AUSDRÜCKLICHE VEREINBARUNG (EMEA- UND APAC-REGION) – ZUSATZBEDINGUNGEN

Diese Zusatzbedingungen und die Ausdrückliche Vereinbarung, die hiermit jeweils Bestandteil dieses Vertrags werden (zusammen „Vereinbarung“), werden von und zwischen dem Hotel und dem Kunden entsprechend der Definition dieser Begriffe in der Ausdrücklichen Vereinbarung abgeschlossen.  Alle in diesen Bedingungen verwendeten, darin jedoch nicht ausdrücklich definierten großgeschriebenen Begriffe, haben die Bedeutung, die ihnen in der Ausdrücklichen Vereinbarung zugeschrieben wird. Sie sind verpflichtet, während der gesamten Dauer Ihrer Nutzung und Belegung der Hotelanlage während Ihrer Veranstaltung alle in diesen Bedingungen festgelegten und auf dieser Website veröffentlichten Anforderungen einzuhalten.

  1. ZUSÄTZLICHE AUSGABEN: Sie vereinbaren, das Hotel für alle Lebensmittel, Getränke und sonstigen Dienstleistungen zu bezahlen, die in den Ausdrücklichen Vereinbarungen und allen Anhängen nicht ausdrücklich festgelegt sind, auf Ihre Anfrage während der Veranstaltung jedoch bereitgestellt werden. Am oder vor dem Anreisedatum bestätigen Sie uns schriftlich die Namen der Personen, die Sie befugt haben, bei der Veranstaltung zusätzliche Ausgaben über die vertraglich vereinbarten Beträge hinaus zu tätigen. Alle unsere Unterlagen für zusätzliche Ausgaben (Konferenzraumanmietung, Audio-/Bildausrüstung, Flipcharts, Lebensmittel- und Getränkefunktionen und sonstige Nebenkosten) werden einem Ihrer Zeichnungsberechtigten täglich zur Prüfung und Unterzeichnung vorgelegt. Nimmt Ihr Zeichnungsberechtigter keine tägliche Prüfung der Kosten vor, ist dies kein Grund, die Kosten anzufechten.
  2. EXTERNE LEBENSMITTEL UND GETRÄNKE: Aufgrund geltender Gesetze ist es Ihnen nicht gestattet, für Ihre Veranstaltung alkoholische Getränke ins Hotel mitzubringen. Sie müssen unsere vorherige Genehmigung einholen, bevor Sie Lebensmittel oder alkoholfreie Getränke von außerhalb in unser Hotel mitbringen.  Auf alle in unserem Veranstaltungsbereich servierten Lebensmittel oder Getränke werden unabhängig davon, ob Arbeitskräfte des Hotels erforderlich sind, Servicegebühren erhoben.
  3. LIEFERUNGEN: Vereinbarungen für die Lieferung von Paketen sollten über Ihren zuständigen Veranstaltungsmanager getroffen werden. Gegebenenfalls fallen Gebühren für Empfang, Handhabung und Versand an.  Wir nehmen keine Pakete an, für die wir Versandkosten zahlen müssen.  Lieferungen werden, sofern von uns nicht im Voraus anderweitig vereinbart, ausschließlich innerhalb von 48 Stunden vor Ihrem Anreisedatum angenommen.  Alle Lieferungen müssen entsprechend unseren Richtlinien ordnungsgemäß gekennzeichnet sein. Für Beschädigung oder  Verlust Ihrer Pakete sind wir im weitesten gesetzlich zulässigen Umfang nicht haftbar.
