Wichtige Punkte zu Ihrem Gruppenveranstaltungsvertrag

  • Zur Reservierung Ihres Zimmerkontingents benötigen Sie eine gültige Kreditkarte. Ihre Kreditkarte wird zu diesem Zeitpunkt NICHT belastet.
  • Jedes Zimmer in Ihrem Kontingent muss bis zum Stichtag bestätigt werden.
  • Der “Stichtag” ist einundzwanzig (21) Tage vor dem ersten Anreisetag für Ihr Zimmerkontingent um 00:00 Uhr (Mitternacht, Ortszeit des Hotels).
  • Ein Zimmer gilt als bestätigt, wenn Sie oder ein an Ihrer Veranstaltung teilnehmender Gast das Zimmer mit einer gültigen Kreditkarte sichert.
  • Zimmer in Ihrem Kontingent, die NICHT bis zum Stichtag bestätigt wurden, werden dann zur Vergabe an andere freigegeben.
  • Zur Stornierung Ihrer Veranstaltung müssen Sie sich direkt an das Hotel wenden. Wenn Sie Ihre Veranstaltung (oder eine beliebige Anzahl von Zimmern in Ihrem Kontingent) nach dem Stichtag stornieren, wird Ihre Kreditkarte unter Umständen mit dem Zimmerpreis zzgl. geltender Steuern für die erste Nacht jedes stornierten Zimmers belastet.

Durch die Reservierung auf der eEvents-Website nehmen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen dieser Vereinbarung an. Die eEvents-Website akzeptiert Veranstaltungsbuchungen bzw. Buchungen für mehr als 25 Zimmer nur bis maximal 72 Stunden vor Veranstaltungsbeginn. Andernfalls müssen Sie sich direkt an das Hotel wenden. Zimmerpreise sind nicht provisionsfähig. Das Hotel zahlt keine Provision in Verbindung mit dieser Vereinbarung.

  1. RESERVIERUNG IHRES ZIMMERKONTINGENTS. Diese Reservierung gilt für die Gesamtzahl der Zimmer an den Tagen, die Sie auf der eEvents-Website ausgewählt haben (“Ihr Zimmerkontingent“). Zur Reservierung Ihres Zimmerkontingents benötigen Sie eine gültige Kreditkarte (die “autorisierte Karte“). Ihre Teilnehmer können zu einem späteren Zeitpunkt ihre eigenen Kreditkarten vorlegen, um für ihre Zimmer zu bezahlen. Jedes Zimmer in Ihrem Kontingent muss außerdem bis zum Stichtag (einschließlich) bestätigt werden oder wird zur weiteren Vergabe an andere freigegeben. Der “Stichtag” ist einundzwanzig (21) Tage vor dem ersten Anreisetag für Ihr Zimmerkontingent um 00:00 Uhr (Mitternacht, Ortszeit).  Teilnehmer, die nach dem Stichtag über keine bestätigte Reservierung verfügen, können trotzdem noch Zimmer beim Hotel anfragen. Diese Anfragen werden jedoch nur nach Verfügbarkeit und gemäß den geltenden Zimmertarifen des Hotels erfüllt.

    Wenn Sie diese Veranstaltungsreservierung innerhalb von einundzwanzig (21) Tagen vor Ihrer Veranstaltung vornehmen, müssen Sie jedes Zimmer in Ihrem Zimmerkontingent zum Zeitpunkt Ihrer Reservierung bestätigen.

    Sie dürfen keine Zimmerpreise oder Reservierungen übertragen, abtreten oder wiederverkaufen. Wenn Sie Zimmerpreise oder Reservierungen übertragen, abtreten oder wiederverkaufen, kann das Hotel diese Vereinbarung sofort kündigen und ist Ihnen oder anderen gegenüber nicht für die vertraglich vereinbarten Zimmer oder Tarife haftbar, und Sie müssen dem Hotel Stornierungsgebühren bezahlen (siehe unten).

  2. BESTÄTIGUNG DER ZIMMER IN IHREM ZIMMERKONTINGENT. Um ein Zimmer in Ihrem Zimmerkontingent zu bestätigen, müssen Sie, der Veranstalter, oder der teilnehmende Gast das Zimmer mit einer gültigen Kreditkarte sichern.
  3. Kurz nach Abschluss dieser Reservierung wird Ihnen das Hotel Anweisungen zukommen lassen, wie Teilnehmer individuelle Zimmerreservierungen bestätigen können. Wir werden Sie beispielsweise darüber informieren, wie Teilnehmer Zimmer direkt beim Hotel reservieren können, etwa über das Internet oder über einen gebührenfreien Anruf bei der Reservierungsabteilung des Hotels. Wenn Sie Zimmer innerhalb Ihres Zimmerkontingents über eine einzige Kreditkarte sichern, müssen Sie dem Hotel eine Liste der Teilnehmer, die die Zimmer belegen werden, mit Namen und Adressen zur Verfügung stellen.

    Das Hotel wird die Kreditkarten zum Zeitpunkt der Sicherung der Zimmer nicht belasten. Das Hotel belastet Kreditkarten nur: (i) beim Auschecken, es sei denn, der Gast wählt eine andere akzeptierte Zahlungsweise, und (ii) wenn Stornierungsgebühren anfallen (siehe unten). Mit vorheriger Genehmigung des Hotels dürfen Sie die Kreditkarte, die als “autorisierte Karte” gilt, ändern.

  4. STORNIERUNG DURCH SIE. Sie können die gesamte Veranstaltung (oder jedes bestätigte Zimmer in Ihrem Zimmerkontingent) jederzeit bis zum Stichtag (einschließlich) stornieren, indem Sie sich direkt an das Hotel (Vertriebsabteilung) wenden. Dann müssen Sie keine Stornierungsgebühren für diesen Teil Ihres Zimmerkontingents bezahlen.

