ACCORD EXPRÈS – CONDITIONS GÉNÉRALES SUPPLÉMENTAIRES

Les présentes Conditions générales supplémentaires et l’Accord Exprès, chacun ici constituant une partie des présentes (nommés ensemble « l’Accord ») sont conclues entre l’Hôtel et le Client tel que ces conditions sont définies dans l’Accord Exprès.  Tous les termes commençant par une majuscule utilisés dans les présentes et n’étant pas spécifiquement définis, portent la définition leur étant attribuée dans l’Accord Exprès. Vous devrez vous conformer à toutes les conditions énoncées ici, tel qu’indiqué sur ce site web, pendant toute la durée de votre utilisation et occupation des locaux de l’Hôtel au cours de votre Évènement.

  1. DÉPENSES SUPPLÉMENTAIRES : Vous acceptez de payer l’Hôtel pour tout service de restauration, boissons et autres n’étant pas expressément énoncé dans l’Accord Exprès ni dans aucune annexe mais dont la prestation a été effectuée, à votre demande, lors de l’Évènement. Le ou avant la date d’arrivée, vous nous confirmerez par écrit le nom des personnes que vous avez autorisées à effectuer des dépenses supplémentaires lors de l’Évènement, en plus des montants contractés. Tous nos registres de dépenses supplémentaires (location de salle de réunion, équipement audio/visuel, tableaux de conférence, services de restauration et autres incidents) seront présentés quotidiennement à l’un de vos signataires autorisés afin qu’ils soient vérifiés et signés. Si votre signataire autorisé manque à réviser l’un quelconque ou tous les frais quotidiennement, cela ne pourra en aucun cas constituer un motif de contestation des frais.
  2. EN DEHORS DE LA RESTAURATION : En raison du droit applicable, vous ne pouvez pas apporter de boissons alcoolisées au sein de l’Hôtel pour votre Évènement. Vous devez obtenir préalablement notre accord avant d’emmener toute nourriture ou boisson non alcoolisée de sources externes à notre Hôtel.  Des frais de service s’appliqueront à toute nourriture ou boisson servie dans notre zone de réception, que la main-d’œuvre de l’Hôtel soit requise ou non.
  3. LIVRAISONS : Des modalités de livraison de colis doivent être déterminées avec votre responsable évènementiel désigné. Des frais de réception, manutention et expédition peuvent s’appliquer.  Nous n’accepterons aucun colis qui nécessitera que nous payons des frais de port.  Les livraisons ne seront acceptées que dans un délai de 48 heures avant votre date d’arrivée, sauf si nous en avons préalablement convenu autrement.  Toutes les livraisons doivent être correctement étiquetées, conformément à nos directives. Dans la mesure maximale autorisée par le droit applicable, nous ne seront tenus responsables d’aucun dommage ou perte de vos colis.
  4. PRESTATAIRES EXTERNES : Si vous choisissez de faire appel à des prestataires externes dans les locaux de l’Hôtel au cours de votre Évènement, vous devez nous en informer au moins 10 jours avant votre Évènement. Nous pourrons vous demander que vos prestataires externes signent un contrat de dégagement de responsabilité, indemnisation et assurance sous la forme actuellement utilisée à l’Hôtel pour des prestataires similaires, et qu’ils fournissent un justificatif d’assurance dans des montants que nous jugeons acceptables (montants et types d’assurance à déterminer à notre seule discrétion en fonction du type de service que fournira le prestataire externe) avant que le prestataire externe soit autorisé à offrir ses services dans les locaux de notre Hôtel.  Dans certains cas, l’Hôtel pourra, conformément aux obligations imposées à l’Hôtel par des accords de syndicat ou des conventions collectives, d’utiliser la main-d’œuvre de l’Hôtel pour la prestation de certains services, et vous acceptez de payer les frais et/ou montants associés à ces services.
  5. TENUE DE L’ÉVÈNEMENT : Dans la mesure maximale autorisée par la loi, vous assumez la pleine responsabilité des dommages subis par nos locaux au cours de votre Évènement, incluant, sans pour autant s’y limiter, les dommages causés par vous, vos employés, vos invités, vos agents et prestataires, ainsi que tout dommage subi à la suite de l’installation, de la disposition et du retrait de vos étalages, équipements, expositions ou autres. À des fins de clarté, vous ne serez responsables d’aucun dommage subi dans les chambres ou les espaces publics de l’Hôtel que vous n’occupez pas. Dans ce type de cas, l’Hôtel demandera le paiement de dommages et intérêts au(x) invité(s) responsable(s). Nous vous conseillons de détenir et de conserver une assurance adaptée, un justificatif pourra vous être demandé par l’Hôtel. Vous pouvez, si vous le souhaitez, prendre une assurance couvrant vos articles de décoration, objets spéciaux et autres biens. L’Hôtel ne détient aucune assurance, et dans la mesure maximale autorisée par la loi, l’Hôtel ne sera tenu responsable d’aucun dommage ou perte de vos biens.  Si cela est requis, et selon notre seul jugement raisonnable, dans le but de maintenir des mesures de sécurité adéquates au vu de la taille et/ou la nature de votre réception, vous fournirez, à vos frais, du personnel de sécurité issu d’une agence de sécurité ou de vigiles agréés réputés opérant dans la ville ou le pays dans lequel nous nous trouvons, et cette agence sera soumise à notre validation préalable. Ce personnel de sécurité ne pourra pas être armé.