  4. EXTERNE AUFTRAGNEHMER: Sollten Sie sich während Ihrer Veranstaltung dafür entscheiden, in der Hotelanlage externe Auftragnehmer zu nutzen, müssen Sie uns mindestens 10 Tage vor Ihrer Veranstaltung hierüber in Kenntnis setzen. Wir können verlangen, dass Ihre externen Auftragnehmer eine Haftungsfreistellungs-, Entschädigungs- und Versicherungsvereinbarung in der Form unterzeichnen, die vom Hotel derzeit für ähnliche externe Auftragnehmer verwendet wird, und einen Versicherungsnachweis in für uns akzeptabler Höhe (Höhe und Art der Versicherung werden in unserem alleinigen Ermessen auf der Grundlage der Art der vom externen Auftragnehmer erbrachten Dienstleistungen festgelegt) vorlegen, bevor der externe Auftragnehmer in unserer Hotelanlage Dienstleistungen erbringen darf.  In einigen Fällen ist das Hotel gegebenenfalls gemäß Verpflichtungen, die dem Hotel durch Gewerkschaften oder Tarifverträge auferlegt werden, verpflichtet, für die Erbringung bestimmter Dienstleistungen Arbeitskräfte des Hotels zu nutzen. Sie erklären sich bereit, die mit diesen Dienstleistungen verbundenen Gebühren und/oder Kosten zu zahlen bzw. zu tragen.
  5. DURCHFÜHRUNG DER VERANSTALTUNG: Sie übernehmen im weitesten gesetzlich zulässigen Umfang die volle Haftung für während der Veranstaltung an unserer Anlage entstandene Schäden, u. a. für Schäden, die von Ihnen, Ihren Mitarbeitern, Gästen, Vertretern und Auftragnehmern verursacht werden, sowie Schäden aus der Aufstellung, Platzierung und Entfernung Ihrer Auslagen, Ausrüstung, Ausstellungsstücke oder sonstigen Gegenstände. Zur Klarstellung wird festgehalten, dass Sie für Schäden an Gästezimmern oder öffentlichen Bereichen des Hotels, die nicht von Ihnen belegt werden, nicht haftbar sind. In diesen Fällen verlangt das Hotel die Zahlung von Schadenersatz von dem (den) verantwortlichen Gast (Gästen). Wir empfehlen Ihnen, eine angemessene Versicherung abzuschließen und aufrechtzuerhalten. Das Hotel kann eine Bescheinigung oder einen Nachweis hierüber anfordern. Sie können wahlweise eine Versicherung abschließen, um Ihre Dekorationen, Spezialgegenstände und Ihr sonstiges Eigentum abzudecken. Das Hotel verfügt über keine Versicherung für Beschädigung oder Verlust Ihres Eigentums, und das Hotel ist im weitesten gesetzlich zulässigen Umfang hierfür nicht haftbar.  Falls nach unserem alleinigen und angemessenen Ermessen erforderlich, um für die Größe und/oder Art Ihrer Veranstaltung angemessene Sicherheitsmaßnahmen aufrechtzuerhalten, sorgen Sie auf Ihre Kosten für Sicherheitspersonal, das von einer angesehenen, zugelassenen Wachschutz- oder Sicherheitsagentur bereitgestellt wird, die in dem Ort oder Land, in dem wir uns befinden, geschäftstätig ist. Diese Agentur unterliegt unserer vorherigen Genehmigung. Dieses Sicherheitspersonal darf keine Waffen tragen.
  6. EINHALTUNG DER GESETZE: Die Parteien vereinbaren jeweils, alle geltenden Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Veranstaltung, die Gegenstand dieser Vereinbarung ist, einzuhalten, u. a. Arbeitsschutzbestimmungen, Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung von Terrorismus, Korruption und Geldwäsche sowie Brandschutzvorschriften. Die Parteien vereinbaren jeweils, mit der anderen Partei und allen zuständigen Behörden zusammenzuarbeiten, um die Einhaltung dieser geltenden Gesetze und Vorschriften sicherzustellen. Die Gruppe bestätigt und vereinbart ausdrücklich, dass die Fähigkeit des Hotels, diese Vereinbarung zu erfüllen, der Einhaltung aller geltenden Gesetze durch das Hotel unterliegt. Zusätzlich zu allen sonstigen gesetzlichen Rechten und Rechtsmitteln, die dem Hotel gemäß den geltenden Gesetzen zur Verfügung stehen, kann das Hotel die Veranstaltung und diese Vereinbarung ohne jegliche Haftung Personen gegenüber stornieren, wenn das Hotel dazu nach eigenem Ermessen begründeten Anlass hat, um die Verpflichtungen des Hotels gemäß allen geltenden Gesetzen oder Vorschriften einzuhalten.
