Belangrijkste punten over uw groepsevenementcontract

• Een geldige creditcard is vereist om uw kamerblok te reserveren. Er gaat op dit moment NIETS van uw creditcard.
• Elke kamer in uw blok moet worden bevestigd tot de einddatum.
• De ‘einddatum‘ is 24:00 uur (middernacht, tijd van het hotel) op de dag eenentwintig (21) dagen vóór de eerste dag van aankomst van uw kamerblok.
• Een kamer is bevestigd wanneer u of een gast die uw evenement bijwoont de kamer reserveert met een geldige creditcard.
• Kamers in uw blok die NIET zijn bevestigd tot de einddatum worden daarna vrijgegeven voor verkoop aan anderen.
• Om uw evenement te annuleren, moet u rechtstreeks contact opnemen met het hotel. Als u uw evenement (of kamers in uw blok) annuleert na de einddatum, kan uw creditcard worden verminderd met het kamertarief plus de van toepassing zijnde belastingen voor de eerste nacht van elke geannuleerde kamer.

Door deze reservering te maken op de eEvents-website, aanvaardt u de Algemene Voorwaarden van deze Overeenkomst. De eEvents-website accepteert geen evenementreserveringen minder dan 72 uur vóór een evenement, of voor meer dan 25 kamers per nacht. Neem rechtstreeks contact op met het hotel indien dit het geval is. Er wordt geen commissie in rekening gebracht bovenop de kamertarieven. Het hotel zal geen commissie betalen in verband met deze Overeenkomst.

1. RESERVEREN VAN UW KAMERBLOK. Deze reservering is voor het totaal aantal kamers op de dagen die u geselecteerd hebt op de eEvents-website (‘uw kamerblok‘). U bent verplicht om een ​​geldige creditcard te verstrekken om uw kamerblok te reserveren (de ‘Geautoriseerde creditcard‘). Uw deelnemers kunnen later hun eigen geldige creditcard verstrekken om te betalen voor hun eigen kamer. Elke kamer in uw kamerblok moet ook worden bevestigd op of vóór de einddatum, of de kamer zal worden vrijgegeven voor verkoop aan anderen. De ‘einddatum‘ is 24:00 uur (middernacht, tijd van het hotel) op de dag eenentwintig (21) dagen vóór de eerste dag van aankomst van uw kamerblok.  Na de einddatum kunnen de deelnemers die niet beschikken over een bevestigde reservering nog steeds een kamer aanvragen op basis van de beschikbaarheid en tegen het geldende tarief van het hotel.

   Als u deze evenementreservering binnen eenentwintig (21) dagen vóór uw evenement maakt, moet u elke kamer in uw kamerblok op hetzelfde moment bevestigen dat u de reservering maakt.

   U mag kamertarieven of reserveringen niet overdragen, toewijzen of doorverkopen. Als u kamertarieven of reserveringen probeert over te dragen, toe te wijzen of door te verkopen, kan het hotel deze Overeenkomst onmiddellijk beëindigen, en zal het niet aansprakelijk zijn jegens u of anderen voor de gecontracteerde kamers of tarieven en betaalt u het hotel de annuleringsschades zoals hieronder beschreven.

2. BEVESTIGEN VAN KAMERS IN UW KAMERBLOK. Om een ​​kamer in uw kamerblok te bevestigen, moet u, de organisator van de bijeenkomst of de gast die uw evenement bijwoont, de kamer reserveren met een geldige creditcard.

   Kort na het voltooien van deze reservering, zal het hotel contact met u opnemen om instructies te geven over hoe de deelnemers een individuele kamerreservering kunnen bevestigen. Wij zullen u bijvoorbeeld adviseren hoe de deelnemers een kamer direct kunnen reserveren bij het hotel via het internet of door contact op te nemen met de afdeling voor kamerreservering van het hotel via een toegewezen gratis nummer. Als u besluit dat de kamers in uw kamerblok zullen worden gereserveerd met behulp van een enkele creditcard, moet u het hotel voorzien van een lijst met de namen van de deelnemers die elke kamer betrekken, naast de adressen van deze deelnemers.

   Het hotel zal creditcards niet belasten op het moment dat aangegeven is om een kamer te reserveren. Het hotel zal creditcards alleen belasten: (i) bij het uitchecken, tenzij een andere aanvaardbare vorm van betaling wordt verstrekt, en (ii) als de annuleringsschades zijn beoordeeld, zoals hieronder beschreven. Met de voorafgaande toestemming van het hotel, kunt u de creditcard wijzigen die wordt beschouwd als de ‘Geautoriseerde creditcard’.

3. ANNULERING DOOR U. U kunt uw gehele evenement (of eventuele bevestigde kamers in uw kamerblok) op of vóór de einddatum annuleren door te allen tijde rechtstreeks contact op te nemen met het hotel (verkoopafdeling). U zult niet worden verplicht om annuleringsschades te betalen voor dat gedeelte van uw kamerblok.