  6. RESPECT DE LA LOI : Chaque partie convient de se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en lien avec l’Évènement soumis au présent Accord, incluant, sans pour autant s’y limiter, les codes sanitaires et de sécurité, les lois et réglementations anti-terrorisme, anti-corruption, anti-blanchiment d’argent et les réglementations incendies.  Chaque partie accepte de coopérer avec l’autre partie ainsi que toute autorité gouvernementale concernée afin d’assurer la conformité à ces lois et réglementations applicables. Le groupe reconnaît expressément et convient que la capacité de l’Hôtel à agir dans le cadre du présent Accord est soumise à la conformité de l’Hôtel à toutes les lois applicables. En plus de tout autre droit ou recours légal à la disposition de l’Hôtel dans le cadre des lois applicables, l’Hôtel peut annuler l’Évènement ainsi que le présent Accord, sans responsabilité envers qui que ce soit, si l’Hôtel le juge raisonnablement nécessaire pour se conformer aux obligations qui lui sont imposées dans le cadre de toutes les lois et réglementations applicables.
  7. ANNULATION AVEC MOTIF : En plus de tout autre droit et recours légal à notre disposition, nous pouvons annuler votre Évènement ainsi que l’Accord Exprès, sans aucune responsabilité dans aucun des cas suivants : (i) si les paiement ou dépôts par avance ne sont pas payés dans les délais prévus ; (ii) si vous, ou l’un quelconque de vos employés, agents, sous-traitants ou cadres, commet un acte illégal, ou agissez d’une manière pouvant nuire à la réputation de l’Hôtel ou de Hilton ; ou (iii) pour d’autres motifs si nous le jugeons raisonnablement nécessaires afin de nous conformer à nos obligations dans le cadre des lois et réglementations applicables. Dans le cas où nous annulons votre Évènement pour un motif tel que prévu par la présente clause, alors nous pourrons percevoir les frais d’annulation complète tel que cela est prévu dans l’Accord Exprès.
  8. DROIT DE L’HÔTEL À ANNULER DE FUTURS ÉVÈNEMENTS : Nous pouvons choisir d’annuler tout accord séparément conclu entre vous et l’Hôtel pour des réunions/ réceptions supplémentaires devant se tenir ultérieurement, sans que vous ne soyez tenu responsable de cette annulation (aucun frais, dommages et intérêts ne sera dû par l’Hôtel en raison de l’annulation, et aucune réclamation ne sera déposée à l’encontre de l’Hôtel en conséquence de l’annulation) si l’un des évènements suivants se produit : (i) le compte principal d’un Évènement achevé demeure impayé après 60 jours ; (ii) si vos employés, cadres, prestataires ou invités causent des dommages ou des perturbations déraisonnables aux locaux, opérations ou clients de l’Hôtel ; (iii) en cas d’activité criminelle quelconque découlant de ou en lien avec votre Évènement ; ou (iv) si vous réservez puis annulez un nombre excessif d’évènements confirmés, tel que déterminé par l’Hôtel à sa seule discrétion.
  9. CONSIDÉRATION PROMOTIONNELLE : Nous avons le droit de vérifier et valider tout support publicitaire ou promotionnel en lien avec votre Évènement qui fait spécifiquement référence au nom de l’Hôtel, ou à un nom ou logo détenu par une filiale de Hilton. Vous acceptez que nous puissions partager votre Évènement et les informations d’organisation avec nos prestataires tiers qui proposent des services d’assistance aux groupes organisant des réunions/ réceptions dans notre Hôtel, y compris des services audio/visuels, décorateurs, fleuristes et autres.
  10. PROGRAMME DE PRIME ORGANISATEUR D’ÉVÈNEMENT (LE CAS ÉCHÉANT) : Si une personne est désignée dans l’Accord Exprès comme étant l’Organisateur de l’Évènement, cette personne peut gagner une Prime Organisateur d’évènement pour un évènement éligible. Seul l’Organisateur d’évènement spécifiquement désigné dans l’Accord Exprès sera éligible à cette prime. L’intégralité des détails et des règles relatives au Programme de prime Organisateur d’évènement est disponible sur hilton.com. Vous acceptez d’assumer la pleine responsabilité de déterminer si la divulgation de la Prime Organisateur d’évènement est requise, et de décider de réaliser cette divulgation si cela est requis.