  7. STORNIERUNG AUS WICHTIGEM GRUND: Zusätzlich zu allen sonstigen gesetzlichen Rechten und Rechtsmitteln, die uns gemäß den geltenden Gesetzen zur Verfügung stehen, können wir Ihre Veranstaltung und die Ausdrückliche Vereinbarung unter folgenden Umständen ohne Haftung stornieren: (i) wenn Vorauszahlungen oder Kautionen nicht fristgerecht gezahlt werden, (ii) wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter, Vertreter, Subunternehmer oder leitenden Angestellten eine rechtswidrige Handlung begeht oder in einer Weise handelt, die sich negativ auf den Ruf des Hotels oder von Hilton auswirken dürfte, oder (iii) aus anderen Gründen, wenn wir dies nach vernünftigem Ermessen für erforderlich halten, um unsere Verpflichtungen gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften einzuhalten. Falls wir Ihre Veranstaltung aus wichtigem Grund gemäß dieser Klausel stornieren, haben wir Anspruch auf die Gebühren für die vollständige Stornierung gemäß der Ausdrücklichen Vereinbarung.
  8. RECHT DES HOTELS, ZUKÜNFTIGE VERANSTALTUNGEN ZU STORNIEREN: Wir sind berechtigt, zwischen Ihnen und dem Hotel für weitere, zukünftige Konferenzen/Veranstaltungen abgeschlossene Verträge ohne Haftung für diese Stornierung Ihnen gegenüber (das Hotel ist nicht verpflichtet, infolge der Stornierung Gebühren, Kosten, Schadenersatz oder Strafen zu zahlen bzw. zu tragen, und gegen das Hotel können keine Ansprüche infolge der Stornierung geltend gemacht werden) zu stornieren, wenn Folgendes eintritt: (i) Das Hauptkonto für eine abgeschlossene Veranstaltung bleibt nach 60 Tagen unbeglichen, (ii) Ihre Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer oder Teilnehmer verursachen unangemessene Schäden oder Störungen an Anlagen, Abläufen oder Gästen des Hotels, (iii) im Fall krimineller Aktivitäten in Anlagen des Hotels im Rahmen oder im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung oder (iv) wenn Sie eine übermäßig hohe Anzahl an bestätigten Veranstaltungen buchen und später stornieren, was vom Hotel in seinem alleinigen Ermessen festgelegt wird.
  9. WERBEASPEKTE: Wir sind berechtigt, Werbung oder Werbematerial im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung zu prüfen und zu genehmigen, in der bzw. dem ausdrücklich auf den Namen des Hotels oder einen Namen oder ein Logo verwiesen wird, dessen Inhaber eine Tochtergesellschaft von Hilton ist. Sie stimmen zu, dass wir Ihre Veranstaltungs- und Planerinformationen an unsere Drittanbieter weitergeben können, die unterstützende Dienstleistungen für Gruppen anbieten, die Konferenzen/Veranstaltungen in unserem Hotel durchführen, einschließlich Audio-/Bildservices, Dekorateure, Floristen und Sonstiger.
