Belangrijkste punten over uw Groepsevenement Contract

• Een geldige creditcard is vereist om uw kamerblok te reserveren. Er wordt op dit moment NIETS aangerekend op uw creditcard.
• Elke kamer in uw blok moet worden bevestigd vóór het einde van de termijn voor reservering.
• Het ‘einde termijn reservering‘ is 0:00 uur (middernacht, hoteltijd) op de dag die eenentwintig (21) dagen vóór de eerste aankomstdag van uw kamerblok is.
• Een kamer is bevestigd als u of een gast die uw evenement bijwoont de kamer reserveert met een geldige creditcard.
• Kamers in uw blok die NIET bevestigd zijn op het einde van de termijn voor reservering worden vervolgens vrijgegeven voor verkoop aan anderen.
• Om uw evenement te annuleren moet u rechtstreeks contact opnemen met het hotel. Als u uw evenement (of enige kamers in uw blok) annuleert na het einde van de termijn voor reservering, is het mogelijk dat uw creditcard belast wordt met het kamertarief plus de van toepassing zijnde belastingen voor de eerste nacht van elke geannuleerde kamer.

Door deze reservering te maken op de website van eEvents verklaart u akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van deze overeenkomst. De eEvents-website accepteert geen reserveringen van evenementen minder dan 72 uur vóór een evenement, of voor meer dan 25 kamers per nacht. Neem rechtstreeks contact op met het hotel als dit het geval is. De kamertarieven zijn niet onderhevig aan commissie. Het hotel zal geen commissie betalen in verband met deze overeenkomst.

1. RESERVEREN VAN UW KAMERBLOK. Deze reservering is voor het totale aantal kamers op de dagen die u geselecteerd hebt op de website van eEvents (‘Uw kamerblok‘). U bent verplicht om een ​​geldige creditcard te verstrekken voor de reservering van uw kamerblok (de ‘Goedgekeurde kaart‘). Uw deelnemers kunnen later hun eigen geldige creditcard verstrekken om te betalen voor hun eigen kamer. Elke kamer in uw kamerblok moet ook worden bevestigd op of vóór het einde van de termijn voor reservering. Elke niet-bevestigde kamer wordt hierna vrijgegeven voor verkoop aan anderen. Het ‘einde termijn reservering‘ is 0:00 uur (middernacht, hoteltijd) op de dag die eenentwintig (21) dagen vóór de eerste aankomstdag van uw kamerblok is.  Na het einde termijn reservering kunnen deelnemers die geen bevestigde reservering hebben nog steeds een kamer aanvragen, afhankelijk van de beschikbaarheid en tegen het geldende tarief van het hotel.

   Als u de reservering van dit evenement binnen eenentwintig (21) dagen van uw evenement maakt, moet u elke kamer in uw kamerblok bevestigen op het moment van de reservering.

   U mag de kamertarieven of -reserveringen niet overdragen, toewijzen of doorverkopen. Als u de kamertarieven of -reserveringen probeert over te dragen, toe te wijzen of door te verkopen, kan het hotel deze overeenkomst onmiddellijk beëindigen en zal het niet aansprakelijk zijn tegenover u of anderen voor de gecontracteerde kamers of tarieven en zult u de annuleringsvergoeding van het hotel betalen zoals hieronder beschreven.

2. BEVESTIGEN VAN KAMERS IN UW KAMERBLOK. Om een ​​kamer in uw kamerblok te bevestigen, moet u, de planner van de vergadering of de gast die uw evenement bijwoont de kamer bevestigen met een geldige creditcard.

   Na deze reservering zal het hotel snel contact met u opnemen om u instructies te geven over de wijze waarop deelnemers een individuele kamerreservering kunnen bevestigen. U krijgt hierbij bijvoorbeeld instructies voor de manier waarop deelnemers een kamer rechtstreeks kunnen reserveren bij het hotel via het internet of door contact op te nemen met de afdeling voor kamerreserveringen via een speciaal gratis nummer. Als u beslist om kamers binnen uw kamerblok te bevestigen met een enkele creditcard, dient u het hotel te voorzien van een lijst met de namen van deelnemers die elke kamer zullen betrekken, samen met de adressen van de deelnemers.

   Het hotel zal de creditcard niet belasten op het moment dat een kamer wordt bevestigd. Het hotel zal een creditcard alleen belasten: (i) bij het uitchecken, tenzij een andere aanvaardbare vorm van betaling wordt verstrekt, en (ii) als er sprake is van een annuleringsvergoeding zoals hieronder beschreven. Met voorafgaande goedkeuring van de hotel kunt u de creditcard opgegeven als de ‘Goedgekeurde kaart’ veranderen.

3. ANNULERING DOOR U U kunt uw volledige evenement (of enige bevestigde kamers binnen uw kamerblok) annuleren door op elk gewenst moment op of vóór het einde termijn reservering rechtstreeks contact op te nemen met het hotel (verkoopafdeling). U dient geen annuleringsvergoeding te betalen voor dat gedeelte van uw kamerblok.

