Principaux points concernant votre Contrat Evènement de groupe

  • Une carte de crédit valide est nécessaire pour réserver votre bloc de chambres. Votre carte de crédit ne sera PAS débitée au moment de la réservation.
  • La réservation de toutes les chambres de votre bloc doit être confirmée avant la date limite.
  • La « Date limite» se situe vingt-et-un (21) jours avant la date de la première arrivée dans votre bloc de chambres, à minuit (heure locale de l’hôtel).
  • Une chambre est confirmée lorsque vous ou une personne participant à votre évènement réservez cette chambre en présentant une carte de crédit valide.
  • Les chambres de votre bloc qui ne sont PAS confirmées avant la date limite seront remises en vente.
  • Si vous souhaitez annuler votre évènement, vous devez contacter directement l’Hôtel. Si vous annulez votre évènement (ou une ou plusieurs des chambres de votre bloc) après la date limite, la première nuit du séjour pourra être facturée (à savoir le tarif de la chambre plus les taxes en vigueur).

Lorsque vous effectuez une réservation sur le site Internet d’eEvents, vous acceptez les conditions générales du présent Accord. Le site Internet d’eEvents n’accepte pas les réservations d’évènement plus de 72 heures avant l’évènement ou pour plus de 25 chambres par nuit. Si tel est le cas, veuillez contacter l’Hôtel directement. Le tarif des chambres ne donne pas lieu au versement de commissions. L’Hôtel ne versera pas de commission en ce qui concerne le présent Accord.

  1. RESERVATION DE VOTRE BLOC DE CHAMBRES. Cette réservation porte sur le nombre total de chambres réservées aux dates que vous avez choisies sur le site Internet d’eEvents (« votre bloc de chambres »). Vous devez présenter une carte de crédit valide pour réserver votre bloc de chambres (la « Carte autorisée »). Les participants à votre évènement pourront plus tard utiliser leur propre carte de crédit valide pour régler leur chambre. En outre, chaque chambre de votre bloc de chambres doit être confirmée au plus tard à la date limite, sinon elle sera remise en vente. La « Date limite » se situe vingt-et-un (21) jours avant la date de la première arrivée dans votre bloc de chambres, à minuit (heure locale de l’hôtel).  Après cette date limite, les participants qui n’auront pas de réservation confirmée pourront néanmoins demander une chambre, en fonction des disponibilités et au tarif en vigueur dans l’Hôtel.

    Si vous effectuez une réservation pour cet évènement dans les vingt-et-un (21) jours précédant l’évènement, vous devrez confirmer chaque chambre de votre bloc de chambres au moment de la réservation.

    Vous n’avez pas le droit de transférer, céder ou revendre les tarifs ou réservations de chambre. Si vous cherchez à transférer, céder ou revendre des tarifs ou réservations de chambre, l’Hôtel pourra résilier immédiatement le présent Accord et ne pourra être tenu responsable, envers vous ou toute autre personne, des chambres ou tarifs stipulés dans les contrats ; par ailleurs, vous devrez verser à l’Hôtel les frais d’annulation indiqués ci-dessous.

  2. CONFIRMATION DES CHAMBRES DE VOTRE BLOC DE CHAMBRES.  Pour confirmer une chambre de votre bloc de chambres, vous, l’organisateur de l’évènement ou la personne participant audit évènement, devez réserver la chambre en présentant une carte de crédit valide.

    Peu de temps après avoir effectué cette réservation, l’Hôtel vous contactera pour vous indiquer comment les participants à votre évènement peuvent confirmer la réservation de leur chambre à titre individuel. Par exemple, nous vous préciserons comment les participants à cet évènement peuvent réserver une chambre directement auprès de l’Hôtel par Internet ou en contactant le service de réservation de chambres de l’hôtel à un numéro de téléphone gratuit prévu à cet effet. Si vous décidez de réserver les chambres de votre bloc de chambres en utilisant une seule carte de crédit, vous devrez fournir à l’Hôtel la liste des noms des participants qui occuperont les chambres, ainsi que leur adresse.

    Veuillez noter que l’Hôtel ne débitera pas les cartes de crédit au moment de la réservation des chambres. L’Hôtel ne débitera les cartes de crédit que :  (i) lors du départ de l’Hôtel (sauf si une autre forme acceptable de paiement est présentée) et ii) si des frais d’annulation ont été déterminés (comme indiqué ci-dessous). Après avoir obtenu l’autorisation préalable de l’Hôtel, vous pouvez changer la carte de crédit considérée comme la « carte autorisée ».

  3. ANNULATION DE VOTRE PART. Vous pouvez annuler l’ensemble de votre évènement (ou une ou plusieurs des chambres confirmées de votre bloc de chambres) à tout moment, au plus tard à la date limite. Vous ne serez alors pas tenu de payer des frais d’annulation pour les chambres concernées de votre bloc de chambres.