  11. COMMISSIONS (SI APPLICABLE ET ALORS SEULEMENT AUX CADRES) : Si vos tarifs sont commisionnables, alors nous paierons que les commissions aux agences certifiées membres de IATA, TIDS ou HBAA (ou entités similaires). Si votre Évènement comprend un hébergement en chambre, une commission sera payée sur le tarif des chambres (sans rabais, frais d’agence d’hébergement ou autre aide financière) pour chaque chambre réellement occupée et payée par vous ou vos invités, qui a été réservée dans le cadre du groupe de chambres déterminé au tarif groupe spécial, tel que spécifié dans l’Accord Exprès. La commission ne sera payée qu’à l’Organisateur désigné, sauf si avant le début de l’Évènement, nous recevons un préavis écrit signé de votre main et de l’Organisateur désigné, stipulant que la commission doit être versée à une quelconque autre personne ou entité.  Sauf en cas de mention contraire dans l’Accord Exprès, la commission sera versée sous forme de paiement unique, mais uniquement après que nous ayons reçu le paiement intégral de votre Évènement, ainsi qu’une facture de commission valide.  Nous ne sommes tenus de prendre aucune mesure visant à collecter des fonds à reverser en guise de commissions.  Vous acceptez de prendre la pleine responsabilité de déterminer si oui ou non la divulgation de la commission est requise, et si oui, de réaliser cette divulgation.  Vous convenez également de nous rembourser tous les frais, coûts, engagements ou dépenses que nous subissons, si la divulgation d’une quelconque réclamation se révélait insuffisante.
  12. RÉSOLUTION DE LITIGE/ DROIT APPLICABLE : Les parties conviennent de fournir des efforts commercialement raisonnables pour officieusement et rapidement résoudre tout litige relatif à un sujet en lien avec l’Accord, en présentant le litige aux représentants seniors de chaque partie afin qu’ils soient discutés et possiblement résolus tel que prévu aux présentes ; toutefois, un litige relatif à l’infraction des droits de propriété intellectuelle n’est pas visé par la présente disposition. Si dans un délai de trente (30) jours calendaires après la soumission d’un litige conformément à la présente clause, les parties ne parviennent pas à résoudre ce litige, alors l’une ou l’autre des parties pourra donner préavis à l’autre de son intention de poursuivre le contentieux. L’Accord sera régi par et interprété conformément aux lois du pays dans lequel l’Hôtel se trouve, à l’exclusion de toute loi relative au choix ou d’un litige entre lois. Les litiges découlant ou étant en lien avec le présent Accord seront résolus devant un tribunal de la juridiction compétente de la ville et du pays dans lequel l’Hôtel se trouve (ou le lieu disponible le plus proche).
  13. COLLECTE/ FRAIS JURIDIQUES : Les parties conviennent qu’en cas de litige découlant d’une quelconque manière ou étant lié à l’Accord, la partie dominante dans toute procédure d’arbitrage ou tribunal sera en droit de récupérer une décision de ses coûts et frais juridiques raisonnables, plus un intérêt pré et post jugement. Si nous conservons les services d’une agence de collecte ou un représentant juridique pour aider à la collecte de tout montant nous étant dû dans le cadre du présent Accord, vous paierez toutes les dépenses que nous avons subies dans ces efforts de collecte.
  14. SUCCESSEURS ET CESSIONNAIRES : Les engagements pris par chaque partie seront contraignants pour leurs successeurs et bénéficiaires respectifs. Vous ne pouvez pas attribuer l’Accord Exprès ni aucun de ses droits sans l’accord écrit préalable de l’Hôtel. De plus, les équipements concernés par le présent Accord, comme les salles de réunion, vous sont exclusivement réservés.  Vous ne pouvez pas revendre des réservations.  Si nous apprenons toute infraction à la présente section, nous pouvons immédiatement résilier l’Accord sans être en aucun cas responsable envers vous, pour les chambres ou les tarifs réservés, et vous serez responsable des frais d’annulation complète résultant de l’annulation.
  15. AUCUN CAS DE JURISPRUDENCE CONTRAIGNANT : Étant donné que chaque occasion de réservation de groupe est évaluée par l’Hôtel en fonction de plusieurs facteurs (comme par exemple, le tarif et la disponibilité des chambres, le chiffre d’affaires total minimum prévu, les demandes saisonnières, etc.), afin d’éviter tout doute, les conditions générales convenues dans le présent Accord par l’Hôtel, incluant, sans pour autant s’y limiter, les tarifs spéciaux et les remises décrites ici, visent uniquement l’Évènement prévu dans le présent Accord et ne peuvent pas servir à créer un cas de jurisprudence contraignant par le Client pour de futurs évènements se déroulant dans notre Hôtel ou dans un quelconque des hôtels agissant dans le portefeuille d’hôtels Hilton.
  16. DIVERS : Tout amendement ou modification apporté aux dispositions décrites dans l’Accord Exprès doit être effectué par écrit, signé par vous et nous, à condition toutefois, que votre nombre définitif de participants garanti puisse être confirmé par téléphone. Toute disposition du présent Accord se trouvant être illégale ou inexécutable dans une quelconque juridiction sera inefficace dans la mesure où ce caractère illégal ou inexécutable sans invalider les autres dispositions, et toute disposition illégale ou inapplicable doit être considérée comme étant reformulée pour refléter du mieux possible les intentions originales des parties, conformément au droit applicable.

Dernière révision 20 MARS 2020