  10. VERANSTALTUNGSPLANER-BONUSPROGRAMM (FALLS ZUTREFFEND): Wird in der Ausdrücklichen Vereinbarung eine Person als Veranstaltungsplaner benannt, kann diese Person für eine berechtigende Veranstaltung einen Veranstaltungsplanerbonus erhalten. Ausschließlich der in der Ausdrücklichen Vereinbarung namentlich genannte Veranstaltungsplaner kann diesen Veranstaltungsplanerbonus erhalten. Die vollständigen Informationen und Regeln für das Veranstaltungsplaner-Bonusprogramm finden Sie auf hilton.com. Sie erklären sich bereit, die volle Verantwortung für die Entscheidung darüber zu übernehmen, ob eine Bekanntgabe des Veranstaltungsplanerbonus erforderlich ist, und diese Bekanntgabe erforderlichenfalls vorzunehmen.
  11. PROVISIONEN (FALLS ZUTREFFEND UND DANN NUR AN AGENTEN): Sind Ihre Preise provisionsfähig, zahlen wir Provision ausschließlich an die Agenturen, die zertifizierte Mitglieder von IATA, TIDS oder HBAA (oder ähnlichen Organisationen) sind. Umfasst Ihre Veranstaltung Zimmerunterkünfte, wird die Provision auf den Zimmerpreis (ohne Rabatte, Gebühren für Wohnungsunternehmen oder sonstige Zuschüsse) für die einzelnen Zimmer gezahlt, die von Ihnen oder Ihren Teilnehmern tatsächlich belegt und bezahlt werden und als Teil Ihres eingerichteten Zimmerblocks zu den Gruppensonderpreisen gemäß der Ausdrücklichen Vereinbarung reserviert wurden. Die Provision wird ausschließlich an den benannten Planer gezahlt, sofern wir nicht vor Beginn der Veranstaltung eine von Ihnen und dem benannten Planer unterzeichnete schriftliche Mitteilung darüber erhalten, dass die Provision an eine andere natürliche oder juristische Person zu zahlen ist.  Sofern in der Ausdrücklichen Vereinbarung nicht anderweitig angegeben, wird die Provision als einzelne Zahlung geleistet, dies jedoch erst, nachdem wir die vollständige Zahlung für die Veranstaltung und eine gültige Provisionsrechnung erhalten haben.  Sie sind nicht verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um als Provisionen zu zahlende Mittel beizutreiben.  Sie erklären sich bereit, die volle Verantwortung dafür zu übernehmen, zu bestimmen, ob eine Bekanntgabe der Provision erforderlich ist, und diese Bekanntgabe erforderlichenfalls vorzunehmen.  Sie vereinbaren darüber hinaus, uns alle Gebühren, Kosten, Verbindlichkeiten oder Ausgaben zu erstatten, die uns entstehen, falls von einer Person geltend gemacht  wird, dass die Offenlegung unzureichend war.
  12. STREITBEILEGUNG/GELTENDES RECHT: Die Parteien vereinbaren, wirtschaftlich angemessene Anstrengungen zu unternehmen, um Streitigkeiten in Bezug auf alle mit der Vereinbarung zusammenhängenden Angelegenheiten formlos und fristgerecht beizulegen, indem sie die Streitigkeit zur Erörterung und möglichen Beilegung den leitenden Vertretern der einzelnen Parteien in der in diesen Bedingungen festgelegten Reihenfolge vorlegen; dies jedoch vorausgesetzt, dass Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Verletzung von Rechten an geistigem Eigentum dieser Bestimmung nicht unterliegen. Sind die Parteien innerhalb von 30 (dreißig) Kalendertagen nach Vorlage einer strittigen Angelegenheit gemäß dieser Klausel nicht in der Lage, sich im Hinblick auf eine Beilegung dieser Streitigkeit zu einigen, können die Parteien der jeweils anderen Partei Mitteilung über ihre Absicht erteilen, ein Gerichtsverfahren einzuleiten. Die Vereinbarung wird gemäß den Gesetzen des Landes geregelt und ausgelegt, in dem sich das Hotel befindet. Hiervon ausgenommen sind Gesetze in Bezug auf die Rechtswahl oder kollisionsrechtliche Bestimmungen. Rechtsstreitigkeiten aus oder in Verbindung mit der Vereinbarung werden vor einem zuständigen Gericht in dem Ort bzw. Land beigelegt, in dem sich das Hotel befindet (oder am nächstliegenden zuständigen Ort).
