ACUERDO EXPRESO – TÉRMINOS Y CONDICIONES ADICIONALES

Los presentes Términos y Condiciones Adicionales y el Acuerdo Expreso (colectivamente, este “Acuerdo”) son celebrados entre el Hotel y el Grupo de la manera que dichos términos se definen en el Acuerdo Expreso.  Todos los términos en mayúsculas que se utilicen en el presente y que no estén específicamente definidos tendrán los significados que se les atribuyen en el Acuerdo Expreso.

Derecho Aplicable: este Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con la legislación del estado y el país en que se ubica el Hotel.

Resolución de Controversias: Las partes acuerdan hacer esfuerzos de buena fe para resolver cualquier controversia mediante su presentación a sus representantes sénior.​ Si a pesar de tales negociaciones las partes no son capaces de resolver la controversia, la diferencia será resuelta ante un tribunal con competencia en la ciudad donde se ubique el Hotel (o el lugar más cercano disponible).​

Honorarios de Abogados y Costos Judiciales: Las partes convienen en que aquella que resulte vencedora en cualquier procedimiento judicial relacionado con este Acuerdo tendrá derecho a que se le reembolsen todas las sumas pagadas por honorarios de abogados y peritos expertos, los gastos y los intereses previos y posteriores a la sentencia, según la máxima tasa permitida por la ley. Asimismo, las partes acuerdan que si el Hotel necesita contratar un abogado o iniciar un procedimiento judicial o de arbitraje para cobrar cualquier suma que el Grupo le adeude en virtud de este Acuerdo, independientemente de que se inicie una acción judicial, el Hotel tendrá derecho a recuperar los honorarios razonables de su abogado incurridos en dichos intentos de cobro.

Cumplimiento con las leyes: Cada una de las partes se compromete a cumplir con todas las leyes y disposiciones aplicables relativas al Evento objeto de este Acuerdo, incluidos, de manera enunciativa, más no limitativa, códigos de salud y seguridad, leyes y normas contra el terrorismo, la corrupción y el lavado de dinero y normas para situaciones de incendio. Cada una de las partes se compromete a cooperar con la otra y con cualquier autoridad gubernamental que corresponda para garantizar el cumplimiento de dichas leyes y normas.​ El Grupo reconoce expresamente y acuerda que la capacidad del Hotel de cumplir sus obligaciones en virtud de este Acuerdo depende de que cumpla con todas las leyes correspondientes. Además de cualquier otra reparación y derecho legal que las leyes actuales le otorguen al Hotel, el Hotel podrá cancelar el Evento y este Acuerdo sin incurrir en obligaciones frente a ninguna persona si cree razonablemente que es necesario hacerlo para poder cumplir las obligaciones que le impongan las leyes y normas aplicables.​

Información Sobre Reservas de Huéspedes: Si solicita que el Hotel le dé a usted o a su representante acceso a información sobre las reservas de los huéspedes relacionada con aquellos que hayan reservado habitaciones en el Hotel como parte del Conjunto de Habitaciones objeto de este Acuerdo, usted certifica que ya ha obtenido, u obtendrá, consentimiento de cada uno de sus asistentes para que el Hotel o Hilton Domestic Operating Company Inc. (“Hilton”) le entregue a usted o a sus representantes la información sobre la reserva de dicho asistente; asimismo, usted se compromete a reembolsar al Hotel y a Hilton por los costos, daños, cargos o gastos de cualquier tipo que surjan de cualquier reclamo de un asistente relacionado con el hecho de que el Hotel o Hilton hayan revelado información sobre la reserva de un asistente.​

Transmisión y Uso de Datos Sobre los Huéspedes: El Hotel maneja la información personal sobre los huéspedes de conformidad con la Declaración de Privacidad Global de Hilton. El Hotel está comprometido a recopilar, proteger y utilizar la información personal de manera razonable y de acuerdo con las leyes que se aplican a su caso, incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (norma (UE) 2016/679) (“RGPD”).​  De conformidad con el RGPD, cada una de las partes actúa como un “Controlador de Datos” independiente con respecto a sus actividades para procesar información personal en relación con este Acuerdo, y cada parte cumplirá sus respectivas obligaciones como tal. En la medida en que cualquiera de las partes le entregue datos personales a otra parte de conformidad con este Acuerdo, la parte que entrega los datos personales confirma que ha obtenido el consentimiento necesario o que se basa en otro fundamento legal para entregar los datos personales a la parte receptora.

Consideraciones en Materia de Promociones: El Hotel tiene derecho a revisar y aprobar cualquier ​material publicitario o promocional vinculado con el Evento del Grupo que haga referencia específica del nombre del Hotel o de un nombre o logotipo propiedad de Hilton. El Grupo acepta que el Hotel podrá compartir información sobre el Evento y sobre su planificador con proveedores externos de servicios de apoyo para grupos que celebran reuniones/actividades en el Hotel, lo que incluye servicios audiovisuales, decoradores, floristas y otros profesionales según corresponda.