   Indien u om welke reden dan ook uw evenement (of eventuele bevestigde kamers in uw kamerblok) annuleert na de einddatum, of anders dan door rechtstreeks contact op te nemen met het hotel, machtigt u het hotel om op de Geautoriseerde creditcard een bedrag in rekening te brengen dat gelijk is aan het kamertarief plus de van toepassing zijnde belastingen voor de eerste nacht van elke kamer die bevestigd is in uw kamerblok als ‘annuleringsschades‘.

   Elke onbezette kamer (bijv. no-shows) in uw kamerblok die is bevestigd maar niet betaald door u of uw deelnemers, zal na de einddatum worden beschouwd als geannuleerd, en op de Geautoriseerde creditcard zullen dienovereenkomstig annuleringsschades in rekening worden gebracht.

   U stemt ermee in dat de annuleringsschades een redelijke schatting van het verlies van het hotel vertegenwoordigen in het geval van annulering van uw gehele evenement of een deel daarvan. U stemt ermee in dit bedrag te betalen als schadevergoeding.

4. EVALUATIEPERIODE VOOR BEËINDIGING. U en het hotel hebben elk het recht om deze overeenkomst te beëindigen (en uw evenement en alle kamers in uw kamerblok te annuleren) zonder boete of aansprakelijkheid jegens u, het hotel of een derde partij, tot 24:00 uur (middernacht, tijd van het hotel) van de eerstvolgende werkdag na de datum waarop u uw reservering hebt gemaakt op de eEvents-website, zelfs als de reserveringen bevestigd zijn.
5. IN-/UITCHECKEN. Deelnemers die arriveren vóór de standaard inchecktijd van het hotel zullen worden ondergebracht naarmate de kamers beschikbaar raken. Als een deelnemer die een ​​kamer in uw kamerblok heeft aangevraagd uitcheckt vóór de gereserveerde uitcheckdatum, kan het hotel die deelnemer een toeslag wegens vervroegd uitchecken in rekening brengen. Deelnemers die een vergoeding wegens vervroegd uitchecken willen voorkomen, moeten het hotel vóór het inchecken vertellen over enige wijziging in de geplande duur van het verblijf.
6. PORTERKOSTEN. Het hotel kan een portertoeslag opleggen. Dit is een verplichte toeslag voor bagagehantering die in rekening wordt gebracht voor een groepsaankomst of groepsvertrek (10 personen of meer die aankomen of vertrekken binnen een gemeenschappelijke periode). Deze toeslag omvat groepen die vragen om vooraf geregistreerde aankomst / aankomst met sleutelontvangst. Deze kosten zullen als incidentele last worden toegevoegd aan het blad van elke deelnemer.
7. BETALING. Betaling voor de kamer en belastingen en alle bijkomende kosten moeten volledig worden verricht bij het uitchecken. Betaling kan geschieden in contant geld, met een gecertificeerde cheque of via creditcard. Het hotel accepteert Master Card, Visa, Diners Club, Discover Card, American Express of JCB Inetrnational.
8. PROMOTIEOVERWEGINGEN. Wij hebben het recht eventuele advertenties of promotiematerialen in verband met uw evenement die in het bijzonder de naam van het hotel of een naam of logo in handen van Hilton Worldwide, Inc. noemen te beoordelen en goed te keuren.
9. TOEPASSELIJK RECHT / JURIDISCHE KOSTEN. Deze Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens de lokale wetten van het rechtsgebied waar het hotel zich bevindt. De partijen komen overeen dat, indien een geschil ontstaat dat op enigerlei wijze verband houdt met of voortvloeit uit de Overeenkomst, de arbitrage of het proces met betrekking tot het geschil zal plaatsvinden in de stad waar het hotel zich bevindt (of de dichtstbijzijnde beschikbare locatie), en dat de winnende partij in een arbitrage- of gerechtelijke procedure het recht heeft om een toekenning van de juridische lasten en kosten, plus rente vóór en na het besluit, te krijgen. Als het hotel de diensten van een incassobureau of wettelijke vertegenwoordiger betrekt om te helpen bij de inning van de bedragen die aan het hotel verschuldigd zijn op grond van deze Overeenkomst, stemt u ermee in het hotel te vergoeden voor alle kosten die het hotel heeft opgelopen bij de incasso.
10. DIVERSEN. Uw kamerblok zal worden beschouwd als een definitieve verplichting na uw acceptatie van deze Overeenkomst door te klikken op ‘Ik ga akkoord‘ wanneer hierom gevraagd wordt op de eEvents-website, en zal worden onderworpen aan deze Overeenkomst. De persoon die klikt op ‘Ik ga akkoord‘ op de eEvents-website gaat ermee akkoord dat hij/zij een bevoegde vertegenwoordiger van de groep is voor wie het evenement zal worden gehouden in het hotel, en de bevoegdheid heeft om namens de groep deze Overeenkomst aan te gaan. Deze Overeenkomst kan niet worden gewijzigd, tenzij dat schriftelijk gebeurt en ondertekend wordt door beide partijen.