   Als u uw evenement (of enige bevestigde kamers binnen uw kamerblok) om enige reden annuleert na het einde termijn reservering, of op een andere manier dan door rechtstreeks contact op te nemen met het hotel, machtigt u het hotel om de goedgekeurde kaart te belasten met een bedrag dat gelijk is aan het kamertarief plus de van toepassing zijnde belastingen voor de eerste nacht van elke kamer bevestigd binnen uw kamerblok, onder de naam ‘annuleringsvergoeding.’

   Enige onbezette kamers (bijv. no-shows) in uw kamerblok die worden bevestigd maar niet betaald door u of uw deelnemers, zullen worden beschouwd als geannuleerd na het einde termijn reservering, en de Goedgekeurde kaart zal dienovereenkomstig worden belast met een annuleringsvergoeding.

   U gaat ermee akkoord dat de annuleringsvergoeding een redelijke schatting veronderstelt van het verlies van het hotel in geval van annulering van het gehele of een deel van uw evenement. U gaat ermee akkoord dat bedrag te betalen als schadevergoeding.

4. VRIJWARINGSPERIODE VOOR BEËINDIGING. U en het hotel hebben elk het recht om deze overeenkomst te beëindigen (en uw evenement en alle kamers in uw kamerblok te annuleren) zonder boete of aansprakelijkheid jegens u, het hotel, of een derde, tot 0:00 uur (middernacht, hoteltijd) van de eerstvolgende werkdag na de datum waarop u uw reservering maakt op de website van eEvents, zelfs als de reserveringen zijn bevestigd.
5. CHECK-IN / CHECK-OUT. Deelnemers die aankomen vóór de standaard check-in tijd van het hotel zullen worden ondergebracht naarmate de kamers beschikbaar worden. Indien een deelnemer die om een kamer binnen uw kamerblok heeft verzocht uitcheckt vóór de door de deelnemer gereserveerde vertrekdatum, kan het hotel een toeslag voor vroege check-out in rekening brengen aan die deelnemer. Deelnemers die een toeslag voor vroege check-out willen voorkomen, moeten het hotel vóór het inchecken informeren over een verandering van de geplande verblijfsduur.
6. KRUIERSTARIEF. Het hotel kan een kruierstarief opleggen. Dit is een verplichte bagagetoeslag die in rekening wordt gebracht voor de aankomst of het vertrek van een groep (10 personen of meer die aankomen of vertrekken op een gemeenschappelijk tijdstip). Deze toeslag geldt ook voor groepen die voorafgaande registratie / sleutelophaling vereisen. Deze kosten zullen als incidentele toeslag worden toegevoegd aan de hotelrekening van iedere deelnemer.
7. BETALING. Betaling voor de kamer en belastingen en alle bijkomende kosten zijn volledig verschuldigd bij het uitchecken. Betaling kan contant, per cheque of creditcard gedaan worden. Het hotel accepteert Master Card, Visa, Diners Club, Discover Card, American Express of JCB International.
8. PROMOTIONELE OVERWEGINGEN. Wij hebben het recht om alle advertenties of promotionele materialen te controleren en goed te keuren in verband met uw Evenement die specifiek verwijzen naar de naam van het hotel of een naam of logo van Hilton Worldwide, Inc.
9. TOEPASSELIJK RECHT / JURIDISCHE KOSTEN. Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd op grond van de lokale wetten van het rechtsgebied waar het hotel zich bevindt. De partijen komen overeen dat in geval van enig geschil in verband met of voortvloeiend uit de overeenkomst, de arbitrage of beslechting van het geschil zal plaatsvinden in de stad waar het hotel zich bevindt (of de dichtstbijzijnde beschikbare locatie), en dat de de in het gelijk gestelde partij in een arbitrage of gerechtelijke procedure recht zal hebben op vordering van een vergoeding van diens juridische honoraria en kosten, plus pre- en post arrest belangen.. Indien het hotel de diensten van een incassobureau of wettelijk vertegenwoordiger inroept om te assisteren bij de vordering van enige aan het hotel verschuldigde bedragen uit hoofde van deze overeenkomst, betaalt u alle kosten die door het hotel gemaakt worden voor een dergelijke inspanning tot invordering.
10. DIVERSEN: Uw kamerblok wordt na uw aanvaarding van deze overeenkomst als een definitieve verbintenis beschouwt door te klikken op ‘Ik accepteer‘ wanneer hierom gevraagd wordt op de website van eEvents, en zal worden onderworpen aan deze overeenkomst. De persoon die klikt op ‘Ik accepteer‘ op de website van eEvents gaat ermee akkoord dat hij/zij een erkende vertegenwoordiger is van de groep voor wie het evenement zal worden gehouden in het hotel, en is bevoegd om deze overeenkomst aan te gaan namens de groep. Deze overeenkomst kan niet worden gewijzigd, tenzij dat schriftelijk gebeurt en ondertekend wordt door beide partijen.