    Wenn Sie Ihre Veranstaltung (oder jegliche bestätigte Zimmer innerhalb Ihres Zimmerkontingents) nach dem Stichtag bzw. nicht direkt beim Hotel stornieren, darf das Hotel die autorisierte Karte mit “Stornierungsgebühren” belasten, die dem Zimmerpreis zzgl. geltenden Steuern für die erste Nacht jedes in Ihrem Zimmerkontingent bestätigten Zimmers entsprechen.

    Alle nicht belegten Zimmer (z. B. aufgrund von Nichterscheinen) in Ihrem Zimmerkontingent, die bestätigt, jedoch nicht durch Sie oder Ihre Teilnehmer bezahlt wurden, gelten als nach dem Stichtag storniert und die autorisierte Karte wird dementsprechend mit Stornierungsgebühren belastet.

    Sie stimmen zu, dass die Stornierungsgebühren eine angemessene Schätzung des Verlustes des Hotels im Falle einer Stornierung der gesamten Veranstaltung oder von Teilen der Veranstaltung darstellt. Weiterhin stimmen Sie zu, diesen Betrag als Vertragsstrafe zu bezahlen.

  5. KÜNDIGUNGSFRIST. Sie und das Hotel haben jeweils das Recht, diese Vereinbarung ohne Strafe oder Haftung für Sie, das Hotel oder eine dritte Partei bis zum nächsten Werktag 00:00 Uhr (Mitternacht, Ortszeit des Hotels) nach dem Reservierungsdatum auf der eEvents-Website zu kündigen (und Ihre Veranstaltung und alle Zimmer in Ihrem Zimmerkontingent zu stornieren), selbst wenn die Reservierung bereits bestätigt wurde.
  6. EINCHECKEN / AUSCHECKEN. Teilnehmer, die vor der üblichen Eincheckzeit des Hotels ankommen, werden untergebracht, sobald Zimmer verfügbar sind. Wenn ein Teilnehmer, der ein Zimmer in Ihrem Zimmerkontingent gebucht hat, vor dem reservierten Auscheckdatum das Hotel verlässt, kann das Hotel dem Teilnehmer eine Gebühr für das vorzeitige Auschecken in Rechnung stellen. Teilnehmer, die diese Gebühr vermeiden möchten, sollten das Hotel vor dem Einchecken über alle Änderungen der geplanten Aufenthaltsdauer informieren.
  7. GEPÄCKTRÄGERGEBÜHREN. Das Hotel kann einen Trägerlohn in Rechnung stellen, d. h. eine obligatorische Gebühr für den Gepäcktransport, der für eine Gruppenanreise oder -abreise (10 oder mehr Personen, die zur gleichen Zeit an- oder abreisen) berechnet wird. Diese Gebühr beinhaltet Gruppen, für deren Ankunft eine Vorregistrierung / Schlüsselvorbereitung erforderlich ist. Der Betrag wird zur Rechnung jedes Teilnehmers als Nebenkosten hinzugefügt.
  8. ZAHLUNG. Die Zahlung für das Zimmer zzgl. Steuern und alle Nebenkosten wird beim Auschecken fällig. Diese Zahlung kann mit Bargeld, beglaubigtem Scheck oder Kreditkarte erfolgen. Das Hotel akzeptiert Master Card, Visa, Diners Club, Discover Card, American Express oder JCB International.
  9. WERBUNG. Wir haben das Recht, jegliche Werbung oder Werbematerialien in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung zu prüfen und zu genehmigen, die spezifisch auf den Namen des Hotels oder einen Namen oder ein Logo verweisen, der bzw. das Eigentum von Hilton Worldwide, Inc. ist.
  10. GELTENDES RECHT / RECHTSKOSTEN. Diese Vereinbarung wird gemäß den lokalen Gesetzen der Gerichtsbarkeit geregelt und ausgelegt, in der sich das Hotel befindet. Die Parteien vereinbaren, dass das Schiedsgericht oder das Klageverfahren bei Streitfällen in Verbindung mit oder aufgrund der Vereinbarung in dem Ort durchgeführt wird, in dem sich das Hotel befindet (oder dem am nächsten verfügbaren Ort) und dass die obsiegende Partei in einem Schiedsgericht oder einem Gerichtsverfahren das Recht auf Rückerstattung ihrer Rechtskosten plus Zinsen vor und nach dem Urteil hat. Wenn das Hotel zur Einziehung von Geldern, die dem Hotel im Rahmen der Vereinbarung zu Recht zustehen, die Dienste eines Inkassounternehmens oder Rechtsvertreters in Anspruch nimmt, stimmen Sie zu, dem Hotel alle Ausgaben zu erstatten, die dem Hotel durch diese Bemühungen entstanden sind.
  11. SONSTIGES. Wenn Sie auf der eEvents-Website auf “Ich akzeptiere” klicken, gehen Sie in Bezug auf Ihr Zimmerkontingent eine rechtsverbindliche Verpflichtung ein und sind an diese Vereinbarung gebunden. Die Person, die auf der eEvents-Website auf “Ich akzeptiere” klickt, stimmt zu, dass sie ein befugter Vertreter der Gruppe ist, für die die Veranstaltung im Hotel abgehalten wird, und dass sie die Vollmacht hat, diese Vereinbarung im Namen der Gruppe abzuschließen. Diese Vereinbarung darf nur schriftlich und mit Unterschrift beider Parteien verändert werden.