    Si vous annulez votre évènement pour quelque motif que ce soit (ou une ou plusieurs des chambres confirmées de votre bloc de chambres) après la date limite (autrement qu’en contactant l’Hôtel directement), vous autorisez l’Hôtel à débiter la carte autorisée d’un montant égal à la première nuit du séjour (à savoir le tarif de la chambre plus les taxes en vigueur) pour chaque chambre confirmée de votre bloc de chambres, à titre de « frais d’annulation ».

    Toutes les chambres inoccupées (par exemple, en cas de non présentation) de votre bloc de chambres qui ont été confirmées, mais qui n’ont pas été payées par vous ou les participants à votre évènement, seront considérées comme annulées après la date limite, et des frais d’annulation seront facturés en conséquence.

    Vous reconnaissez que les frais d’annulation représentent une estimation raisonnable des pertes encourues par l’Hôtel en cas d’annulation, totale ou partielle, de votre évènement. Vous acceptez en outre de verser ce montant à titre de dommages-intérêts forfaitaires.

  4. DELAI DE GRACE EN CAS DE RESILIATION. Vous et l’Hôtel avez le droit de résilier le présent Accord (et d’annuler votre évènement et toutes les chambres de votre bloc de chambres), sans que vous, l’Hôtel ou tout tiers n’encouriez des pénalités ou n’ayez des obligations, jusqu’à minuit (heure locale de l’hôtel) le lendemain de la date de votre réservation sur le site Internet d’eEvents, et ce même si les réservations ont été confirmées.
  5. ARRIVEE A L’HOTEL / DEPART DE L’HOTEL. Les participants à votre évènement qui arrivent avant l’heure prévue de libération des chambres se verront attribuer leur chambre dès qu’elle sera disponible. Si un participant à votre évènement qui occupe une chambre de votre bloc de chambres quitte l’Hôtel avant la date de départ figurant sur la réservation, l’Hôtel pourra lui facturer des frais de départ anticipé. Si un participant souhaite éviter de payer des frais de départ anticipé, il devra signaler à l’Hôtel, avant les formalités d’enregistrement, toute modification concernant la durée prévue de son séjour.
  6. FRAIS DE TRANSPORT DES BAGAGES. L’Hôtel peut imposer des frais de transport des bagages. Il s’agit de frais de manutention des bagages obligatoires facturés lors de l’arrivée ou du départ d’un groupe (au moins 10 personnes arrivant ou partant dans les mêmes délais). Ces frais sont facturés aux groupes qui souhaitent un enregistrement et l’attribution des clés avant l’arrivée. Ces frais viendront s’ajouter sur la facture de chaque participant à titre de supplément.
  7. PAIEMENT. Le paiement de la chambre, des taxes et de tous les frais supplémentaires doit être effectué, dans sa totalité, au moment du départ. Le montant peut être payé en espèces, par chèque certifié ou carte de crédit. L’Hôtel accepte les cartes suivantes : Master Card, Visa, Diners Club, Discover Card, American Express et JCB International.
  8. AVANTAGES PROMOTIONNELS. Nous avons le droit de revoir et d’approuver tout matériel publicitaire ou promotionnel dans le cadre de votre Evènement qui fait tout particulièrement référence au nom de l’Hôtel ou à un nom ou logo appartenant à Hilton Worldwide, Inc.
  9. DROIT APPLICABLE / FRAIS JURIDIQUES Le présent Accord est régi et interprété conformément à la législation locale de la juridiction où se trouve l’Hôtel. Les parties reconnaissent qu’en cas de litige, quel qu’il soit, à propos ou découlant du présent Accord, l’arbitrage ou la résolution dudit litige aura lieu dans la ville où se trouve l’Hôtel (ou dans le lieu disponible le plus proche), et que la partie remportant la décision lors d’un arbitrage ou d’un procès aura le droit de récupérer le montant des frais et dépens qu’elle a engagés ainsi que les intérêts avant et après jugement. Si l’Hôtel requiert les services d’un organisme de recouvrement ou d’un représentant légal pour aider au recouvrement des montants qui lui sont dus en vertu du présent Accord, vous accepterez de lui rembourser tous les frais qu’il a encourus du fait des efforts fournis pour recouvrer ces sommes.
  10. DIVERS. Votre bloc de chambres sera considéré comme un engagement ferme dès que vous aurez accepté le présent Accord en cliquant sur « J’accepte » lorsque le site Internet d’eEvents vous le demandera ; il sera par ailleurs assujetti aux dispositions de cet Accord. La personne qui clique sur « J’accepte » sur le site Internet d’eEvents reconnaît qu’elle est un représentant dûment autorisé du groupe pour le compte duquel cet évènement aura lieu dans l’Hôtel et qu’elle est habilitée à conclure cet Accord au nom et pour le compte dudit groupe. Le présent Accord ne peut pas être modifié, à moins que les modifications soient faites par écrit et signées par les deux parties.