder Aufwendungen, sollte wegen unzureichender Offenlegung Klage eingereicht werden.
  13. STREITBEILEGUNG/GELTENDES RECHT: Die Parteien unternehmen ausdrücklich wirtschaftlich vertretbare Anstrengungen, um Streitfragen im Zusammenhang mit der Express Vereinbarung informell und rechtzeitig beizulegen. Dazu legen Sie den Streitfall leitenden Vertretern jeder Partei in der hierin dargelegten Reihenfolge zur Diskussion und möglichen Beilegung vor; wobei Streitfälle über die Verletzung geistiger Eigentumsrechte von dieser Maßnahme ausgenommen sind. Sollte es den Parteien nicht innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen nach Übermittlung der Streitsache in Übereinstimmung mit dieser Klausel gelungen sein, den Streit beizulegen, muss jede Partei der anderen mitteilen, ob ein Schieds- oder ein Gerichtsverfahren angestrengt werden soll. Die Express Vereinbarung unterliegt in ihrer Auslegung den Gesetzen des Landes, in dem sich das Hotel befindet, mit Ausnahme der Gesetze zur Rechtswahl oder zu Gesetzeskonflikten. Streitschlichtungen (sofern von der beantragenden Partei ausgewählt) im Zusammenhang mit der Express Vereinbarung sollen der Gerichtsbarkeit unterstehen, in der sich das Hotel befindet, und nach der Schiedsordnung der Internationalen Handelskammer von einem oder mehreren Schiedsrichter/n entschieden werden, der/die gemäß dieser Ordnung ernannt wird/werden. Gerichtsverfahren (sofern von der beantragenden Partei ausgewählt) im Zusammenhang mit der Express Vereinbarung werden vor dem zuständigen Gericht in der Stadt und dem Land geklärt, in dem sich das Hotel befindet (oder dem nächsten verfügbaren Standort). Die Parteien verzichten ausdrücklich auf das Recht auf einen Geschworenenprozess.
  14. INKASSO/PROZESSKOSTEN: Die Parteien erklären, dass bei Streitfällen im Zusammenhang mit der Express Vereinbarung die obsiegende Partei im Schiedsgerichts- oder Gerichtsverfahren das Recht auf Beitreibung der Prozessgebühren und -kosten sowie Zinsen für die Zeit vor und nach dem angestrengten Urteil hat. Nehmen wir die Dienstleistungen eines Inkassounternehmens oder eines gesetzlichen Vertreters zur Beitreibung einer uns aus der Express Vereinbarung geschuldeten Summe in Anspruch, zahlen Sie sämtliche von uns für die Beitreibung getragenen Kosten.
  15. NACHFOLGER UND ABTRETUNGSEMPFÄNGER: Die Verpflichtungen der Parteien sind auch für ihre jeweiligen Nachfolger und Abtretungsempfänger bindend. Die Express Vereinbarung oder die hierunter begründeten Rechte dürfen ohne die vorangegangene schriftliche Zustimmung des Hotels nicht abgetreten werden. Des Weiteren sind die in der Zustimmung vertraglich vereinbarten Anlagen, einschließlich der Konferenzräume, für Ihre ausschließliche Nutzung vorgesehen. Reservierungen dürfen nicht wiederverkauft werden. Sollten wir über die Verletzung der hier genannten Bestimmungen Kenntnis erhalten, endet die Vereinbarung, ohne dass sich unsererseits eine Haftung für die vertraglich vereinbarten Räume oder Preise ergibt. Sie haften für Schäden, die durch besagten Widerruf entstehen.
  16. UNMÖGLICHKEIT DER ERFÜLLUNG: Bei Eintreten unvorhersehbarer Umstände, darunter höhere Gewalt, behördliche Maßnahmen, Terrorangriffe in der Stadt, in der sich das Hotel befindet, oder Kriegserklärungen in dem Land, in dem sich das Hotel befindet, welche es dem Hotel rechtlich und auch sonst unmöglich machen, das Event auszuführen, haftet keine der Parteien für die Nichterfüllung der Express Vereinbarung. Die betroffene Partei kann die Express Vereinbarung nach Vorlage einer schriftlichen Mitteilung an die andere Partei innerhalb von zehn (10) Tagen nach Eintreten des besagten Ereignisses ohne Haftung kündigen.
  17. KEIN BINDENDER PRÄZEDENZFALL: Da das Hotel jede Gruppenbuchung nach zahlreichen Faktoren berechnet (darunter Preis und Belegung der Zimmer, erwartete Mindesteinnahmen, saisonbedingte Nachfrage usw.), beziehen sich die in dieser Zustimmung vom Hotel vereinbarten Bedingungen, darunter auch die darin beschriebenen Sonderpreise und Sonderkonditionen, ausschließlich auf das in besagter Zustimmung behandelte Event und bilden keinen bindenden Präzedenzfall für zukünftige Events des Kunden in unserem Hotel oder anderen, im Hotelportfolio von Hilton Worldwide befindlichen Hotels.
  18. SONSTIGES: Änderungen an dem in der Express Vereinbarung beschriebenen Arrangements sind schriftlich vorzulegen und von Ihnen und uns zu unterschreiben, wobei Ihre endgültige Garantie der Teilnahme telefonisch abzugeben ist. Rechtswidrige oder nicht durchsetzbare Bestimmungen in der Express Vereinbarung sind entsprechend ihrem Umfang unwirksam, ohne dass die Wirksamkeit der restlichen Bestimmungen beeinträchtigt wird. Die Bestimmung ist so anzupassen, dass sie die ursprünglichen Absichten der Parteien so weit wie möglich und entsprechend geltendem Recht widerspiegelt.