  13. BEITREIBUNG/RECHTSKOSTEN: Die Parteien vereinbaren, dass die im Rahmen von Streitigkeiten in Bezug auf die oder aus der Vereinbarung in Schieds- oder Gerichtsverfahren obsiegende Partei berechtigt ist, die Erstattung ihrer angemessenen Rechtsgebühren und -kosten, zuzüglich vor und nach dem Urteil anfallender Zinsen, zu verlangen. Nehmen wir die Dienstleistungen einer Inkassoagentur oder eines Rechtsvertreters in Anspruch, um uns bei der Beitreibung von an uns gemäß der Vereinbarung zu zahlenden Beträgen zu unterstützen, tragen Sie alle Kosten, die uns im Rahmen dieser Beitreibungsbemühungen entstanden sind.
  14. RECHTSNACHFOLGER UND ABTRETUNGSEMPFÄNGER: Die von den einzelnen Parteien eingegangenen Verpflichtungen sind für ihre jeweiligen Rechtsnachfolger und Abtretungsempfänger bindend. Es ist Ihnen untersagt, die Ausdrückliche Vereinbarung oder Rechte gemäß diesen Bedingungen ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Hotels abzutreten. Darüber hinaus sind die in der Vereinbarung vereinbarten Einrichtungen, einschließlich der Konferenzräume, zur ausschließlichen Nutzung durch Sie bestimmt.  Es ist Ihnen untersagt, Reservierungen weiterzuverkaufen.  Erlangen wir von einem Verstoß gegen diesen Abschnitt Kenntnis, können wir die Vereinbarung ohne Haftung Ihnen gegenüber für vertraglich vereinbarte Räume bzw. Zimmer oder Preise mit sofortiger Wirkung kündigen und sind Sie für alle Gebühren für die vollständige Stornierung infolge der Stornierung haftbar.
  15. KEIN BINDENDER PRÄZEDENZFALL: Da jede Möglichkeit einer Gruppenbuchung vom Hotel auf der Grundlage zahlreicher Faktoren bewertet wird (u. a. Preis und Raum-/Zimmerverfügbarkeit, voraussichtlicher Mindestgesamtumsatz, saisonale(r) Anforderungen u. desgl. m.), wird zur Vermeidung von Zweifeln festgehalten, dass die in dieser Vereinbarung vom Hotel vereinbarten Bestimmungen und Bedingungen, u. a. die hierin dargelegten Sonderpreise und Ermäßigungen, für die in dieser Vereinbarung festgelegte Veranstaltung bestimmt sind und vom Kunden nicht verwendet werden können, um einen bindenden Präzedenzfall für zukünftige Veranstaltungen in unserem Hotel oder in anderen Hotels zu schaffen, die im Hotelportfolio von Hilton betrieben werden.
  16. VERSCHIEDENES: Abänderungen und Änderungen der in der Ausdrücklichen Vereinbarung dargelegten Vereinbarungen müssen schriftlich erfolgen und von sowohl Ihnen als auch uns unterzeichnet werden, wobei jedoch vorausgesetzt wird, dass Ihre endgültige Garantie der Teilnehmerzahl telefonisch erfolgen kann. Bestimmungen in der Vereinbarung, die in einem Rechtsgebiet für rechtswidrig oder unvollstreckbar erachtet werden, sind im Umfang dieser Rechtswidrigkeit oder Unvollstreckbarkeit unwirksam, ohne die übrigen Bestimmungen ungültig zu machen, und die rechtswidrige oder unvollstreckbare Bestimmung gilt als dahingehend umformuliert, die ursprünglichen Absichten der Parteien entsprechend den geltenden Gesetzen so weit wie möglich wiederzugeben.

Stand: MÄRZ 2020