Daños al Hotel: En la máxima medida permitida por la ley, el Grupo asume responsabilidad total por cualquier daño hecho a las instalaciones y los bienes del Hotel durante el Evento (sin incluir el desgaste razonable), pero solo en la medida en que dicho daño sea responsabilidad suya o de sus empleados, huéspedes, agentes o contratistas, incluido cualquier daño ocurrido como resultado de la instalación, colocación y retiro de las muestras, equipos, exhibiciones u otros artículos del Grupo.

Cancelación con causa: Además de cualquier derecho o reparación que le correspondan al Hotel de conformidad con las leyes aplicables, podremos cancelar con causa su Evento y el Acuerdo Expreso sin incurrir en ninguna responsabilidad, incluyendo, de manera enunciativa, más no limitativa a, si los adelantos de pago o los depósitos no se realizan de manera oportuna. En caso de que cancelemos su Evento con causa, tendremos derecho al pago de la suma total por cargos de cancelación que se establezca en el Acuerdo Expreso.

Sucesores y Cesionarios: Los compromisos asumidos por cada parte serán vinculantes para sus respectivos sucesores y cesionarios. El Grupo no podrá transferir ni revender sus derechos en virtud de este Acuerdo a ningún tercero no relacionado (lo que incluye a terceros revendedores de habitaciones) bajo ninguna circunstancia, incluyendo, de manera enunciativa, más no limitativa, reven​der porciones canceladas o no utilizadas del conjunto de habitaciones o revender espacios contratados para reuniones o actividades.

Divisibilidad; No Renuncia: Cualquier disposición de este Acuerdo que se considere ilegal o inexigible en cualquier jurisdicción carecerá de eficacia en la medida de dicha ilegalidad o inexigibilidad sin invalidar las disposiciones restantes, y cualquier disposición considerada ilegal o inexigible se considerará como reformulada para que refleje en la medida más cercana posible las intenciones originales de las partes, de conformidad con la legislación aplicable. El hecho de que cualquiera de las partes no exija el cumplimiento de cualquier término o condición de este Acuerdo no implica que renuncia a su derecho a exigir en cualquier momento el cumplimiento de ese o de cualquier otro término o condición.​ 

Acuerdo Total; Enmiendas: Este Acuerdo refleja la totalidad del convenio entre las partes con respecto al Evento, y reemplaza a todos los acuerdos, comunicaciones, declaraciones o convenios previos, ya sean verbales o escritos. Todas las enmiendas de este Acuerdo deberán realizarse por escrito y estar firmadas por un representante autorizado de cada una de las partes; sin embargo, usted podrá garantizar por teléfono la cantidad definitiva de asistentes a las actividades que impliquen la provisión de alimentos y bebidas. Las firmas enviadas o recibidas por correo electrónico en un documento escaneado con la firma adjunta o que se envíen por fax se considerarán igual de exigibles y válidas que la firma original de la parte firmante. La fecha en que las comunicaciones entre las partes surtirán efectos se determinará de la siguiente manera: i) las comunicaciones enviadas por correo certificado de primera clase (o su equivalente local) o por servicio de correo privado o por correo electrónico se considerarán efectivas a partir de la fecha de envío; y ii) las comunicaciones enviadas por fax se considerarán efectivas a partir de la fecha y la hora impresas en la hoja de confirmación de recepción que conserve el remitente. Los correos electrónicos, incluidos aquellos que contienen un “bloque de firmas” electrónico que identifique al remitente, no constituyen documentos escritos firmados a efectos de este Acuerdo.

Origen de los Fondos (aplicable únicamente a eventos en Colombia o en el Perú): Por el presente usted declara y garantiza que los fondos que se utilicen para todos los pagos que se realicen de conformidad con este Acuerdo o cualquier parte de él no se derivan de actividades ilícitas, incluidas, de manera enunciativa, más no limitativa, fraude, tráfico de drogas, corrupción o terrorismo, según se establezca en la legislación del país en que se ubica el Hotel.

Impuesto de Timbre (aplicable únicamente a los Eventos en la Argentina): De conformidad con las leyes de la Argentina, el Hotel entiende que cuando dos partes suscriben un contrato se les podría exigir que paguen un “impuesto de timbre” a las autoridades tributarias locales que correspondan. El valor del impuesto de timbre se determina al momento de formalizar el Acuerdo, y se calcula en función de su valor económico. El Hotel y el Grupo se dividirán entre sí y en partes iguales el pago del impuesto de timbre a las autoridades tributarias que correspondan, según la legislación aplicable. Para obtener más información sobre este requisito fiscal, póngase en contacto con el Hotel.

Última revisión: 11 de mayo de 2020